Hướng dẫn xử lý hóa đơn giá trị gia tăng ghi sai địa chỉ

Địa chỉ doanh nghiệp là một trong những tiêu thức trên hóa đơn giá trị gia tăng. Tuy nhiên, trong quá trình lập hóa đơn, kế toán viên có thể mắc sai sót khi ghi sai địa chỉ. Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp cách xử lý hóa đơn giá trị gia tăng sai sót về địa chỉ theo đúng các quy định.

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) được hiểu là một loại chứng từ có giá trị pháp lý giúp thể hiện giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ mà người bán cung cấp cho người mua, được dùng làm căn cứ để xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách Nhà nước.

Một doanh nghiệp khi phát sinh giao dịch cần đặt in hóa đơn hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định pháp luật thì cần phải được Chi cục thuế quản lý trực tiếp cho phép rồi sau đó mới liên hệ với cơ sở in hóa đơn để đặt in theo yêu cầu.

>> Tham khảo: Tìm hiểu về hóa đơn VAT.

2. Cách xử lý hóa đơn giá trị gia tăng ghi sai địa chỉ với từng trường hợp cụ thể

2.1. Hóa đơn đã giao cho người mua.

Những trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hai bên bán mua đã kê khai thuế nhưng sau đó phát hiện sai sót địa chỉ thì cả hai bên phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

2.2. Hóa đơn chưa giao cho người mua

Với những trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai địa chỉ thì người bán chỉ việc gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai rồi lập hóa đơn mới cho đúng.

2.3. Hóa đơn giá trị gia tăng đã lập nhưng chưa giao hàng

Những trường hóa đơn sai địa chỉ đã lập, đã giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hay hóa đơn đã lập, đã giao cho người mua, song người bán và người mua chưa kê khai thuế thì nếu phát hiện sai sót sẽ phải hủy bỏ. Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai, gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn sai và lập lại hóa đơn mới cho đúng. Lưu ý, biên bản thu hồi hóa đơn khi lập phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn.

>> Tham khảo: Tại sao phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý, hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT,… cho hóa đơn số…, ký hiệu…

Trên cơ sở thông tin của hóa đơn điều chỉnh, hai bên bán và mua sẽ kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán; thuế đầu ra, đầu vào. Đặc biệt, hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Ngoài ra, theo Thông tư 26/2015/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ ngày 26/2/2015 có bổ sung Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC về cách xử lý hóa đơn GTGT sai địa chỉ như sau:

• Những trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng MST người mua thì hai bên bán mua cần lập biên bản điều chỉnh chứ không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
• Những trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác sẽ phải thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.

3. Làm thế nào để hạn chế sai sót khi lập hóa đơn

Để hạn chế những sai sót không đáng có trong quá trình khởi tạo hóa đơn, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.

Máy móc có thể ghi nhớ mọi thứ với độ chính xác cao, không quên và không nhầm lẫn vì mọi thông tin đã được lưu trữ trong bộ nhớ.

Vì thế, ngoài quy định bắt buộc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp nên sớm chủ động triển khai hình thức quản lý hóa đơn chứng từ kế toán hiện đại này.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Kết luận

Hy vọng rằng bài viết hướng dẫn xử lý hóa đơn giá trị gia tăng có sai sót về địa chỉ đã đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/