Hướng dẫn in hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử đem lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi đây là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý một lượng lớn hóa đơn chứng từ trên một hệ thống lưu trữ thông tin dưới dạng dữ liệu điện tử. Hình thức này được pháp luật công nhận và có thể kê khai thuế nếu đáp ứng đầy đủ các quy định có liên quan để đảm bảo giá trị pháp lý. Tuy nhiên, có những trường hợp doanh nghiệp cần in hóa đơn điện tử ra giấy. Bài viết hôm nay của quanlytailieu.com sẽ giúp bạn nắm được các bước để thực hiện tác vụ này nhanh chóng và dễ dàng nhất.

1. Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có ba loại sau:

Loại thứ nhất: Hóa đơn giá trị gia tăng. Đây là loại hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ; bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Loại hóa đơn điện tử thứ 2: Hóa đơn bán hàng. Loại hóa đơn này áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Loại thứ 3 là các loại hóa đơn khác bao gồm:

• Tem điện tử.
• Vé điện tử.
• Thẻ điện tử.
• Phiếu thu điện tử.
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hay các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

>> Tham khảo thêm: hóa đơn điện tử hợp lệ

2. Khi nào cần in hóa đơn điện tử ra giấy

Trong thực tế quá trình kinh doanh, các doanh nghiệp cần in hóa đơn điện tử ra giấy để đáp ứng quy định liên quan đến chứng thực đối với hàng hóa.

Các trường hợp bạn cần in hóa đơn điện tử ra giấy có thể kể đến như:

• Phục vụ quá trình lưu thông hàng hóa trên đường, chứng minh nguồn gốc hàng hóa cho cơ quan chức năng khu được yêu cầu, tránh bị thu hồi hay bắt giữ hàng hóa khi không có giấy tờ xác minh.
• Hỗ trợ các nhân viên kinh doanh trong bán hàng. Cụ thể với các trường hợp nhân viên kinh doanh đi thị trường giới thiệu sản phẩm, cần hóa đơn để tăng sức thuyết phục, sự tin tưởng của khách hàng.
• Phục vụ cho cho doanh nghiệp, cần xuất hóa đơn để hỗ trợ cho các khâu nghiệp vụ nào đó cần thiết.
• Phục cho khách hàng trong công tác kiểm kê, kiểm soát, sản phẩm đã mua được dễ dàng thuận tiện thường là trong siêu thị, cửa hàng tiện lợi, nhà hàng… hoặc khi có yêu cầu từ khách hàng.

Tuy nhiên, hóa đơn điện tử chỉ được in ra một lần theo quy định là có giá trị pháp lý. Chính vì thế, quý doanh nghiệp nên chú ý đến điểm này.

3. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử ra giấy

Để in hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy, bạn có thể thực hiện theo năm bước sau đây:

• Bước 1: Bạn đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình đang sử dụng.
• Bước 2: Bạn chọn chức năng “In chuyển đổi” hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy.
• Bước 3: Bạn tiến hành nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.
• Bước 4: Bạn thực hiện thao tác kết xuất in hóa đơn từ thiết bị điện tử được kết nối bằng cách nhấn đúp chuột vào nút “In chuyển đổi”.
• Bước 5: Bạn nhận hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy từ máy in, rồi ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn đã được in ra.

Kết luận

Hy vọng rằng bài viết của chúng tôi đã đem đến những thông tin hữu ích đến quý độc giả.

Để nhận được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/