Doanh nghiệp có cần đóng dấu lên bản thể hiện của hóa đơn điện tử không? Bài viết được thực hiện bởi quanlytailieu, hy vọng sẽ giải đáp được những thắc mắc từ quý độc giả.
>> Tham khảo: Quyết định phát hành hóa đơn điện tử.
1. Hóa đơn và một số khái niệm cơ bản
Theo Khoản 1, Điều 5 của Thông tư 68/2019/TT-BTC, định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật để quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của tất cả các trường thông tin trên hóa đơn điện tử nhằm phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử.
Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML – Định dạng được tạo ra nhằm chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống công nghệ thông tin.
Định dạng XML tạo ra với mục đích chính không phải để đọc, đó là lý do vì sao doanh nghiệp cần phải sử dụng các phương thức bổ trợ khi đọc file XML của hóa đơn điện tử.
Thành phần định dạng của hóa đơn điện tử bao gồm:
- Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ kinh tế của hóa đơn điện tử.
- Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.
- Thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế (với trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Cũng theo Điều 3 của Thông tư này: “3. Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư này.”
Như vậy, thực chất, bản thể hiện của hóa đơn điện tử phản ánh đầy đủ tất cả các hình thức và nội dung của hóa đơn điện tử gốc của doanh nghiệp.
Để xem nội dung của bản thể hiện hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xem dưới nhiều định dạng khác nhau, như PDF hoặc HTML,…
Bản chất bản thể hiện hóa đơn điện tử phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc nên mà bản thể hiện hóa đơn điện tử bao gồm tất cả các thông tin của hóa đơn điện tử gốc, gồm có:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, người mua trong trường hợp người mua có mã số thuế;
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
- Tổng số tiền thanh toán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, người mua (nếu người mua có)
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
Bản thể hiện hóa đơn điện tử có thể không nhất thiết phải có đầy đủ tất cả các nội dung trên, điều này phụ thuộc vào hóa đơn điện tử gốc. Hóa đơn điện tử gốc có đầy đủ nội dung trên thì bản thể hiện hóa đơn điện tử cũng có đầy đủ nội dung và ngược lại.
>> Tham khảo: Tìm hiểu rủi ro mua bán hóa đơn.
2. Quy định về bản thể hiện hóa đơn
Theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, bản thể hiện hóa đơn điện tử là bản sao của hóa đơn điện tử gốc, có thể ở dạng file PDF, HTML hoặc bản in giấy, có khả năng cung cấp thông tin trực tiếp cho người xem.
Bản thể hiện hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
Bản thể hiện hóa đơn điện tử dưới dạng giấy phải có dòng chữ “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” để phân biệt với hóa đơn giấy.
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp sẽ được đối tác yêu cầu cung cấp bản in hóa đơn điện tử giấy, đóng dấu và gửi đi như hóa đơn giấy. Trong trường hợp này, hóa đơn được in ra và đóng dấu có giá trị pháp lý hay không?
Thực chất, như đã phân tích ở trên, định dạng duy nhất có giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử là định dạng XML. Do đó, việc chuyển đổi hóa đơn ra bản giấy không có giá trị kê khai, tính thuế, kể cả hóa đơn đó được đóng dấu đỏ và có đầy đủ chữ ký của hai bên.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ngoài ra, mọi thắc mắc liên quan tới vấn đề mua hóa đơn bán hàng của cơ quan thuế hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi