Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế?

Bài viết từ quanlytailieu.com hôm nay sẽ giải đáp thắc mắc từ quý độc giả về trường hợp doanh nghiệp buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan Thuế theo quy định mới nhất.

1. Khái niệm hóa đơn điện tử

Theo quy định tại điều 3 Thông Tư 32/2011/TT-BTC đã giải thích khái niệm về hóa đơn điện tử như sau: “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”

Hóa đơn điện tử bao gồm một số loại như sau:

• Hóa đơn xuất khẩu
• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử sở dĩ sẽ trở thành bắt buộc đối với một nền kinh tế muốn đạt được những bước phát triển mới bởi vì những lợi ích không nhỏ mà hình thức quản lý này đem lại. Một số lợi ích của hóa đơn điện tử có thể kể đến như:

• Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
• An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
• Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chín.
• Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như : email. sms,…

Đứng trước yêu cầu mới từ bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt của thị trường việc liên tục cải tiến để tối ưu chi phí vận hành doanh nghiệp là yêu cầu bắt buộc để tạo dựng lợi thế cạnh tranh. Bên cạnh đó là xu hướng số hóa doanh nghiệp cũng đòi hỏi doanh nghiệp cần nhanh chóng áp dụng các phương tiện điện tử trong quản lý các hoạt động doanh nghiệp để bắt kịp với lực chuyển từ Cuộc Các Mạng Công Nghiệp lần thứ 4.

2. Hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan Thuế là gì?

Theo như Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hành thì hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.

Mã xác thực và số xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá và được cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên hoá đơn xác thực còn có mã QR, là mã vạch hai chiều được hiển thị ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực. Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn.

Đối với hóa đơn điện tử có mã xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn doanh nghiệp sử dụng ký tự số “0” để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế không phải có tên liên hóa đơn.Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế sau khi đăng ký phát hành thành công tại phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).

Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế bao gồm các thiết bị cấp mã xác thực và các ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện việc lập và cấp mã xác thực hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Thiết bị cấp mã xác thực sẽ thực hiện sinh số hóa đơn xác thực và mã xác thực dựa trên các thông tin hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp. Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế thực hiện cấp mã xác thực hóa đơn 24/24 giờ trong ngày và 7/7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, Tết.

3. Quy định về hóa đơn điện tử có mã xác thực

Thông tư hướng dẫn thực hiện Nghị định 119 chưa được ban hành nhưng những thông tin về hóa đơn điện tử của dự thảo Thông tư là rất đáng chú ý, trong đó có quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Theo Điều 12 dự thảo Thông tư hướng dẫn, quy trình đó được thực hiện như sau:

Về phía doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bằng cách truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm Nghị định số 119/2018/NĐ-CP
• Gửi Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với những hóa đơn đã sử dụng trước thời điểm đăng ký theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP cũng qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế.

Về phía cơ quan thuế

• Sau khi nhận đủ hồ sơ đăng ký qua phương thức điện tử, trong thời gian 01 ngày làm việc, cơ quan thuế gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục Nghị định số 119/2018/NĐ-CP qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế cho đơn vị, cá nhân thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để trả lời về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký nói trên.
• Nếu cá nhân, đơn vị được chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, kể từ thời điểm sử dụng hình thức hóa đơn này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hủy những hóa đơn đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng. Việc hủy hóa đơn được tiến hành theo các quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn khác của Bộ Tài chính.
• Trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử muốn thay đổi các thông tin đã có tại đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh cũng có thể thực hiện thay đổi trực tuyến bằng cách truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và sử dụng Mẫu số 01 ban hành kèm Nghị định số 119/2018/NĐ-CP để thực hiện thay đổi thông tin.

Như vậy, các thông tin trên đã giúp các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nắm được quy định để thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế một cách hợp lệ, đúng quy trình.

4. Lợi ích của hóa đơn điện tử có mã xác thực

Bên cạnh những ưu điểm tương tự của hóa đơn điện tử thông thường, hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan thuế còn có ưu điểm khác. Doanh nghiệp sử dụng loại có mã xác thực của Cơ quan Thuế sẽ không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Chính vì thế, có thể tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp trong xử lý các thủ tục hành chính.

5. Phần mềm khởi tạo hóa đơn điện tử phổ biến nhất hiện nay

Phần mềm hóa đơn điện tử là công cụ để giúp các doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn trên môi trường điện tử gồm có:

• Tạo lập.
• Lưu trữ.
• Tra cứu
• Gửi cho khách hàng.
• Kê khai thuế và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với Cơ quan Thuế.

Hiện nay, phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice từ Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là sản phẩm được sử dụng phổ biến nhất trong khối các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.

Với Einvoice, bạn có thể thực hiện mọi nghiệp vụ có liên quan đến hóa đơn trên phần mềm này.

Kết luận

Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/