Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và xu hướng chuyển đổi số, hoạt động xuất nhập khẩu càng trở nên sôi động. Trong đó, hóa đơn xuất khẩu là chứng từ thương mại quan trọng được sử dụng để thanh toán, xác nhận quyền sở hữu và giá trị hàng hóa. Năm 2025, việc lập và sử dụng hóa đơn xuất khẩu đã có những điểm mới về quy định pháp lý, yêu cầu kỹ thuật và quy trình thực hiện. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về hóa đơn xuất khẩu, đồng thời đưa ra những lưu ý thiết thực cho doanh nghiệp.
1. Hóa đơn xuất khẩu là gì?
Hóa đơn xuất khẩu là chứng từ do bên bán (doanh nghiệp Việt Nam) lập khi thực hiện hoạt động bán hàng hóa/dịch vụ ra nước ngoài. Hóa đơn này thông thường bao gồm thông tin về tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hóa đơn, địa điểm giao nhận hàng, các điều kiện thanh toán theo hợp đồng ngoại thương.
Theo quy định tại Luật Quản lý thuế và Thông tư 78/2021/TT-BTC (có sửa đổi, bổ sung tới năm 2025), hóa đơn xuất khẩu được coi là một loại hóa đơn điện từ không có mã của cơ quan thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần đăng ký và gửi dữ liệu lên cục Thuế qua API.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Quy định pháp lý liên quan đến hóa đơn xuất khẩu
Năm 2025, các văn bản pháp lý quan trọng quy định về hóa đơn xuất khẩu gồm:
- Luật Quản lý thuế 2019;
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;
- Thông tư 78/2021/TT-BTC và Thông tư 78/2024/TT-BTC (bổ sung);
- Công văn 2748/TCT-DNNCN hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện từ đối với hàng hóa xuất khẩu.
Theo đó, doanh nghiệp có nghĩa vụ:
- Lập hóa đơn ngay sau khi hoàn tất thủ tục hẹ quan;
- Gửi dữ liệu lên cục Thuế qua hệ thống điện tử;
- Lưu trữ hóa đơn đầy đủ theo quy định.
>> Tham khảo: Công Văn 348/CT-CS: Những điểm mới quan trọng tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
3. Quy trình lập hóa đơn xuất khẩu
Việc lập hóa đơn xuất khẩu thường bao gồm các bước cơ bản:
+ Chuẩn bị thông tin giao dịch: Bao gồm hợp đồng ngoại thương, packing list, invoice tạm, booking vận chuyển…
+ Khai hải quan: Khai tờ khai hải quan xuất khẩu trên hệ thống VNACCS.
+ Xuất hàng và hoàn tất thủ tục: Gửi hàng, nhận xác nhận từ hệ thống hẹ quan.
+ Lập hóa đơn điện từ: Thông tin bao gồm:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
- Tên hàng, quy cách, đơn vị tính, số lượng;
- Đơn giá, tổng tiền hàng hoá (không bao gồm thuế GTGT);
- Điều kiện giao hàng (FOB, CIF…);
- Ngày phát hành hoáa đơn;
+ Gửi dữ liệu lên cơ quan thuế: Thông qua API hoặc nền tảng của đơn vị cung cấp hóa đơn điện từ.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Khác biệt giữa hóa đơn xuất khẩu và hóa đơn GTGT
| Tiêu chí | Hóa đơn xuất khẩu | Hóa đơn GTGT |
|---|---|---|
| Đối tượng sử dụng | Doanh nghiệp xuất hàng ra nước ngoài | Giao dịch nội địa |
| Thuế GTGT | 0% (hoặc không áp dụng) | Theo biến độ thuế quy định |
| Yêu cầu mã cơ quan thuế | Không bắt buộc | Bắt buộc (trừ khi được phép sử dụng không có mã) |
| Mục đích | Thanh toán, khai hải quan | Khấu trừ thuế |
5. Lưu ý khi sử dụng hóa đơn xuất khẩu
- Các hóa đơn xuất khẩu cần khớp với hồ sơ khai hải quan và chứng từ thanh toán.
- Không được ghi thuế GTGT trên hóa đơn xuất khẩu (vì thuế GTGT đã được miễn).
- Cần phân biệt rõ hóa đơn xuất khẩu với invoice trong thanh toán quốc tế (commercial invoice).
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
6. Các tình huống thường gặp và xử lý
- Hóa đơn sai thông tin: Phải lập biên bản điều chỉnh, lập hóa đơn thay thế.
- Hàng đã xuất nhưng hãy hủy giao dịch: Cần ghi nhận việc hủy trong biên điều chỉnh và cập nhật lại trên hệ thống thuế.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi