Quy định về trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn

Lưu trữ hóa đơn

Bài viết tổng hợp một số quy định về lưu trữ hóa đơn cũng như quy định mức phạt nếu doanh nghiệp để mất, cháy, hỏng hóa đơn. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với độc giả.

1. Vì sao cần lưu trữ hóa đơn?

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật (theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC).

Khi lập hóa đơn phải có các nội dung sau:

– Tên loại hóa đơn;

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;

– Tên liên hóa đơn;

– Số thứ tự hóa đơn;

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tửBáo giá hóa đơn điện tử.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;

– Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn;

– Tên tổ chức nhận in hóa đơn.

Lưu ý: Một số trường hợp ngoại lệ không cần đầy đủ các nội dung trên.

Căn cứ Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu một loại chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt loại hóa đơn.

Ngoài ra, tại Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định rõ về cách lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau:

– Hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử;

– Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng các hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của đơn vị mình;

>> Tham khảo: Thủ tục mua hóa đơn của cơ quan thuế đúng quy định.

– Hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đảm bảo tuân thủ các điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP;

– Những hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu như không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Tuy nhiên, khi tiêu hủy, doanh nghiệp phải đảm bảo việc tiêu hủy không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Bên cạnh đó, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có trách nhiệm bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn điện tử; thực hiện các quy định pháp luật về bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử trong suốt quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử.

Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm lưu trữ chứng từ điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử gốc phải được lưu giữ trên hệ thống và được truy cập trực tuyến. Nhật ký giao dịch điện tử phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán kể từ thời điểm thực hiện giao dịch thành công. Bảo đảm các thông tin lưu trữ trong nhật ký giao dịch được tra cứu trực tuyến trong thời gian lưu trữ.

2. Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn được quy định thế nào?

Doanh nghiệp có thể bị phạt đối với hành vi khai báo muộn việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Cụ thể, tại Điều 25 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã có quy định chi tiết về hành vi khai báo cháy, mất, hỏng hóa đơn quá thời hạn:

Phạt cảnh cáo: Khi khai báo quá thời hạn 1-5 ngày tính từ ngày hết hạn theo quy định, có tình tiết giảm nhẹ.

Phạt 1-4 triệu đồng: Khi khai báo quá thời hạn 1-5 ngày tính từ ngày hết hạn theo quy định, trừ trường hợp đã được quy định tại Khoản 1 Điều này.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Phạt 4-8 triệu đồng đối với các hành vi:

  • Khai báo quá thời hạn 6 ngày trở lên kể từ ngày hết hạn theo quy định.
  • Không khai báo hành vi mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Ngoài ra, ngày 19/10/2020, Nghị định 125/2020/NĐ-CP được Chính Phủ ban hành, quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Mức phạt được quy định tại Điều 26 của Nghị định này.

Đối với hành vi mất hóa đơn liên 2 – Liên giao cho khách hàng, các mức phạt có thể bị áp dụng:
Phạt cảnh cáo: Đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

Phạt 2-5 triệu đồng đối với hành vi làm mất, cháy hỏng liên 2 của hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã thực hiện kê khai, nộp thuế và có tài liệu, hồ sơ chứng minh cho việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

Nếu người mua là đối tượng làm mất hóa đơn đã lập (liên 2) thì cần phải có biên bản của hai bên ghi nhận sự việc.

Phạt 4-8 triệu đồng đối với hành vi: Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã thực hiện kê khai, nộp thuế, có tài liệu, hồ sơ và chứng từ để chứng minh cho việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.

>> Tham khảo: Thông tư 111 Kế toán thuế: Một số quy định quan trọng liên quan đến kế toán thuế nội địa.

Lưu ý: Nếu người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn thì cần phải có biên bản của hai bên để ghi nhận lại sự việc.

Phạt 5-10 triệu đồng: đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã kê khai và nộp thuế, trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ, trừ các trường hợp tại Khoản 1, 2, 3 của Điều này.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel: 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/

 

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*