Hướng dẫn hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử 2026

Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC chính thức có hiệu lực, quy định rõ về việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ pháp lý đối với nhiều hộ kinh doanh mà còn là công cụ hỗ trợ quản lý doanh thu minh bạch, nâng cao uy tín và thuận lợi trong giao dịch thương mại.

1. Đối tượng hộ kinh doanh phải/được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và các quy định liên quan (Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa đổi):

• Bắt buộc đăng ký và sử dụng:
  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng.
  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, bất động sản…).
  • Trường hợp mới ra kinh doanh hoặc năm trước chưa đạt 01 tỷ đồng nhưng trong năm tính thuế có doanh thu lũy kế vượt 01 tỷ đồng: phải đăng ký trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu vượt ngưỡng.
• Tự nguyện đăng ký: Hộ kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng trở xuống nếu có nhu cầu và đáp ứng điều kiện thì được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Hộ kinh doanh thuộc nhóm bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng (bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách…) thường được khuyến khích hoặc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

2. Điều kiện để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi đăng ký, hộ kinh doanh cần đảm bảo:

• Không thuộc trường hợp bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
• Thông tin đăng ký thuế của chủ hộ (họ tên, số định danh cá nhân/CCCD, ngày sinh, địa chỉ) khớp đúng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
• Chủ hộ có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 trên VNeID (để thực hiện xác thực sinh trắc học).
• Đã cài đặt ứng dụng eTax Mobile.
• Có giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử hoặc máy tính tiền kết nối dữ liệu (nếu chọn hình thức từ máy tính tiền).
• Có chữ ký số (nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã theo hình thức truyền thống).

3. Phương thức đăng ký

Có hai phương thức chính:

Mọi trường hợp đều sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử) ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

4. Quy trình đăng ký chi tiết

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và điều kiện

• Kiểm tra và cập nhật thông tin đăng ký thuế khớp với dữ liệu dân cư.
• Đăng ký/đảm bảo tài khoản VNeID mức 2.
• Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín (nếu dùng dịch vụ trả phí) hoặc chuẩn bị đăng ký trực tiếp.
• Quyết định hình thức hóa đơn: có mã của cơ quan thuế hoặc khởi tạo từ máy tính tiền.

Bước 2: Lập và gửi tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT

• Điền đầy đủ thông tin: mã số thuế (thường là số định danh cá nhân của chủ hộ), tên hộ kinh doanh, địa chỉ, loại hóa đơn đăng ký sử dụng, hình thức chuyển dữ liệu, thông tin người đại diện…
• Gửi tờ khai qua phần mềm của tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc trực tiếp trên Hệ thống thông tin quản lý thuế.

Bước 3: Hệ thống đối chiếu và yêu cầu xác thực

• Trong thời gian 01 ngày làm việc, Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động đối chiếu thông tin với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và dữ liệu đăng ký thuế.
• Nếu thông tin khớp, hệ thống gửi yêu cầu xác thực sinh trắc học (nhận diện khuôn mặt) đến chủ hộ qua ứng dụng eTax Mobile.
• Chủ hộ thực hiện xác thực khuôn mặt trên eTax Mobile (thường phải hoàn thành trong ngày làm việc hoặc ngày làm việc tiếp theo).

Bước 4: Xác nhận và xử lý của cơ quan thuế

• Sau khi xác thực thành công, hệ thống tiếp tục xử lý.
• Nếu phát hiện dấu hiệu rủi ro cao (theo Điều 7 Thông tư 91), cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình hoặc bổ sung thông tin.
• Cơ quan thuế ban hành Thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 5: Bắt đầu sử dụng

• Sau khi được chấp nhận, hộ kinh doanh được phép lập và phát hành hóa đơn điện tử.
• Nếu trước đó còn hóa đơn giấy, phải thực hiện tiêu hủy theo quy định.

5. Lưu ý quan trọng khi đăng ký

• Xác thực sinh trắc học bắt buộc: Từ tháng 10/2026, hầu hết các yêu cầu đăng ký/thay đổi thông tin đều yêu cầu xác thực khuôn mặt trên eTax Mobile.
• Nhiều địa điểm kinh doanh: Sử dụng chung một mã số thuế nhưng phải ghi rõ mã và địa chỉ từng điểm bán trên hóa đơn.
• Ủy nhiệm cho sàn thương mại điện tử: Hộ kinh doanh bán hàng trên sàn có thể ủy nhiệm cho sàn lập hóa đơn (phải có hợp đồng và thông báo với cơ quan thuế).
• Thời hạn: Đối với hộ vừa vượt ngưỡng 01 tỷ đồng, phải đăng ký trong 30 ngày để tránh bị xử phạt.
• Chi phí: Thủ tục với cơ quan thuế miễn phí. Chi phí phần mềm/dịch vụ do hộ tự thỏa thuận với nhà cung cấp.

6. Quyền lợi sau khi đăng ký thành công

• Lập hóa đơn điện tử hợp pháp, tăng uy tín với khách hàng.
• Dễ dàng đối chiếu doanh thu, hỗ trợ kê khai thuế chính xác.
• Có thể kết nối với hệ thống thanh toán số, máy tính tiền để tự động hóa quy trình.
• Được hỗ trợ tra cứu và quản lý hóa đơn trên eTax Mobile.

7. Khuyến nghị thực hiện

Hộ kinh doanh nên:

• Kiểm tra doanh thu thực tế để xác định có thuộc diện bắt buộc hay không.
• Chuẩn bị sớm tài khoản VNeID mức 2 và thông tin khớp dữ liệu dân cư.
• Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, có hỗ trợ tốt về kỹ thuật và pháp lý.
• Theo dõi email và ứng dụng eTax Mobile thường xuyên để nhận thông báo.
• Liên hệ Chi cục Thuế quản lý trực tiếp nếu gặp vướng mắc trong quá trình đăng ký.

Kết luận

Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh từ năm 2026 là bước chuyển quan trọng hướng tới minh bạch hóa hoạt động kinh doanh và hiện đại hóa quản lý thuế. Quy trình được thiết kế ngày càng đơn giản, gắn với xác thực sinh trắc học và dữ liệu quốc gia để đảm bảo an toàn, chính xác.

Hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc cần chủ động thực hiện đúng thời hạn để tránh rủi ro pháp lý. Những hộ có doanh thu dưới ngưỡng cũng nên cân nhắc đăng ký tự nguyện để nâng cao năng lực cạnh tranh trong môi trường kinh doanh số. Việc tuân thủ tốt quy định không chỉ giúp hộ kinh doanh hoạt động ổn định mà còn góp phần xây dựng nền kinh tế minh bạch, công bằng.

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/