Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào với ba cách phổ biến nhất hiện nay thì có ưu nhược điểm gì cần chú ý. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. In hóa đơn điện tử để lưu trữ
Sau khi nhận hóa đơn điện tử từ phía nhà cung cấp, kế toán có thể in ra giấy để lưu trữ. Đây là cách quản lý, lưu trữ thủ công nhưng được nhiều kế toán lựa chọn.
Ưu điểm:
- Dễ dàng thực hiện, thao tác đơn giản, không lo bị mất dữ liệu như phương pháp sử dụng email.
Hạn chế:
- Tốn kém thời gian, chi phí giấy in ấn, lưu trữ.
- Việc lưu trữ thủ công bằng giấy tờ thường kém khoa học và vẫn tiềm ẩn nguy cơ bị thất lạc hóa đơn.
- Khó khăn khi thực hiện tra cứu hóa đơn.
>> Tham khảo: Quy định về trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn.
2. Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng Excel
Sử dụng Excel là phương pháp được nhiều kế toán sử dụng khi quản lý hóa đơn và nhiều công việc khác. Sau khi nhận hóa đơn, kế toán có thể thực hiện nhập liệu lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư.
Ưu điểm:
- Phù hợp với thói quen làm việc của hầu hết kế toán hiện nay: Sử dụng Excel thường xuyên.
- Có thể thực hiện tra cứu, dễ dàng phân loại theo nhà cung cấp, ngày mua hàng hóa, dịch vụ,…
Hạn chế:
- Nhập tay dữ liệu thường dễ bị sai sót, bị thừa hoặc thiếu hóa đơn.
- Mất nhiều thời gian đối với các doanh nghiệp quy mô lớn, số lượng hóa đơn phát sinh thường xuyên.
- Tốn nhiều công sức khi kiểm tra, đối chiếu dữ liệu hóa đơn.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Khắc phục tất cả các điểm hạn chế của các phương pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào nêu trên, sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào là hình thức tối ưu nhất hiện nay.
Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào giúp kế toán giảm bớt tối đa thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra dữ liệu hóa đơn. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, hệ thống phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu lên phần mềm, phục vụ cho quá trình tra cứu dữ liệu.
Được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào GETinvoice giúp kế toán tiết kiệm tối đa thời gian, tối ưu hiệu quả công việc. Không chỉ hỗ trợ quản lý hóa đơn đầu vào, phần mềm cung cấp nhiều tiện ích góp phần tối ưu công việc của kế toán, đảm bảo an toàn thông tin, tối đa bảo mật dữ liệu.
Những lợi ích khi sử dụng phần mềm in hoá đơn điện tử Einvoice có thể kể đến như:
Tiết kiệm thời gian in – xuất, lưu trữ – tìm kiếm hoá đơn
Khi sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử tự in, người phụ trách sẽ không phải tra và viết hoá đơn một cách thủ công. Thay vào đó, mọi thao tác sẽ được thực hiện, sao lưu, kiểm soát trên hệ thống máy tính. Bởi vậy, khi in – xuất, tìm kiếm và quản lý hoá đơn sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn.
>> Tham khảo: Thuế VAT hạch toán như thế nào? Hướng dẫn cách hạch toán thuế GTGT được khấu trừ – phải nộp.
Tính tiện dụng, linh động của phần mềm in hoá đơn
Nhờ được quản lý dễ dàng cho nên, chỉ với một vài thao tác click chuột, bạn sẽ lấy được mọi thứ mà mình mong muốn. Bởi vậy, bất cứ khi nào bạn cần, nhất là trong lúc giao dịch với khách hàng, người quản lý sẽ không phải “bới tung” đống hồ sơ sổ sách lên nữa. Do đó, các công việc sẽ được giải quyết nhanh chóng, triệt để hơn.
Tiết kiệm chi phí
Khi sử dụng hoá đơn điện tử tự in, phần chi phí mà các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được bao gồm: Chi phí đăng ký phát hành hoá đơn giấy, chi phí in các quyển hoá đơn, chi phí quản lý lưu trữ (nhà kho, nhân viên).
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Tính an toàn, bảo mật của hoá đơn điện tử tự in
Với phần mềm hoá đơn tự in này, dù là có xảy ra hiện tượng cháy nổ hay mất cắp máy tính, thiên tại… thì dữ liệu cũng không bị ảnh hưởng. Nếu không may gặp phải những vấn đề trên thì chỉ cần những khai báo bảo mật là người quản lý có thể “lôi” được toàn bộ dữ liệu về như cũ.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel: 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi