
Các bên sử dụng chữ ký điện tử có trách nhiệm thế nào? Nguyên tắc nào cần tuân thủ khi sử dụng chữ ký điện tử. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Sử dụng chữ ký điện tử cần tuân thủ nguyên tắc gì?
Chữ ký số là khái niệm được quy định tại Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Hai khái niệm chữ ký số và chữ ký điện tử thường được dùng thay thế cho nhau mặc dù chúng không hoàn toàn có cùng nghĩa. Chữ ký số chỉ là một tập con của chữ ký điện tử (chữ ký điện tử bao hàm chữ ký số).
Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.
>> Tham khảo: Thuế hải quan gồm những loại gì?
Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử được quy định tại Điều 23, Luật Giao dịch điện tử năm 2005. Trong đó, các bên tham gia giao dịch điện tử và sử dụng chữ ký điện tử có quyền thỏa thuận các vấn đề sau:
- Có thể sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử trong giao dịch.
- Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.
- Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.
(Trong đó: “Chứng thực chữ ký điện tử” là việc xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử (Luật giao dịch điện tử năm 2005))
Lưu ý: Đối với cơ quan nhà nước, chữ ký điện tử phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Trách nhiệm khi sử dụng hóa đơn điện tử
Đối với người ký chữ ký điện tử:
– Là người đại diện hợp pháp và có trách nhiệm kiểm soát hệ chương trình ký điện tử và sử dụng thiết bị đó xác nhận quyết định của mình đối với thông điệp dữ liệu được ký.
– Có biện pháp tránh việc sử dụng chữ ký điện tử của mình bất hợp pháp.
– Khi chữ ký điện tử không còn thuộc sự kiểm soát của mình phải thông báo cho các bên liên quan.
– Đảm bảo tính chính xác của thông tin trong chứng thư điện tử.
– Hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề về chữ ký điện tử của mình.
Đối với bên chấp nhận chữ ký điện tử:
– Thực hiện những nội dung trong thông điệp dữ liệu đã được ký bằng chữ ký điện tử.
– Kiểm chứng mức độ tin cậy của chữ ký điện tử trước khi chấp nhận chữ ký điện tử.
– Tiến hành các biện pháp cần thiết để xác minh giá trị pháp lý của chứng thư điện tử và các hạn chế liên quan tới chứng thư điện tử trong trường hợp sử dụng chứng thư điện tử để chứng thực chữ ký điện tử.
– Hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về hậu quả do không tuân thủ quy định tại mục này.
Đây là công cụ không thể thiếu đối với các giao dịch điện tử hiện nay nên doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng chữ ký điện tử cần nắm được một số quy định quan trọng để áp dụng đúng quy định của pháp luật.
>> Tham khảo: Hàng khuyến mãi có chịu thuế VAT không?
3. Hướng dẫn tạo chữ ký điện tử trên phần mềm Excel
Tạo chữ ký trên Excel là cách được nhiều người sử dụng bởi chèn chữ ký trên Excel sẽ không thể chỉnh sửa được nội dung.
Bước 1: Mở file Excel cần tạo chữ ký, để con trỏ chuột tại vị trí muốn đặt chữ ký, chọn “Insert” => “Text”.
Bước 2: Trong mục Text sẽ hiển thị ra một số mục, bạn chọn “ Signature Line” => “Microsoft Office Signature Line”.
Bước 3: Điền thông tin
Tại mục “Signature Setup”, bạn điền thông tin cho chữ ký của mình:
- Signature Signer: Nhập tên của bạn hoặc của người cần ký.
- Suggested signer’s title: Chức danh của người ký
- Suggested signer’s e-mail address: Địa chỉ email của người ký.
- Allow the signer to add comment in the Sign dialog: Tích chọn nếu muốn thêm nhận xét vào chữ ký.
- Show sign date in signature line: Ngày ký.
Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn nhấn “OK” để hoàn tất.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi