Hóa đơn điện tử xác thực là gì?

Hóa đơn điện tử có mã xác thực đang dần trở nên phổ biến trong cộng đồng doanh nghiệp và đang thay đổi cách thức các doanh nghiệp quản lý chứng từ. Bài viết hôm nay, quanlytailieu.com sẽ giúp độc giả nắm được những khái niệm cơ bản về hóa đơn điện tử xác thực.

1. Một số khái niệm cơ bản

1.1. Hóa đơn xác thực là gì?

Hóa đơn xác thực là hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp được cơ quan Thuế cấp số hóa đơn xác thực và mã xác thực. Để được đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động.
• Có chứng thư số (chứa thông tin mã số thuế của doanh nghiệp) theo quy định của pháp luật và còn hiệu lực.
• Có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.
• Có địa chỉ thư điện tử liên lạc ổn định với cơ quan Thuế.

1.2. Khái niệm mã xác thực

Mã xác thực và số xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá và được cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

1.3. Ký hiệu mẫu số hóa đơn

Đối với hóa đơn điện tử có mã xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn doanh nghiệp sử dụng ký tự số “0” để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế không phải có tên liên hóa đơn.Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế sau khi đăng ký phát hành thành công tại phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).

Lưu ý: Đối với hóa đơn điện tử doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này.

Doanh nghiệp là người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra kết quả xác thực hóa đơn bằng cách truy cập trang thông tin điện tử ngành Thuế và nhập các thông tin về hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.

2. Tại sao cần sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực?

Việc chuyển giao quyền tự in hóa đơn giấy cho doanh nghiệp được coi là một tiến bộ quản lý khi doanh nghiệp được chủ động hơn trong việc cá biệt hóa mẫu hóa đơn của mình, giảm được chi phí thời gian và công sức so với đi mua hóa đơn từ cơ quan Thuế.

Tuy vậy, có khá nhiều điểm được coi là thoái bộ nếu xem xét đến mặt trái của việc doanh nghiệp dùng hóa đơn giấy tự in mà lâu nay vẫn được né tránh, không nhắc đến. Đó là giá in ấn rất cao. Cùng một mẫu hóa đơn, số lượng in càng nhiều thì càng rẻ và ngược lại. Do vậy, các doanh nghiệp sử dụng ít hóa đơn sẽ phải chịu giá in rất cao, có thể tới nhiều trăm nghìn đồng mỗi quyển.

Nhiều doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn như Big C cũng không chịu thấu (một phần vì giá in, phần lớn vì không đáp ứng kịp thời gian lập hóa dơn cho khách hàng) và thế là cơ quan Thuế phải đưa ra một quy định ngoại lệ trong sử dụng hóa đơn cho các doanh nghiệp dạng này. Tiếp đó là quản lý.

Cả nước có bao nhiêu doanh nghiệp thì có gần như từng đó số mẫu hóa đơn (chưa tính một số doanh nghiệp có nhiều mẫu hóa đơn) đã tạo áp lực cực kỳ lớn cho công tác quản lý của cơ quan Thuế. Tiếp đó vẫn là nạn hóa đơn khống, hóa đơn giả. Tình trạng hóa đơn khống, hóa đơn giả trước đây đã có.

Tuy nhiên, do các quy định về quản lý khá hợp lý, vì số lượng mẫu hóa đơn tương đối ít, số lượng lớn hóa đơn sử dụng được cơ quan Thuế in thống nhất và các biện pháp bảo mật được thực hiện nghiêm ngặt nên việc phát hiện hóa đơn giả không mấy khó khăn với cơ quan Thuế.

Kể từ khi hóa đơn giấy được giao quyền cho doanh nghiệp tự in thì với số mẫu hóa đơn cực lớn và do các biện pháp bảo mật khá tốn kém nên không nhiều mẫu hóa đơn có vài ba biện pháp bảo mật cùng lúc để chống làm giả.

Cũng vì doanh nghiệp in nào cũng được in hóa đơn và hóa đơn của doanh nghiệp ở địa phương nào thì cơ quan Thuế địa phương đó quản lý, trong khi kinh doanh, buôn bán thì quan hệ trải rộng khắp nước, vì vậy mà việc xác minh hóa đơn thật, giả của cơ quan Thuế càng chồng chất khó khăn.

Vì thế, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan Thuế là sự cần thiết.

3. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực đối với doanh nghiệp

3.1. Tính pháp lý

Hóa đơn xác thực được tạo lập, phát hành, thông báo, sử dụng theo quy định như hóa đơn giấy, được Tổng cục Thuế cấp số hóa đơn xác thực và mã xác thực, do vậy có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy do doanh nghiệp tự in hoặc do cơ quan Thuế in.

3.2. Tránh làm giả hóa đơn

Hóa đơn xác thực giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng kẻ xấu làm giả hóa đơn của doanh nghiệp vì để lập được hóa đơn, cần phải có chữ ký điện tử ký trên hóa đơn.

Chữ ký điện tử này lại do các tổ chức có uy tín và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam cung cấp cho doanh nghiệp.

3.3. Tiết kiệm thời gian tra cứu hóa đơn

Thông qua mã xác thực trên hóa đơn, doanh nghiệp (khách hàng) có thể tra cứu, kiểm tra được thông tin của hóa đơn. Số hóa đơn xác thực là số định danh duy nhất, không bị trùng lặp.

3.4. Tiết kiệm chi phí

Hóa đơn xác thực sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều loại chi phí như:

• In ấn.
• Vận chuyển.
• Bảo quản.
• Lưu trữ và quản lý hóa đơn.

Những doanh nghiệp phân phối, phải xuất nhiều hóa đơn trong ngày sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ hình thức quản lý với hóa đơn điện tử. Từ đó giảm được chi phí chung cho toàn xã hội.

Kết luận

Hy vọng rằng bài viết của đội ngũ phát triển nội dung từ quanlytailieu.com đã đem đến những thông tin hữu ích đến quý độc giả.

Để được tư vấn và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/