Các doanh nghiệp hiện đang cần gấp rút chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn chần chừ trong quá trình chuyển sang sử dụng phương thức quản lý hiện đại này.
1. Vì sao nhiều doanh nghiệp vẫn chưa chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử?
Một số doanh nghiệp lo sợ những sự cố có thể xảy ra trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử như mất điện, mất Internet dẫn đến mất dữ liệu, vấn đề bảo mật không được bảo đảm…. ảnh hưởng tới công việc kinh doanh.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp không có đủ kênh thông tin tham khảo hay được tư vấn đầy đủ về các vấn đề cần xử lý trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử như chỉnh sửa, thu hồi, điều chỉnh hóa đơn hay xuất trình khai báo trong quá trình vận chuyển hàng… nên vẫn còn chần chừ chưa chuyển đổi từ hóa đơn giấy truyền thống sang hóa đơn điện tử.
Các vấn đề khác như chứng thư số, kết nối với Cơ quan Thuế cũng là những khái niệm mới mẻ khiến doanh nghiệp ngần ngại sử dụng hóa đơn điện tử. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể liên hệ các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để được tư vấn, giải đáp và hỗ trợ đầy đủ.
Mặc dù ngày càng có nhiều doanh nghiệp nhận ra việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại lợi ích vượt trội so với hóa đơn giấy, tuy nhiên các khách hàng của doanh nghiệp đa số đã quá quen với hình thức hóa đơn truyền thống. Điều này vô hình chung gây trở ngại tới việc áp dụng hóa đơn điện tử bởi các doanh nghiệp cảm thấy khó khăn, có tâm lý ngại giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó, họ không nắm được thông tin và hỗ trợ về hóa đơn điện tử, do đó không thể trả lời những thắc mắc của khách hàng một cách trọn vẹn.
Không chỉ vậy, những khách hàng chưa biết tới hóa đơn điện tử thường nảy sinh lo ngại về tính pháp lý của hóa đơn điện tử. Họ nghi ngại không biết được hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý trước cơ quan chức năng hay không, và có thể hoàn toàn thay thế chức năng của hóa đơn giấy hay không. Tâm lý lo ngại của khách hàng tác động trực tiếp tới doanh nghiệp bởi rõ ràng không doanh nghiệp nào muốn phải nhận phàn nàn hay khách hàng mình gặp khó khăn.
Lý do tiếp theo khiến các doanh nghiệp còn ngần ngại việc sử dụng hóa đơn điện tử là lo lắng về hệ thống cơ sở hạ tầng, con người và ảnh hưởng của sự thay đổi công nghệ. Điều này đặc biệt đúng đối với những doanh nghiệp kinh doanh có quy mô vừa và nhỏ. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp khó khăn hơn những doanh nghiệp lớn trong việc áp dụng phát triển công nghệ, hòa nhập với cách mạng 4.0, đồng thời thường lo ngại rằng áp dụng công nghệ mới sẽ tốn kém nhiều chi phí đầu tư cho cơ sở hạ tầng và đào tạo con người.
Bên cạnh đó, sự băn khoăn về khả năng tích hợp với phần mềm sẵn có cũng là lý do mà nhiều doanh nghiệp vẫn còn chần chừ chưa sử dụng hóa đơn điện tử. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có chuỗi hoạt động quy mô lớn, tích hợp hóa đơn điện tử với các phần mềm sẵn có là vô cùng quan trọng. Việc không có khả năng tích hợp với phần mềm sẵn có sẽ dẫn đến sự thiếu đồng bộ, thiếu thống nhất trong mô hình vận hành doanh nghiệp, đồng thời có thể khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian và nhân lực hơn để đồng bộ dữ liệu.
2. Thời điểm bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử
Có thể thấy lợi ích của hóa đơn điện tử mang lại là điều dễ nhận thấy thế nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn đắn đo, trì hoãn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử vì doanh nghiệp muốn tận dụng nốt hóa đơn giấy đang còn tồn động; doanh nghiệp chưa nắm được đầy đủ thông tin, quy định về lộ trình chuyển đổi của Chính phủ…
Theo Khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định: Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.
Như vậy, thời gian còn lại để các doanh nghiệp chạy đua chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử chỉ còn vài tháng tính đến thời điểm hiện tại.
3. Những lưu ý khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử
3.1. Khi lập hóa đơn điện tử cần đảm bảo ngày ký và ngày lập phải trùng nhau
Nhiều người dùng vẫn thường thắc mắc: ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau có được không? Câu trả lời chắc chắn là không.
Bởi, tại Điểm e, Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính đã khẳng định rằng ngày lập hóa đơn điện tử sẽ được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
Như vậy, HĐĐT chỉ hợp pháp, hợp lệ chỉ khi ngày lập và ngày ký hóa đơn phải trùng khớp với nhau.
3.2. Doanh nghiệp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy
Dù hoàn toàn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử song các doanh nghiệp vẫn được pháp chuyển đổi bản hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nhằm phục vụ mục đích lưu trữ hay chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.
Cụ thể, vấn đề này đã được quy định rõ tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC bởi Bộ Tài chính:
Người bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của các hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông. Người bán chỉ được thực hiện việc chuyển đổi này duy nhất 01 lần. Chứng từ chuyển đổi này chỉ có giá trị pháp lý khi đáp ứng theo đúng quy định của pháp luật.
Người bán và người mua được phép tự ý chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để phục vụ cho mục đích lưu trữ chứng từ kế toán, theo đúng quy định của Luật kế toán.
Khi này, các chứng từ chuyển đổi sẽ không có giá trị về mặt pháp lý.
3.3. Doanh nghiệp chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế như thế nào?
Khi sử dụng HĐĐT, người bán cần phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (quy định tại Phụ lục 2 ban hành kèm theo Thông tư 68/2019/TT-BTC) theo đúng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT được Bộ Tài chính quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Ngoài ra, các trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không được quy định cụ thể thì sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn, người bán phải gửi hóa đơn cho người mua, đồng thời gửi nó cho cơ quan thuế.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi