Khi nhận hóa đơn đầu vào, khi xuất hóa đơn GTGT đầu ra, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề dưới đây đảm bảo xử lý hóa đơn hợp lệ, hợp pháp.
1. Lưu ý đối với hóa đơn GTGT đầu vào
Hóa đơn giá trị gia tăng được hiểu là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này) là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
Hóa đơn giá trị gia tăng (hay được gọi phổ biến bằng cái tên“Hóa đơn đỏ”) thực chất là là một loại chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên mua, sử dụng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hành động này thường được nhắc đến bằng cụm từ “xuất hóa đơn”.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Loại hóa này theo mẫu do Bộ tài chính ban hành và hướng dẫn thực hiện, áp dụng cho các tổ chức cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Để hóa đơn GTGT đầu vào được tính vào chi phí và khấu trừ thuế:
1.1. Xử lý hóa đơn đầu vào trong cùng một ngày
Trong cùng một ngày nếu doanh nghiệp mua hàng hóa của cùng một đơn vị cung cấp, chia ra nhiều đợt nhỏ nhưng tổng giá trị các đợt mua hàng trên 20 triệu đồng thì bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT.
1.2. Hóa đơn đầu vào được thanh toán nhiều lần
Nếu hóa đơn GTGT đầu vào được thanh toán nhiều lần chia nhỏ thì bắt buộc phải chuyển khoản qua ngân hàng, kể cả lần đặt cọc đầu tiên làm cơ sở cho việc mua bán. Nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ vào tiền hàng, doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền cọc đã đặt bằng tiền mặt và thực hiện chuyển khoản lại qua ngân hàng.
1.3. Thời điểm thanh toán
Nếu người mua hàng chưa trả tiền thì vẫn được kê khai vào thuế GTGT và khấu trừ bình thường. Trường hợp đến thời hạn quyết toán, thanh toán mà vẫn chưa thanh toán phần tiền còn nợ thì phần thuế GTGT này sẽ bị loại ra và không được khấu trừ. Đây là cách xử lý hóa đơn đầu vào thường được áp dụng.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
1.4. Phương thức thanh toán bù trừ
Dịch vụ, hàng hóa mua vào theo phương thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa/dịch vụ mua vào hay bán ra cũng được coi là thanh toán qua Ngân hàng. Sau khi kế toán đã bù trừ công nợ mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền mặt có giá trị từ 20 triệu trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
2. Lưu ý đối với hóa đơn đầu ra
Căn cứ Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, quy định về nguyên tắc lập hóa đơn và cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn:
“c) Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”: ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.
Trường hợp người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa. Các loại hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ…
Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm…được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.” Căn cứ Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính quy định về hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập. Đối với hóa đơn GTGT đầu ra, kế toán lưu ý như sau:
2.1. Cách viết hóa đơn GTGT đầu ra
Kế toán cần theo dõi và nắm bắt những mặt hàng, loại dịch vụ được giảm thuế và tăng thuế. Từ đó ghi vào trong hóa đơn GTGT thuế suất phù hợp. Việc cẩn thận trong khâu ghi chép hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh những vấn đề không may dễ vi phạm quy định của Nhà nước sẽ dẫn đến bị xử phạt.
2.2. Hóa đơn GTGT
Với sự phổ biến của hóa đơn điện tử, kế toán cần lưu ý một số vấn đề. Đặc trưng hóa đơn không có liên, chỉ có 1 bản để tất cả các bên mua bán lẫn bên kiểm soát truy cập, tốc độ truy cập là tức thì chỉ cần lập xong là có thể gửi đi chỉ trong thời gian ngắn, vì vậy kế toán khi lập hóa đơn cần hết sức cẩn thận trong việc lập hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi