Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 01/07/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị thanh toán. Nội dung chi tiết, quý độc giả tham khảo bài viết dưới đây.
1. Cơ sở pháp lý về quy định bắt buộc xuất hóa đơn
– Khoản 1, Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng, bao gồm cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ (trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định).
– Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử cũng không quy định ngưỡng giá trị tối thiểu cho việc xuất hóa đơn. Điều này có nghĩa là mọi giao dịch, dù giá trị lớn hay nhỏ, đều phải có hóa đơn hợp lệ.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Những giao dịch nào bắt buộc phải xuất hóa đơn?
Theo quy định hiện hành, tất cả giao dịch thương mại có phát sinh doanh thu đều phải lập hóa đơn, bao gồm:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: Bán lẻ, bán buôn, xuất khẩu, nhập khẩu.
- Dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn.
- Vận tải, logistic, dịch vụ tài chính, bảo hiểm.
- Bán hàng online, thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki, Facebook, Zalo, website,…).
- Các giao dịch dưới 200.000 VNĐ vẫn phải lập hóa đơn, trừ khi khách hàng không yêu cầu (trong trường hợp này, doanh nghiệp vẫn phải tổng hợp báo cáo theo ngày).
Lưu ý:
Nếu khách hàng không lấy hóa đơn cho giao dịch dưới 200.000 VNĐ, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày.
Hàng biếu tặng, khuyến mại, tiêu dùng nội bộ vẫn phải lập hóa đơn với giá trị tính thuế theo giá thị trường.
>> Tham khảo: Hướng dẫn lập giấy nộp tiền thuế TNCN bằng mã định danh năm 2025.
3. Doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh không xuất hóa đơn sẽ bị xử phạt như thế nào?
Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh vi phạm quy định về xuất hóa đơn có thể bị xử phạt như sau:
- Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ 10 – 20 triệu đồng.
- Lập hóa đơn không đúng thời điểm 4 – 8 triệu đồng.
- Không xuất hóa đơn đối với hàng hóa khuyến mại, biếu tặng 4 – 8 triệu đồng.
- Không lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày 500.000 – 1.500.000 đồng.
- Không nộp báo cáo hóa đơn theo quy định 2 – 4 triệu đồng.
Ngoài tiền phạt, cơ quan thuế có thể truy thu thuế và xử lý vi phạm nghiêm trọng đối với doanh nghiệp cố tình trốn thuế.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Lợi ích của việc xuất hóa đơn đầy đủ, đúng quy định
- Tránh rủi ro pháp lý, bị xử phạt hành chính.
- Được cơ quan thuế công nhận doanh thu, bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.
- Tạo sự minh bạch trong kinh doanh, xây dựng uy tín với khách hàng.
- Hỗ trợ hoàn thuế, giảm thuế, kê khai thuế chính xác.
- Dễ dàng quản lý, hạch toán kế toán, báo cáo tài chính.
5. Giải pháp dễ dàng lập hóa đơn nhanh chóng, chính xác
Phần mềm E-INVOICE của Thái Sơn là một giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Việc lập hóa đơn trên hệ thống này rất đơn giản, nhanh chóng và thuận tiện.
5.1. Các bước lập hóa đơn điện tử trên phần mềm E-INVOICE Thái Sơn
– Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống
Truy cập website einvoice.vn hoặc mở phần mềm E-INVOICE đã cài đặt.
Nhập tên đăng nhập, mật khẩu và mã xác thực để truy cập hệ thống.
– Bước 2: Chọn chức năng lập hóa đơn
Tại giao diện chính, chọn “Lập hóa đơn” hoặc “Hóa đơn điện tử”.
Chọn loại hóa đơn phù hợp:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
- Hóa đơn bán hàng.
- Hóa đơn điện, nước, viễn thông, xăng dầu…
– Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn
Thông tin người mua hàng: Tên công ty/cá nhân, mã số thuế (nếu có), địa chỉ, số điện thoại.
Thông tin hàng hóa/dịch vụ:
- Tên hàng hóa/dịch vụ.
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thuế suất GTGT (nếu có).
Hình thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản hoặc hình thức khác.
>> Tham khảo: Cách đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc đã có mã số thuế TNCN 2025.
– Bước 4: Xem trước và ký số hóa đơn
Kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên hóa đơn để tránh sai sót.
Nhấn “Ký số” để ký điện tử vào hóa đơn.
– Bước 5: Phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi ký số, nhấn “Phát hành” để gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế (đối với hóa đơn có mã).
Hệ thống sẽ gửi thông báo cấp mã số hóa đơn từ Tổng cục Thuế (trong trường hợp hóa đơn có mã).
– Bước 6: Gửi hóa đơn cho khách hàng
Hóa đơn có thể được gửi qua email/SMS/mã QR hoặc tải về để in.
Khách hàng có thể tra cứu hóa đơn trực tuyến trên hệ thống của Thái Sơn.
>> Có thể bạn quan tâm: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
5.2. Lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn trên E-INVOICE Thái Sơn
- Hóa đơn phải lập đúng thời điểm theo quy định của Tổng cục Thuế.
- Kiểm tra kỹ mã số thuế, thông tin khách hàng trước khi phát hành.
- Nếu có sai sót, có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.
- Sử dụng chữ ký số hợp lệ để ký hóa đơn điện tử.
- Lưu trữ hóa đơn đúng thời hạn quy định (tối thiểu 10 năm).
5.3. Một số tính năng hỗ trợ trên E-INVOICE Thái Sơn
- Tích hợp với phần mềm kế toán (MISA, FAST, SAP, Odoo, Bravo…).
- Kết nối trực tiếp với hệ thống POS, ERP, máy tính tiền.
- Hỗ trợ xuất hóa đơn theo từng lần bán hàng hoặc hóa đơn tổng hợp.
- Tra cứu, in, tải hóa đơn dễ dàng.
- Tự động báo cáo dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi