Cách viết hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa

Việc điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa trên hóa đơn điện tử phải tuân theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Bài viết thực hiện bởi quanlytailieu, hy vọng sẽ giải đáp được những thắc mắc từ quý độc giả.

1. Khi nào cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm?

Khi hóa đơn đã phát hành nhưng có sai sót về số lượng hàng hóa, cụ thể:

• Xuất sai số lượng hàng hóa (nhiều hơn thực tế).
• Khách hàng trả lại một phần hàng hóa.
• Hàng hóa bị lỗi, hư hỏng, không đạt yêu cầu và được giảm trừ.

Không sử dụng hóa đơn điều chỉnh trong các trường hợp:

• Hóa đơn đã hủy theo quy định.
• Hóa đơn chưa phát hành hoặc chưa gửi cho khách hàng.

>> Tham khảo: Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chính xác nhất 2025.

Tại Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC, Bộ Tài Chính đã có hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế xảy ra sai sót trong từng trường hợp cụ thể:

• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc cần điều chỉnh hoặc thay thế: Người bán thông báo điều chỉnh từng hóa đơn sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh nhiều hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế bất cứ thời gian nào, chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

• Hóa đơn điện tử đã lập sai sót và người bán đã điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó phát hiện tiếp tục có sai sót: Thực hiện xử lý sai sót theo hình thức đã áp dụng lần đầu tiên.

• Sau khi chuyển bằng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bản gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.
• Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế phát hiện có sai sót, người bản gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

Từ ngày 1/7/2022, 100% các doanh nghiệp phải áp dụng hóa đơn điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định để thực hiện chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Hướng dẫn viết hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa

Để tiến hành cách viết hóa đơn điều chỉnh, bạn làm theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Hai bên bán và bên mua phải lập biên bản ghi nhận rõ sai sót về số lượng hàng hóa gặp phải hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi nhận rõ sai sót này.

Bước 2: Bên bán có trách nhiệm phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo đúng quy định vào Bảng kê mẫu 01-1/GTGT. Đồng thời, bên mua phải kê khai vào mẫu 01-2/GTGT.

Bước 3: Bên bán xuất hóa đơn điều chỉnh.

Khi thực hiện cách viết hóa đơn điều chỉnh, bạn cũng lưu ý một số điểm như sau:

• Chỉ ghi nhận số lượng hàng hóa cần điều chỉnh lên hóa đơn điều chỉnh.
• Bên bán cần kê khai giảm đầu vào còn bên mua sẽ kê khai giảm đầu ra trong các hóa đơn điều chỉnh giảm.

Cách viết hóa đơn điều chỉnh chỉ được thực hiện đúng khi bên bán và mua áp dụng điều chỉnh đúng theo mẫu hóa đơn điều chỉnh được quy định bởi pháp luật.

Cụ thể, căn cứ vào Công văn 3430/TCT-KK, khi kê khai, điều chỉnh giảm thì các đơn vị kinh doanh phải áp dụng các mẫu sau:

• Đối với bên bán, cần thực hiện cách viết hóa đơn điều chỉnh theo Bảng kê mẫu 01-1/GTGT và ghi giá trị âm.
• Với bên mua, cần thực hiện kê khai điều chỉnh giảm theo Bảng kê mẫu 01-2/GTGT và ghi giá trị âm.

>> Có thể bạn quan tâm: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/