Bài viết giải đáp một số thắc mắc của quý độc giả về hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế. Hy vọng rằng bài viết sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả. Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.
1. Khái niệm hóa đơn điện tử có mã
Ngày 19/10/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Đến ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Tổng cục thuế cần thông báo, tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ thuế và người nộp thuế về sự thay đổi đối với hóa đơn, chứng từ. Cũng từ đó, ngày 28/10/2021, Tổng cục thuế ban hành Công văn số 4144/TCT-CS giới thiệu một số nội dung mới về hóa đơn, chứng từ theo Thông tư 78.
Các nội dung mới cán bộ thuế và người nộp thuế cần chú ý như sau:
Hóa đơn điện tử do bên ủy nhiệm lập có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử bắt buộc phải thể hiện tên, địa chí, mã số thuế của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm đồng thời đúng thực tế phát sinh.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm có trách nhiệm chuyển trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
Bên cạnh đó, việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản gồm các thông tin sau:
- Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số;
- Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
- Mục đích, thời gian ủy nhiệm;
- Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm. Lưu ý, ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm.
Hơn nữa, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải công khai trên truyền thông đại chúng hoặc website của đơn vị mình khi lập ủy nhiệm, hết thời gian ủy nhiệm hoặc chấm dứt thời gian ủy nhiệm.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được Tổng cục thuế cấp cho một mã xác thực và số xác thực riêng biệt được mã hóa, tạo và cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế dựa trên thông tin hóa đơn của từng doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, trên một số mẫu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế còn có thêm mã vạch hai chiều QR. Với mã QR này, khách hàng nhận hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thể sử dụng điện thoại thông minh hoặc các loại thiết bị có khả năng đọc mã vạch để kiểm tra thông tin có trên hóa đơn nếu có tài khoản cấp bởi Tổng cục Thuế.
>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra.
2. Đăng ký hóa đơn điện tử có mã thế nào?
Doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế cần đáp ứng đủ 3 điều kiện dưới đây:
- Doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Doanh nghiệp sở hữu chứng thư số còn hiệu lực theo quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp đảm bảo khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet ổn định.
- Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Doanh nghiệp tiến hành thực hiện các bước sau đây để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế.
Bước 1:
Truy cập vào hệ thống Tổng cục Thuế (VAN) sử dụng chứng thư số để đăng ký tham gia hệ thống tại website này. Nội dung thông tin đăng ký làm theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 2:
Cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo cho biết doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay không thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng.
Bước 3:
Trường hợp doanh nghiệp được phép sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập và sử dụng trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN). Tài khoản này sau đó có thể sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ như đăng ký phát hành, lập và gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực.
Trường hợp doanh nghiệp không được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo của cơ quan thuế nêu rõ lý do chưa được chấp nhận.
>> Tham khảo: Các bậc tính thuế TNCN theo quy định mới nhất 2022.
Kết luận
Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi