Từ ngày 01/07/2026, khi Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, câu hỏi “Hộ kinh doanh bán hàng trên sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, TikTok Shop, Tiki…) có phải xuất hóa đơn điện tử không?” trở thành mối quan tâm lớn của hàng trăm nghìn người bán hàng online. Nhiều hộ kinh doanh vẫn còn nhầm lẫn giữa nghĩa vụ khấu trừ, nộp thuế thay của sàn với nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử của người bán. Bài viết này phân tích rõ ràng quy định pháp luật hiện hành, phân biệt các trường hợp bắt buộc và không bắt buộc, cũng như các phương án thực hiện thực tế để hộ kinh doanh tuân thủ đúng và tối ưu chi phí.
1. Nguyên tắc chung: Nghĩa vụ hóa đơn thuộc về người bán
Theo khoản 1 Điều 4 và điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua (trừ các trường hợp được miễn theo Điều 7).
- Việc sàn thương mại điện tử khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay theo quy định quản lý thuế không thay thế nghĩa vụ lập hóa đơn của hộ kinh doanh.
Nói cách khác: Sàn nộp thuế thay ≠ Miễn xuất hóa đơn. Đây là hai nghĩa vụ độc lập.
2. Trường hợp hộ kinh doanh bắt buộc xuất hóa đơn điện tử
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc một trong các trường hợp sau phải áp dụng hóa đơn điện tử (có mã của cơ quan thuế hoặc khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế):
- Doanh thu năm trên 01 tỷ đồng (điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; điểm a khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP).
- Bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy, nhà đất…).
Doanh thu được tính tổng hợp từ mọi kênh (bán tại cửa hàng + bán trên sàn + bán livestream + bán website…). Nếu tổng doanh thu năm vượt 1 tỷ đồng thì bắt buộc phải đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử, kể cả khi phần lớn doanh thu đến từ sàn TMĐT.
Thời hạn đăng ký: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế vượt 1 tỷ đồng.
3. Trường hợp không bắt buộc xuất hóa đơn điện tử
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống và không bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu/sử dụng.
- Trường hợp này không bắt buộc, nhưng nếu có nhu cầu (ví dụ khách hàng là doanh nghiệp yêu cầu hóa đơn để hạch toán) thì được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tự nguyện.
4. Hai cách thực hiện nghĩa vụ hóa đơn khi bán trên sàn TMĐT
Khi thuộc diện bắt buộc, hộ kinh doanh có hai lựa chọn:
Cách 1: Tự lập hóa đơn điện tử
- Hộ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT).
- Yêu cầu sàn cung cấp thông tin người mua, thông tin đơn hàng, thời điểm giao hàng và xác nhận hoàn tất đơn hàng (điểm c khoản 1 Điều 17 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).
- Tự lập hóa đơn điện tử cho từng đơn hàng (hoặc theo quy định thời điểm lập hóa đơn).
Cách 2: Ủy nhiệm cho sàn TMĐT lập hóa đơn
- Theo khoản 5 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và điểm c khoản 3 Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hộ kinh doanh được ủy nhiệm bên thứ ba (tổ chức kinh tế đủ điều kiện) lập hóa đơn điện tử.
- Hai bên ký hợp đồng/thỏa thuận ủy nhiệm.
- Bên nhận ủy nhiệm (sàn) thông báo danh sách hộ kinh doanh ủy nhiệm với cơ quan thuế theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
- Hóa đơn do sàn lập phải ghi đầy đủ thông tin của cả bên ủy nhiệm (hộ kinh doanh) và bên nhận ủy nhiệm (sàn).
Hiện nay (tính đến tháng 10/2026), một số sàn lớn vẫn chưa triển khai rộng rãi dịch vụ nhận ủy nhiệm xuất hóa đơn thay cho hộ kinh doanh. Do đó, phần lớn hộ vẫn đang tự lập hóa đơn dựa trên dữ liệu do sàn cung cấp.
5. Thời điểm lập hóa đơn khi bán trên sàn
Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
- Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua (không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa).
- Với đơn hàng trên sàn, thông thường là thời điểm đơn hàng được xác nhận giao thành công / hoàn tất trên hệ thống sàn.
Hộ kinh doanh cần theo dõi trạng thái đơn hàng để lập hóa đơn đúng thời điểm, tránh lập sớm hoặc muộn.
6. Một số tình huống thực tế thường gặp
Tình huống 1: Sàn đã khấu trừ thuế, hộ còn phải xuất hóa đơn không?
Có. Nghĩa vụ hóa đơn vẫn thuộc về hộ kinh doanh nếu thuộc diện bắt buộc.
Tình huống 2: Đơn hàng bị hoàn/trả sau khi đã xuất hóa đơn?
Hộ thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định xử lý hóa đơn sai sót.
Tình huống 3: Phí ship thu hộ?
Phí vận chuyển thu hộ không tính vào doanh thu của hộ kinh doanh và không bắt buộc ghi trên hóa đơn bán hàng của hộ.
Tình huống 4: Khách hàng không cung cấp thông tin?
Vẫn phải lập hóa đơn. Với hóa đơn bán cho cá nhân không lấy hóa đơn, có thể áp dụng một số nội dung tối giản theo quy định.
Tình huống 5: Doanh thu tổng hợp từ nhiều sàn + cửa hàng offline vượt 1 tỷ?
Phải đăng ký hóa đơn điện tử cho toàn bộ hoạt động, không chỉ phần bán trên sàn.
7. Rủi ro nếu không tuân thủ
- Bị xử phạt vi phạm về hóa đơn theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (mức phạt có thể từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng tùy số lượng hóa đơn và tính chất vi phạm).
- Doanh nghiệp mua hàng không được khấu trừ thuế / tính chi phí nếu không có hóa đơn hợp lệ → mất khách hàng B2B.
- Cơ quan thuế có thể áp dụng biện pháp quản lý rủi ro cao hơn.
8. Khuyến nghị thực tế cho hộ kinh doanh bán trên sàn
- Theo dõi doanh thu lũy kế thường xuyên (ít nhất mỗi quý) để biết khi nào vượt ngưỡng 1 tỷ đồng.
- Chuẩn bị sớm: Kích hoạt VNeID mức 2, cài eTax Mobile, đăng ký hóa đơn điện tử trước khi vượt ngưỡng.
- Ưu tiên giải pháp tích hợp: Chọn phần mềm hóa đơn điện tử hoặc phần mềm quản lý bán hàng đa kênh có khả năng đồng bộ dữ liệu từ Shopee, Lazada, TikTok Shop để xuất hóa đơn tự động hoặc bán tự động.
- Xem xét ủy nhiệm: Theo dõi xem sàn có mở dịch vụ nhận ủy nhiệm xuất hóa đơn hay không để giảm gánh nặng thao tác.
- Lưu trữ dữ liệu: Lưu toàn bộ dữ liệu đơn hàng, hóa đơn và chứng từ liên quan tối thiểu 10 năm.
Kết luận
Trong bối cảnh thương mại điện tử ngày càng bị siết chặt quản lý thuế, việc chủ động đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn tạo lợi thế cạnh tranh khi bán cho khách hàng doanh nghiệp và nâng cao uy tín gian hàng. Hãy rà soát doanh thu của mình ngay hôm nay để có phương án phù hợp trước khi bị động.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi