Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam theo quy định hiện hành:
I. Điều kiện cần có trước khi đăng ký:
- Chữ ký số: Doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần có chữ ký số còn hiệu lực để thực hiện ký điện tử trên hóa đơn.
- Kết nối Internet: Đảm bảo có kết nối internet ổn định để thực hiện các thao tác đăng ký, lập, gửi và nhận hóa đơn điện tử.
- Địa chỉ thư điện tử (Email): Cần có địa chỉ email để nhận thông báo từ cơ quan thuế và các thông tin liên quan.
- Phần mềm hóa đơn điện tử: Lựa chọn và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của một nhà cung cấp đã được Tổng cục Thuế chấp nhận hoặc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử miễn phí của Tổng cục Thuế (dành cho một số đối tượng).
II. Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:
Có hai hình thức đăng ký chính: đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế hoặc đăng ký thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Dưới đây là hướng dẫn cho cả hai hình thức:
1. Đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế (áp dụng cho một số đối tượng, đặc biệt là hộ kinh doanh tại địa bàn khó khăn và đặc biệt khó khăn):
- Bước 1: Truy cập Cổng thông tin Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
- Truy cập địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
- Bước 2: Chọn mục “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử”.
- Bước 3: Điền đầy đủ thông tin vào Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của hệ thống.
- Thông tin bao gồm: thông tin người nộp thuế (tên, mã số thuế, địa chỉ,…), thông tin về chữ ký số, loại hóa đơn điện tử muốn sử dụng (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế), hình thức gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế,…
- Bước 4: Gửi Tờ khai đăng ký.
- Sử dụng chữ ký số để ký điện tử và gửi tờ khai đến cơ quan thuế.
- Bước 5: Nhận thông báo từ cơ quan thuế.
- Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc tiếp nhận đăng ký qua Cổng thông tin hoặc email đã đăng ký.
- Bước 6: Thực hiện các bước tiếp theo theo hướng dẫn của cơ quan thuế (nếu có).
>> Tham khảo: Tiêu chí đối với tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử.
2. Đăng ký thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử:
Đây là hình thức phổ biến hơn đối với doanh nghiệp.
- Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Tham khảo danh sách các nhà cung cấp đã được Tổng cục Thuế chấp nhận trên trang web của Tổng cục Thuế.
- Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp.
- Bước 2: Liên hệ với nhà cung cấp để đăng ký sử dụng dịch vụ.
- Nhà cung cấp sẽ hướng dẫn về các gói dịch vụ, thủ tục đăng ký và ký hợp đồng.
- Bước 3: Cung cấp thông tin cho nhà cung cấp.
- Thông thường bao gồm: thông tin doanh nghiệp (tên, mã số thuế, địa chỉ,…), thông tin về chữ ký số, loại hóa đơn điện tử muốn sử dụng,…
- Bước 4: Nhà cung cấp hỗ trợ thực hiện các thủ tục đăng ký với cơ quan thuế.
- Thông thường, nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và nộp lên cơ quan thuế.
- Bước 5: Nhận thông báo chấp nhận đăng ký từ cơ quan thuế.
- Thông báo này có thể được gửi trực tiếp cho doanh nghiệp hoặc thông qua nhà cung cấp dịch vụ.
- Bước 6: Phát hành hóa đơn điện tử.
- Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký, doanh nghiệp có thể bắt đầu tạo và phát hành hóa đơn điện tử thông qua phần mềm của nhà cung cấp.
III. Các bước sau khi đăng ký thành công:
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Trước khi sử dụng chính thức, doanh nghiệp cần thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu đến cơ quan thuế theo Mẫu số 01/PH-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thông thường, việc này cũng được thực hiện thông qua phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ hoặc trực tiếp trên Cổng thông tin Hóa đơn điện tử.
- Tạo mẫu hóa đơn điện tử: Thiết kế mẫu hóa đơn điện tử theo quy định, bao gồm các thông tin bắt buộc và logo của doanh nghiệp (nếu có).
- Sử dụng hóa đơn điện tử: Thực hiện lập, ký số và gửi hóa đơn điện tử cho người mua khi có phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Lưu ý quan trọng:
- Doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức hóa đơn điện tử phù hợp (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) tùy theo loại hình kinh doanh và quy định của pháp luật.
- Đối với một số lĩnh vực đặc thù (ví dụ: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch,…), có thể có những hướng dẫn riêng về việc sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.
- Trong quá trình đăng ký và sử dụng, nếu có bất kỳ vướng mắc nào, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ.
Để có thông tin chi tiết và cập nhật nhất, bạn nên tham khảo trực tiếp các văn bản pháp luật hiện hành (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC) và hướng dẫn của cơ quan thuế.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi