Những lợi ích của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đang là một xu hướng tất yếu phù hợp với sự phát triển của xã hội và nền kinh tế. Bài viết của chúng tôi sẽ cũng độc giả tìm hiểu những lợi ích của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp, Cơ quan Thuế và các ngân hàng thương mại.

1. Lợi ích đối với công tác quản lý của Cơ quan Thuế

Với việc hóa đơn điện tử sẽ dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, công tác quản trị của doanh nghiệp cũng như quản lý của cơ quan thuế đã được thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử, thay vì các phương pháp thủ công như sử dụng hóa đơn giấy.

Tại các cuộc họp báo, hội thảo về nghiệp vụ thuế, ông Nguyễn Văn Thủy – Phó Vụ trưởng Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp lớn (Tổng cục Thuế) đều khẳng định, ngoài những lợi ích thiết thực, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp ngành thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; từ đó có thể phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh. Bên cạnh đó có thể giúp cơ quan hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế.

Bên cạnh đó, cơ quan thuế và các cơ quan khác của nhà nước không tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn như hiện nay. Hiện nay khi kiểm tra hoàn thuế giá trị gia tăng và kiểm tra thuế thu nhập doanh nghiệp, cơ quan thuế và cơ quan khác của nhà nước đều thực hiện đối chiếu hóa đơn, đây là công việc bắt buộc. Thông thường, thời gian để cơ quan thuế có được kết quả đối chiếu hóa đơn là khoảng 10 ngày làm việc. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn điện tửcó mã xác thực, thông tin về hóa đơn của doanh nghiệp được tập trung tại cơ quan thuế một cách liên tục nên cơ quan thuế có ngay thông tin về doanh thu, chi phí hàng ngày của doanh nghiệp, kịp thời phát hiện ra những bất thường khi doanh nghiệp xuất hóa đơn.

Ngoài những lợi ích trên, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển. Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử góp phần bảo vệ môi trường; khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn – lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.

2. Hóa đơn điện tử giúp phát triển dịch vụ ngân hàng thương mại

2.1. Ngân hàng thương mại là gì?

Ngân hàng thương mại là một tổ chức kinh tế, hoạt động kinh doanh trên lĩnh vực tiền tệ, tín dụng, nó cung cấp một số dịch vụ cho khách hàng và ngược lại nó nhận tiền gửi của khách hàng với các hình thức khác nhau.

Nghiệp vụ kinh doanh của Ngân hàng thương mại rất phong phú và đa dạng cùng với sự phát triển của khách hàng, khoa học kỹ thuật kinh tế và xã hội, hoạt động của Ngân hàng thương mại cũng có nhiều phương pháp mới, nhưng các nghiệp vụ kinh doanh về cơ bản không thay đổi là nhận tiền gửi và hoạt động cho vay, đầu tư.

Qua Ngân hàng thương mại các chính sách tài chính tiền tệ của Quốc gia sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng và cũng nhờ nó mà việc kiểm soát hoạt động của các doanh nghiệp theo đúng luật pháp được dễ dàng hơn. Sự ra đời, tồn tại và phát triển của Ngân hàng luôn gắn liền với sự phát triển của nền kinh tế và đời sống xã hội.

Trong cơ chế thị trường, các Ngân hàng thương mại và các tổ chức tín dụng cũng là các doanh nghiệp nhưng chúng là những doanh nghiệp đặc biệt vì tài sản trong quá trình kinh doanh của các Ngân hàng thương mại đều phụ thuộc vào các khách hàng.

2.2. Tại sao hóa đơn điện tử đem lại lợi ích cho ngân hàng thương mại

So với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử sở hữu ưu điểm là thiết lập dễ dàng hơn hẳn so với hóa đơn giấy. Vì phần mềm hóa đơn điện tử đã cung cấp sẵn các mẫu hóa đơn cũng như tích hợp chữ ký số, người lập hóa đơn chỉ cần nhập đầy đủ các số liệu cần thiết từ máy tính vào. Đối với các ngân hàng mà nói, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm được tối đa thời gian cho nhân viên thay vì phải nhập tay số liệu từ cổng giao dịch điện tử, xin chữ ký và đóng dấu như hóa đơn giấy.

Đặc biệt, tất cả các ngân hàng hiện nay đều triển khai các dịch vụ E-banking, SMS Banking… giúp khách hàng không cần phải đến tận ngân hàng mà vẫn thực hiện được giao dịch. Những dịch vụ nhanh chóng, tiện ích trên nền tảng internet đó không nên đi cùng hình thức xuất hóa đơn giấy truyền thống mà nên đi cùng với hóa đơn điện tử. Bởi lẽ, để chuyển hóa đơn giấy đến được tay khách hàng, ngân hàng sẽ mất phí vận chuyển và khách hàng phải chờ đợi lâu để nhận được hóa đơn; trong khi với phần mềm hóa đơn điện tử, khách hàng có thể ngay lập tức nhận được hóa đơn gửi qua SMS, gmail… vô cùng an toàn, bảo mật và thuận tiện.

Hóa đơn điện tử giúp thúc đẩy các hoạt động thương mại điện tử và là động lực quan trọng để phát triển các dịch vụ trung gian thanh toán của ngân hàng. Những lợi ích của hóa đơn điện tử đối với các ngân hàng thương mại là không thể phủ nhận.

3. Doanh nghiệp là đối tượng hưởng nhiều lợi ích nhất từ hóa đơn điện tử

3.1. Giảm thời gian giao – nhận hoá đơn

Với hoá đơn giấy thông thường, nhân viên kế toán phải kê giấy than lên liên 2 và liên 3 khi viết, viết chính xác các thông tin của khách hàng và chuyển hóa đơn cho khách hàng qua đường bưu điện. Việc làm này vừa phức tạp, vừa mất thời gian, kèm theo đó là thời gian để khách hàng nhận được hoá đơn kéo dài lên đến vài ngày. Vô hình chung gây ra khó khăn, cản trở trong việc giao dịch giữa doanh nghiệp với khách hàng. Ngược lại khi sử dụng hoá đơn điện tử, người mua hàng chỉ cần ngồi và nhấp chuột. Hoá đơn online sẽ được chuyển đến khách hàng ở bất cứ nơi nào có Internet.

3.2. Giảm chi phí in ấn hóa đơn

Điều đầu tiên mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng đều quan tâm đó là chi phí. Với hoá đơn giấy truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải chi phí cho những công đoạn như đặt in hóa đơn, vận chuyển, lưu trữ, nhân lực viết hóa đơn…tốn kém cả về thời gian và kinh tế.

Nay với hoá đơn điện tử xác thực, nếu coi tổng tất cả chi phí của hoá đơn giấy (thời gian và kinh tế) là mười phần, thì hoá đơn điện tử chỉ chiếm một phần trong số đó mà thôi. Đây là một trong số những lợi ích của hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp không thể bỏ qua.

3.3. Không còn nỗi lo bị thất lạc hoá đơn

Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC, kể từ ngày 15/12/2016 trường hợp làm mất hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có thể bị phạt đến 08 triệu đồng. Việc hóa đơn giấy bị thất lạc rất dễ rảy xa và gây không ít phiền phức cho cả nhà cung cấp và khách hàng.

Hóa đơn điện tử được chuyển và lưu trữ trên trên máy tính nên việc bị mất, cháy, hỏng là không có. Trong khi hóa đơn giấy phải được gửi qua đường bưu điện hoặc các đơn vị vận chuyển khác nên những rủi ro mang lại là điều không tránh khỏi.

3.4. Giảm thiểu thủ tục hành chính

Theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý; hạn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý I là 30/4, quý II là 30/7, quý III là 30/10 và quý IV là 30/1 của năm sau.

Tuy nhiên, khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì mọi thông tin đều đã được Tổng cục Thuế lưu trữ qua hệ thống phần mềm. Kế toán doanh nghiệp giảm bớt được một đầu mục công việc mỗi quý.

Hoá đơn điện tử đã và đang tiếp tục khẳng định sức mạnh tuyệt đối của mình so với hoá đơn truyền thống, tạo bước đột phá mạnh mẽ trong thời đại công nghệ 4.0. Tinh gọn về thủ tục giấy tờ, giúp các doanh nghiệp, cơ quan thuế và khách hàng giảm thiểu tối đa những công đoạn rườm rà, tránh được mọi rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí một cách tối ưu nhất.

3.5. Hóa đơn điện tử có độ an toàn, chính xác cao

Hoá đơn điện tử xác thực có nhiều lợi ích, trong số đó không thể không nhắc tới độ an toàn, chính xác gần như tuyệt đối của hoá đơn điện tử xác thực. Đây là loại hoá đơn có mã xác thực của cơ quan thuế, vì thế hoá đơn này không thể làm giả. Trong khi hoá đơn giấy viết tay thường dễ xảy ra sai sót như: viết sai tên, tuổi, địa chỉ, mã số thuế, đơn giá….gây ra những phiền toái không đáng có. Việc xử lý những sai sót này cũng rất phức tạp và tốn nhiều thời gian.

Kết luận

Như vậy, bài viết của chúng tôi đã gửi đến độc giả những lợi ích của hóa đơn điện tử đã và đang đem đến cho xã hội.

Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/