Doanh nghiệp lập quyết định phát hành hóa đơn điện tử cần lưu ý những nội dung gì? Bài viết từ quanlytailieu, hy vọng sẽ giải đáp được những thắc mắc từ quý độc giả.
>> Tham khảo: Mức phạt với doanh nghiệp không kê khai hóa đơn đầu ra.
1. Quyết định phát hành hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 59 và Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2022), hóa đơn điện tử được quy định như sau:
“Điều 59. Hiệu lực thi hành
1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.
2. Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022.”
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, hiệu lực thi hành được quy định tại Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2022) như sau:
“Điều 59. Hiệu lực thi hành
1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.
…”
Như vậy, theo như những quy định trên, thì từ ngày 01/07/2022 bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử như đã nêu trên.
Nội dung của một mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
- Đơn vị chủ quản, tên doanh nghiệp.
- Quốc hiệu, tiêu ngữ.
- Thời gian, địa điểm lập quyết định.
- Nội dung quyết định: Như hướng dẫn ở mục 2.
- Trách nhiệm của một số bộ phận, cá nhân liên quan.
- Thời hạn có hiệu lực của quyết định.
- Chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện hợp phát đóng dấu, ký tên xác nhận.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử E-invoice: Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.
Quyết định hóa đơn điện tử cần thể hiện được các nội dung quan trọng sau:
- Tên giải pháp hóa đơn điện tử: Phần mềm do đơn vị tự xây dựng hoặc được cung cấp bởi tổ chức trung gian.
- Tên hệ thống thiết bị hạ tầng sử dụng xuất hóa đơn điện tử: Hệ thống thiết bị máy tính đảm bảo đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.
- Bộ phận kỹ thuật hoặc nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm về kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng.
- Quy trình khởi tạo, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ.
- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức, gồm cả trách nhiệm của người thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
2. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau:
– Bước 1: Lập hóa đơn mẫu
Tổ chức, doanh nghiệp tiến hành khởi tạo mẫu hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Nhấn ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn rồi xuất ra file word.
Lưu ý nên đặt tên file không dấu. Ví dụ: Mau_hoa_don.
Tiếp đó, bạn tiến hành chuyển đổi hóa đơn giấy bằng cách nhấn Chuyển đổi HĐ giấy, nhấn ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn và xuất ra file word.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
– Bước 2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được lập theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Bạn in bản quyết định đó ra rồi ký và đóng dấu.
– Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Vì hệ thống thuế chưa có cấu trúc XML cho thông báo phát hành hóa đơn điện tử nên sẽ lập theo mẫu của Thông báo phát hành hóa đơn tự in, đặt in (TT26).
Trên giao diện thông báo phát hành, bạn nhấn in và chọn “Thông báo phát hành hóa đơn (tự in, đặt in) (TT26)”. Tiếp đó chọn xuất khẩu XML để nộp báo cáo qua mạng hoặc NK vào HTKK.
Hoặc một cách khác, bạn cũng có thể kết xuất XML tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) trên ứng dụng HTKK.
– Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử
Sau khi đã hoàn thành xong 3 bước trên, chuẩn bị đủ bộ hồ sơ cần nộp, bạn tiến hành nộp hồ sơ trên hệ thống kê khai thuế mà đơn vị mình sử dụng hoặc nộp ngay trên hệ thống hỗ trợ kê khai (HTKK).
>> Tham khảo: Cập nhật bảng mã loại hình xuất nhập khẩu.
Với trường hợp nộp trên hệ thống HTKK của Tổng Cục thuế, bạn tiến hành như sau:
- Đăng nhập hệ thống HTKK theo đường link: http://nhantokhai.gdt.gov.vn.
- Nếu bạn chưa đăng ký tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn thì có thể nhấn vào mục “Tài Khoản”, chọn “Đăng ký tờ khai” để đăng ký. Trường hợp đã đăng ký rồi thì bỏ qua bước này.
- Nhấn vào mục “Nộp tờ khai”, chọn “Nộp tờ khai XML”. Sau khi đã tiến hành nộp thành công, bạn nhấn vào biểu tượng tải để nộp phụ lục lần lượt Mẫu hóa đơn điện tử, Lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và Mẫu hóa đơn chuyển đổi thành hóa đơn giấy (nếu có) và hoàn tất các bước nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử.
Kết luận
Ngoài ra, mọi thắc mắc liên quan tới vấn đề mua hóa đơn bán hàng của cơ quan thuế hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi