Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một trong những nghiệp vụ mà kế toán viên phải thực hiện hàng tháng hoặc quý. Vậy đối với doanh nghiệp mới thành lập và chưa có giao dịch thì có phải kê khai hóa đơn trong báo cáo không? Bài viết hôm nay từ quanlytailieu.com sẽ giúp độc giả giải đáp cho câu hỏi này.
1. Quy định về kê khai hóa đơn
Theo quy định tại Thông tư 39 thì nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là việc mà các doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp mới thành lập, phải làm hàng quý.
Riêng các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in; doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế; thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế thì lập báo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, các tổ chức, doanh nghiệp khi làm báo cáo này theo tháng thì cần nộp chậm nhất vào ngày 20 của tháng sau.
Với báo cáo được lập theo quý thì thời hạn nộp như sau:
- Quý I: nộp chậm nhất là 30/4
- Quý 2: nộp chậm nhất là 30/7
- Quý 3: nộp chậm nhất là 30/10
- Quý IV: nộp chậm nhất là 30/1 của năm sau.
>> Nội dung có liên quan: Kê khai thuế với hóa đơn điện tử.
2. Trường hợp doanh nghiệp chưa xuất hóa đơn thì kê khai thế nào?
Điều 27, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định như sau:
“Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ
quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho
cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp
chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm
nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa
đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0)”.
Như vậy, doanh nghiệp của bạn chưa phát sinh giao dịch thực tế và chưa xuất hóa đơn thì bạn vẫn phải lập báo cáo này như bình thường nhưng trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng = 0.
3. Các bước để kê khai hóa đơn
Bước 1: Đăng nhập phần mềm HTKK
Trường hợp nếu bạn chưa có phần mềm HTKK thì có thể tải trên mạng về.
Bước 2: Mở giao diện “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”
Nhấn vào mục “Hóa đơn”, chọn “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”.
Tiếp đó bạn chọn “Kỳ báo cáo” theo tháng hay theo quý mà mình muốn rồi nhấn “Đồng ý” là màn hình sẽ hiển thị giao diện “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”.
Bước 3: Nhập số liệu vào các cột
Bạn cần điền thông tin vào bảng để hoàn thành báo cáo. Cụ thể:
- Cột 1: Cột số thứ tự. Nếu bạn muốn thêm dòng có thể nhấn F5 hoặc xóa bỏ thì nhấn F6.
- Cột mã loại hóa đơn: Chính là mã của loại hóa đơn mà bạn muốn báo cáo.
- Cột 20, 21, 22 hệ thống sẽ tự động điền thông tin
- Cột 2: Tên hóa đơn. Phần này thì hệ thống sẽ tự động hóa chứ bạn không cần điền.
- Cột 3: Ký hiệu mẫu hóa đơn. Bạn nhập theo mục “Mẫu số (from)” trên hóa đơn của doanh nghiệp.
- Cột 4: Ký hiệu hóa đơn. Bạn nhập theo mục “Ký hiệu (Serial No)” trên hóa đơn của doanh nghiệp.
- Cột 5: Tổng số. Phần này máy tính cũng tự động hóa, bạn không cần phải điền.
- Cột 6, 7: Từ số – Đến số của “Số tồn đầu kỳ”. Nếu là lần đầu tiên thì bạn nhập số tồn đầu kỳ của kỳ đầu, còn từ kỳ thứ 2 trở đi thì hệ thống sẽ tự động chuyển số tồn cuối kỳ trước lên và bạn vẫn có thể chỉnh sửa nếu số liệu có sai sót.
- Cột 8,9: Từ số – Đến số của “Số mua/ phát hành trong kỳ” được nhập theo dạng số. Trường hợp trong kỳ bạn không đặt in và thông báo phát hành thì mục này bỏ qua, không cần điền.
- Cột 10, 11, 12: Hệ thống sẽ tự động hóa, bạn không cần điền.
- Cột 13: Số lượng đã sử dụng. Bạn nhập số lượng hóa đơn đã sử dụng. Lưu ý rằng, số lượng này không bao gồm các hóa đơn đã xóa bỏ, mất hay hủy và phải nhỏ hơn Cột 5.
- Cột 14, 16, 18: Hệ thống sẽ tự động hóa, bạn không cần điền.
- Cột 15, 17, 19: Bạn nhập mã số của các hóa đơn xóa bỏ, mất, hủy và lưu ý không được trùng nhau. Nếu các hóa đơn bị xóa bỏ, mất hủy không liên tiếp thì bạn phải thêm dấu chấm phẩy (;) ngăn cách giữa các số. Còn trường hợp các mã hóa đơn này liên tiếp nhau thì kê khai dướng dạng khoảng (ví dụ: 0000006-0000009) và sử dụng ngăn cách bởi dấu gạch ngang (-).
- Cột 20, 21, 22: Hệ thống sẽ tự động hóa, bạn không cần điền.
- Cột 20, 21, 22 hệ thống sẽ tự động điền thông tin.
- Cột 20, 21, 22 hệ thống sẽ tự động điền thông tin.
Ngoài ra, bạn cần điền một số mục khác để hoàn thành báo cao:
- Người lập biểu: Bạn không cần nhập mục này.
- Người đại diện theo pháp luật: Nhập tên giám đốc.
- Ngày lập báo cáo: Luôn mặc định là ngày hiện tại. Bạn được phép sửa nếu điền sai nhưng vẫn phải đúng là ngày bạn lập báo cáo.
Bước 4: Lưu báo cáo
Sau khi đã làm xong báo cáo, bạn nhấn nút “Ghi” để lưu lại.
Trường hợp trong bản báo cáo có bất kỳ sai sót nào, hệ thống sẽ tự động báo lại cho bạn ngay lúc đó.
Bước 5. Kết xuất XML.
Sau khi đã hoàn tất, bạn nhấn “Kết xuất XML” rồi nộp qua mạng cho cơ quan thuế.
Kết luận
Hy vọng rằng bài viết đã thực sự đem lại những nội dung hữu ích đến quý độc giả.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi