Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, tạo khung pháp lý mới toàn diện về hóa đơn điện tử. Một trong những nội dung được hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đặc biệt quan tâm là quy định về nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki và các nền tảng tương tự. Quy định này nhằm tăng cường quản lý thuế đối với hoạt động thương mại điện tử đang phát triển mạnh mẽ, đồng thời tạo sự minh bạch và công bằng giữa các hình thức kinh doanh.
1. Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở lên hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Quy định này áp dụng trực tiếp đối với hoạt động bán hàng trên sàn thương mại điện tử. Nghĩa là, nếu hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh bán hàng qua Shopee, TikTok Shop, Lazada… và doanh thu năm vượt quá 1 tỷ đồng thì phải sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm thì không bắt buộc, nhưng nếu có nhu cầu (ví dụ khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn để khấu trừ thuế) vẫn được đăng ký sử dụng theo quy định.
Ngoài ra, Nghị định cũng quy định rõ trách nhiệm của các sàn thương mại điện tử trong việc cung cấp dữ liệu về người bán và giao dịch khi cơ quan thuế yêu cầu, giúp tăng cường khả năng giám sát và phát hiện các trường hợp không xuất hóa đơn.
2. Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng trên sàn
Đối với bán hàng hóa trên sàn thương mại điện tử, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo nguyên tắc chung tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Trong thực tế bán hàng online:
- Khi đơn vị vận chuyển đã nhận hàng và giao thành công cho khách hàng, quyền sở hữu được coi là đã chuyển giao.
- Nhiều hộ kinh doanh lựa chọn lập hóa đơn khi trạng thái đơn hàng trên sàn chuyển sang “đã giao thành công” hoặc “hoàn tất”.
- Không được lập hóa đơn trước khi giao hàng thực tế hoặc “lùi ngày” hóa đơn, vì đây là hành vi vi phạm dễ bị phát hiện qua dữ liệu của sàn và đơn vị vận chuyển.
Đối với dịch vụ (nếu có), thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành dịch vụ hoặc khi thu tiền (trừ trường hợp tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng).
3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn
Hóa đơn điện tử khi bán hàng trên sàn phải có đầy đủ các nội dung theo Điều 10 Nghị định 254 và Phụ lục kèm theo, bao gồm:
- Tên, ký hiệu, số hóa đơn;
- Thông tin người bán (tên, địa chỉ, mã số thuế của hộ kinh doanh);
- Thông tin người mua: Nếu người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì ghi “Bán cho người tiêu dùng”;
- Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT (nếu có);
- Thời điểm lập hóa đơn và chữ ký số.
Đối với hộ kinh doanh sử dụng chung mã số thuế cho nhiều địa điểm hoặc nhiều gian hàng trên các sàn khác nhau, hóa đơn cần thể hiện rõ thông tin địa điểm kinh doanh nếu có yêu cầu.
4. Hình thức hóa đơn được sử dụng
Hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc có thể lựa chọn:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (phổ biến nhất);
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Nếu đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã thì không bắt buộc phải sử dụng thêm hóa đơn từ máy tính tiền.
5. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện
Thứ nhất, hộ kinh doanh cần theo dõi chặt chẽ doanh thu tích lũy trong năm. Khi doanh thu tiến gần ngưỡng 1 tỷ đồng, nên chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để tránh bị động khi vượt ngưỡng.
Thứ hai, cần xây dựng quy trình rõ ràng giữa việc quản lý đơn hàng trên sàn, giao hàng và lập hóa đơn. Nhiều phần mềm bán hàng và phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đã hỗ trợ tích hợp API với các sàn lớn, giúp tự động hóa một phần quy trình.
Thứ ba, lưu trữ đầy đủ chứng từ liên quan (đơn hàng, vận đơn, biên bản giao nhận, sao kê thanh toán từ sàn) để phục vụ việc đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.
Thứ tư, trường hợp khách hàng yêu cầu hóa đơn đầy đủ thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh), hộ kinh doanh vẫn phải lập hóa đơn theo yêu cầu, không được từ chối.
Thứ năm, từ thực tiễn triển khai, nhiều hộ kinh doanh phản ánh vướng mắc về việc xác định doanh thu thực nhận (sau khi trừ phí sàn, phí vận chuyển), thời điểm ghi nhận doanh thu và cách xử lý đơn hoàn/hủy. Cục Thuế đang nghiên cứu các vướng mắc này để có hướng dẫn phù hợp hơn.
6. Hậu quả nếu không tuân thủ
Việc không lập hóa đơn khi thuộc diện bắt buộc có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP), với mức phạt có thể lên đến hàng chục triệu đồng tùy số lượng hóa đơn vi phạm. Nếu hành vi dẫn đến trốn thuế, mức phạt còn cao hơn và có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự trong trường hợp nghiêm trọng.
Ngoài ra, cơ quan thuế có thể sử dụng dữ liệu từ sàn thương mại điện tử để đối chiếu và phát hiện các trường hợp không xuất hóa đơn.
7. Lợi ích khi thực hiện đúng quy định
Việc sử dụng hóa đơn điện tử đầy đủ giúp hộ kinh doanh:
- Tạo uy tín với khách hàng, đặc biệt là khách hàng doanh nghiệp;
- Quản lý doanh thu, chi phí rõ ràng hơn;
- Dễ dàng hơn khi vay vốn ngân hàng hoặc mở rộng quy mô kinh doanh;
- Tránh rủi ro bị truy thu thuế và xử phạt.
Kết luận
Quy định về hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh bán hàng trên sàn thương mại điện tử tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP là bước tiến quan trọng nhằm quản lý hiệu quả hoạt động thương mại điện tử. Với ngưỡng doanh thu 1 tỷ đồng/năm, quy định vừa tạo điều kiện cho các hộ nhỏ vừa đảm bảo các đơn vị có quy mô lớn phải thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ.
Hộ kinh doanh cần chủ động theo dõi doanh thu, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử kịp thời và xây dựng quy trình lập hóa đơn chặt chẽ để vừa tuân thủ pháp luật, vừa phát triển kinh doanh bền vững trên các nền tảng số.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi