Vì sao doanh nghiệp nên sớm tiếp cận hợp đồng điện tử?

Hợp đồng điện tử sẽ là tương lai của các giao dịch kinh tế. Bài viết giải đáp thắc mắc từ nhiều độc giả về ưu điểm của hợp đồng điện tử và vì sao doanh nghiệp nên sớm tiếp cận các khái niệm về hình thức này.

1. Hợp đồng là gì? Ưu điểm của hợp đồng điện tử

Hợp đồng là một cam kết giữa hai hay nhiều bên (pháp nhân) để làm hoặc không làm một việc nào đó trong khuôn khổ pháp luật. Hợp đồng thường gắn liền với dự án, trong đó một bên thỏa thuận với các bên khác thực hiện dự án hay một phần dự án cho mình. Và cũng giống như dự án, có dự án chính trị xã hội và dự án sản xuất kinh doanh, hợp đồng có thể là các thỏa ước dân sự về kinh tế (hợp đồng kinh tế) hay xã hội.

Hợp đồng có thể được thể hiện bằng văn bản hay bằng lời nói có thể có người làm chứng, nếu vi phạm hợp đồng hay không theo cam kết thì 2 bên sẽ cùng nhau ra tòa và bên thua sẽ chịu mọi phí tổn.

>> Có thể bạn quan tâm: Tổng hợp quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Trong một hợp đồng làm bằng văn bản, các nội dung cần thiết được thể hiện là:

• Tên và thông tin địa chỉ các bên
• Thông điệp nêu rõ sự đồng ý trên thỏa thuận
• Nội dung và phạm vi công việc thực hiện/hàng hóa được mua bán
• Giá cả và số lượng hàng hóa
• Quy cách hàng hóa
• Thời điểm và phương thức giao hàng
• Phương thức giải quyết tranh chấp, luật áp dụng và tòa thụ lý nếu có tranh tụng
• Bảo mật thông tin
• Các điều khoản chung và thời hiệu hợp đồng

Căn cứ theo Điều 35, Luật Giao dịch điện tử năm 2005, hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các bên thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ được gửi đi, nhận lại và được lưu trữ trên các phương tiện điện tử như công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, quang học và một số phương tiện điện tử khác.

Về mặt pháp lý, mặc dù được thể hiện dưới dạng điện tử nhưng hợp đồng điện tử vẫn được pháp luật thừa nhận đảm bảo tính pháp lý. Hợp đồng điện tử vẫn được áp dụng làm căn cứ pháp lý khi một trong hai bên vi phạm những điều khoản trong hợp đồng.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Là hình thức giao dịch cải tiến thay thế cho hợp đồng truyền thống, hợp đồng điện tử có nhiều điểm ưu việt như:

• Giao dịch, ký kết nhanh chóng, thuận tiện.
• Dễ dàng tra cứu, tìm kiếm thông tin.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Thể hiện tính chuyên nghiệp khi giao dịch.
• Đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu.
• Xóa bỏ các rủi ro về mất, cháy, hỏng hợp đồng điện tử.

2. Điều kiện đảm bảo hợp đồng có hiệu lực

Hợp đồng có hiệu lực khi đáp ứng điều kiện sau:

Mục đích và nội dung của hợp đồng. Mục đích là những lợi ích hợp pháp, là hậu quả pháp lý trực tiếp mà giao dịch dân sự (phát sinh, thay đổi, hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự) mà các bên tham gia mong muốn đạt được khi thực hiện hợp đồng. Nội dung của hợp đồng là tổng hợp các điều khoản, các cam kết được xác định là quyền và nghĩa vụ của các bên và có tính chất ràng buộc các chủ thể khi tham gia thực hiện hợp đồng. Các bên có thể thỏa thuận với nhau về nội dung của hợp đồng.

Theo quy định của pháp luật thì mục đích và nội dung của hợp đồng không được vi phạm điều cấm của pháp luật và không được trái với đạo đức của xã hội là những chuẩn mực ứng xử chung trong đời sống xã hội, được cộng đồng thừa nhận và tôn trọng. Nếu mục đích, nội dung của hợp đồng vi phạm quy định của pháp luật hoặc trái với đạo đức xã hội, trái với thuần phong mĩ tục thì đó cũng là căn cứ để xác định hợp đồng bị vô hiệu.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Ý chí khi thực hiện hợp đồng. Bản chất của hợp đồng là giao dịch dân sự, việc giao kết hợp đồng sẽ phát sinh quyền lợi và nghĩa vụ cả các bên chủ thể tham gia vào hợp đồng, do vậy khi thực hiện giao kết hợp đồng các bên phải đảm bảo tính tự nguyện, tự do trong quá trình cam kết thỏa thuận.

Tính tự nguyện và tự do trong quá trình giao kết hợp đồng là các bên có thể tự do bày tỏ mong muốn theo ý chí của mình và không bị chi phối, bị cưỡng ép bị ép buộc hay bị đe dọa bởi bất kì người nào khác. Nếu việc thực hiện hợp đồng là do bị đe dọa cưỡng ép nhằm tránh thiệt hại về tính mạng, sức khỏe, danh dự, uy tín, nhân phẩm, tài sản của mình hoặc của người thân thích của mình thì hợp đồng đó sẽ bị vô hiệu.

Hình thức của hợp đồng. Về mặt hình thức của giao dịch dân sự, thì giao dịch dân sự có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như: bằng lời nói, bằng văn bản, hoặc bằng những hành vi cụ thể. Tương tự như vậy, hợp đồng cũng được thể hiện dưới các hình thức như lời nói, văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể, tuy nhiên, thường thì khi giao kết hợp đồng các bên thường lựa chọn thể hiện dưới hình thức văn bản. Trong một số trường hợp nhất định thì việc thể hiện hình thức của hợp đồng ngoài việc thể hiện bằng văn bản thì hợp đồng còn phải được công chứng, chứng thực theo định quy định của luật đó thì mới có hiệu lực.

Về mặt chủ thể, thì chủ thể tham gia hợp đồng dân sự phải đảm bảo có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và năng lực pháp luật dân sự phù hợp với loại hợp đồng đó. Chủ thể tham gia vào quan hệ hợp đồng nếu là cá nhân phải có năng lực hành vi dân sự, nhân thức và làm chủ được hành vi của mình trong việc xác lập thay đổi chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự và tự chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng đó. Tùy thuộc vào mức độ năng lực hành vi dân sự của cá nhân được tham gia vào các hợp đồng phù hợp với độ tuổi.

>> Tham khảo: Hướng dẫn lập mẫu bảng kê hóa đơn đầu vào theo mẫu số 01-2/GTGT.

Còn nếu là pháp nhân tham gia vào hợp đồng dân sự được thực hiện thông qua người đại diện hợp pháp. Trong trường hợp người tham gia hợp đồng là tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân, hộ gia đình thì chủ thể tham gia xác lập, kí kết thực hiện hợp đồng đó là người đại diện hoặc người được được ủy quyền.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel: 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/