Làm thế nào để in hóa đơn điện tử định dạng XML ra chứng từ giấy?

Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận. Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp làm thế nào để in hóa đơn điện tử dưới định dạng xml ra chứng từ giấy.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính

Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, những lợi ích có thể kể đến như:

• Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
• An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
• Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
• Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như : email. sms,…

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Định dạng XML của hóa đơn điện tử là gì?

XML là từ viết tắt của từ Extensible Markup Language là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng. XML có chức năng truyền dữ liệu và mô tả nhiều loại dữ liệu khác nhau. Tác dụng chính của XML là đơn giản hóa việc chia sẻ dữ liệu giữa các nền tảng và các hệ thống được kết nối thông qua mạng Internet.

XML dùng để cấu trúc, lưu trữ và trong trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng và lưu trữ dữ liệu. Ví dụ khi ta xây dựng một ứng dụng bằng Php và một ứng dụng bằng Java thì hai ngôn ngữ này không thể hiểu nhau, vì vậy ta sẽ sử dụng XML để trao đổi dữ liệu. Chính vì vậy, XML có tác dụng rất lớn trong việc chia sẻ, trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống.

Theo đúng như quy định của pháp luật, các doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi dùng hóa đơn điện tử sẽ phải lưu đồng thời cả file hóa đơn ở định dạng PDF và XML. Trong đó:

• File XML sẽ được mặc định là file chứa toàn bộ dữ liệu của hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa qua sửa đổi bất kỳ thông tin gì.
• File ở dạng PDF chính là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử, có vai trò tương ứng như một bản hóa đơn điện tử thông thường.

Với quy định như trên thì hóa đơn điện tử có định dạng XML chính là file cực kỳ quan trọng, nó tương đương như hóa đơn gốc bản giấy. Do đó, các doanh nghiệp cần phải đọc kiểm tra và lưu trữ cẩn thận, tuyệt đối không sửa chữa sau khi xuất file lần đầu để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn.

>> Có thể bạn quan tâm: Quy định nộp thuế đối với tài sản nhà đất cho thuê.

3. Quy trình in hóa đơn từ định dạng XML

Bước 1: Bạn truy cập vào website hỗ trợ kiểm tra hóa đơn: http://hddt.einvoice.vn/.

Tại website này, ngoài việc bạn có thể mở xem và in hóa đơn điện tự định dạng XML thì bạn và doanh nghiệp cũng có thể kiểm tra được tính hợp lệ của các hóa đơn điện tử đã xuất.

Bước 2: Tải file hóa đơn XML cần in lên hệ thống

Trên giao diện chính của trang, bạn nhấn ô “Chọn file” để có thể tải file XML của hóa đơn điện tử lên hệ thống. Tiếp đó, bạn cần nhập “Mã kiểm tra” rồi nhấn ô “Kiểm tra hóa đơn” để có thể mở và xem file hóa đơn cần in.

Bước 3: Nhấn lệnh in hóa đơn

Khi file hóa đơn XML được hiển thị, bạn nên phải kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắn đó chính là file hóa đơn cần in.

Khi đã chắc chắn, bạn nhấn chọn biểu tượng in được hiển thị ngay trên giao diện hóa đơn.

Bạn cài đặt “Máy in đích”, chọn “Trang” in, rồi nhấn ô “In” để truyền đi lệnh in.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Tới đây, bạn đã hoàn thành xong việc in file XML của hóa đơn điện tử một cách đơn giản và nhanh chóng.

Lưu ý rằng, cách in hóa đơn điện tử định dạng XML ở trên chỉ áp dụng với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft.

Kết luận