Tìm hiểu về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử hiện đang là chủ đề thu hút được sự quan tâm của đông đảo doanh nghiệp cũng như các kế toán viên bởi đây là phương thức quản lý hóa đơn chứng từ sẽ được chính thức áp dụng từ ngày 01/11/2020 thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Bài viết của quanlyxacthuc.com sẽ giúp độc giả tìm hiểu về hóa đơn điện tử.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Khái niệm về hóa đơn điện tử được quy định tại điều 3, Thông Tư 32/2011/TT-BTC như sau:

“Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”

Đây là một trong những khái niệm quan trọng nhất khi tìm hiểu về hóa đơn điện tử.

1.1. Loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm :

Hóa đơn xuất khẩu
Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn bán hàng
Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Như vậy, có thể thấy, theo sự phân loại được nêu trong Thông tư 32 thì hóa đơn điện tử sẽ có mặt ở tất cả các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh.

1.2. Lợi ích của hóa đơn điện tử

1.2.1. Chống làm giả hóa đơn

Phần lớn các phần mềm hóa đơn điện tử đều đã được tích hợp những công nghệ hiện đại giúp chống làm giả hóa đơn. Bên cạnh đó, cơ sở dữ liệu được kết nối tới Cơ quan Thuế giúp cho quá trình phát hiện sai sót hoặc sai phạm trở trên đơn giản và nhanh chóng.

Hóa đơn điện tử là giải pháp mà các doanh nghiệp cũng như cơ quan quản lý nhà nước đang tìm kiếm nhằm minh bạch hóa môi trường kinh doanh cho các doanh nghiệp có sự cạnh tranh bình đẳng cũng như chống thất thu thuế cho cơ quan nhà nước.

1.2.2. Tiết kiệm thời gian

Với hoá đơn giấy thông thường, nhân viên kế toán phải kê giấy than lên liên 2 và liên 3 khi viết, viết chính xác các thông tin của khách hàng và chuyển hóa đơn cho khách hàng qua đường bưu điện.

Việc làm này vừa phức tạp, vừa mất thời gian, kèm theo đó là thời gian để khách hàng nhận được hoá đơn kéo dài lên đến vài ngày.

Vô hình chung gây ra khó khăn, cản trở trong việc giao dịch giữa doanh nghiệp với khách hàng. Ngược lại khi sử dụng hoá đơn điện tử, người mua hàng chỉ cần ngồi và nhấp chuột. Hoá đơn online sẽ được chuyển đến khách hàng ở bất cứ nơi nào có Internet.

1.2.3. Giảm thủ tục hành chính

Khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì mọi thông tin đều đã được Tổng cục Thuế lưu trữ qua hệ thống phần mềm.

Kế toán doanh nghiệp giảm bớt được một đầu mục công việc mỗi quý. Đây là lợi ích rõ ràng nhất mà các doanh nghiệp và Cơ quan Thuế phản ánh trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

1.2.4. Tránh mất mát hóa đơn

Mất hóa đơn là nỗi lo thường trực tại các doanh nghiệp. Nếu bạn đã từng thấy những hóa đơn được đóng thành quyển dày cộp thì chắc bạn sẽ hiểu việc quản lý hóa đơn – chứng từ trên máy tính thay cho quản lý bằng hóa đơn giấy là giải pháp thật sự tuyệt vời.

Điển hình như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice từ Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã tích hợp công nghệ Blockchain nhằm giảm thiểu đến mức tối đa rủi ro mất hóa đơn cho doanh nghiệp.

1.2.5. Tránh thất thu thuế cho cơ quan quản lý thuế

Nhờ quản lý dữ liệu tập trung và điện tử hóa, Cơ quan Thuế có thể dễ dàng truy thu thuế, tránh tình trạng các doanh nghiệp mua bán hóa đơn đỏ, kê khống hoặc làm giả hóa đơn.

1.2.6. Giảm chi phí in ấn và bảo quản hóa đơn

Với hoá đơn giấy truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải chi phí cho những công đoạn như đặt in hóa đơn, vận chuyển, lưu trữ, nhân lực viết hóa đơn…tốn kém cả về thời gian và rất nhiều phí tổn cho việc bảo quản hóa đơn.

Với hoá đơn điện tử xác thực, nếu coi tổng tất cả chi phí của hoá đơn giấy (thời gian và kinh tế) là mười phần, thì hoá đơn điện tử chỉ chiếm một phần trong số đó mà thôi.

Đây thực sự là một giải pháp cho vấn đề tối ưu hóa chi phí hoạt động cho doanh nghiệp.

2. Thông tư 68 – văn bản quan trọng nhất về hóa đơn điện tử

Khi tìm hiểu về hóa đơn điện tử, kế toán viên nên liên tục cập nhật những quy định mới nhất. Thông tư 68/2019/TT-BTC được ban hành và có hiệu lực từ tháng 10 năm 2019 để hướng dẫn thực hiện nghị định 119/2018-TT-BTC về hóa đơn điện tử. Trong đó có những nội dung chính mà bạn cần đặc biệt chú ý như sau:

2.1. Quy định về nội dung trên hóa đơn điện tử

Nội dung trên hóa đơn điện tử là yếu tố được quan tâm hàng đầu bởi cách doanh nghiệp, bởi nếu không cẩn thận và nắm rõ luật, hóa đơn điện tử lập ra sẽ có thể không được tính là hóa đơn hợp lệ. Hậu quả là có thể gây ra lãng phí thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp để giải quyết các vấn đề phát sinh sau đó.

Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC nội dung của hóa đơn điện tử gồm:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;
Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại nếu có.

Như vậy, trong quá trình tạo lập hóa đơn điện tử, bạn cần thực sự chú ý để đảm bảo hóa đơn điện tử được lập ra đáp ứng được những yêu cầu của luật.

2.2. Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ được quy định như sau:

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Ngoài ra, đối với một số trường hợp khác theo quy định về hóa đơn điện tử được trình bày cụ thể như sau:

2.2.1. Dịch vụ theo định kỳ

Trong trường hợp cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông, truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin được bán theo kỳ nhất định thì chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin.

2.2.2. Hoạt động xây dựng, lắp đặt

Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2.2.3. Bất động sản khi chưa chuyển quyền sở hữu, sử dụng

Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.

2.2.4. Bất động sản khi đã chuyển quyền sở hữu, sử dụng

Thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC.

2.2.5. Dịch vụ vận tải hàng hóa trên Website

Chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

2.3. Trường hợp ngừng cấp mã hóa đơn điện tử

2.3.1. Những trường hợp ngừng cấp mã hóa đơn điện tử

Khoản 1, Điều 9 Thông tư 68 về hóa đơn điện tử quy định tám trường hợp cơ quan thuế ngừng cung cấp mã hóa đơn điện tử như sau:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
Các trường hợp khác gồm:
Có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
Có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện không đủ điều kiện. Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập nhằm mục đích mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính và đồng thời cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

2.3.2. Những trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế không lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua nếu thuộc 01 trong 08 trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

2.4. Quy định về xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc xuất hiện sai sót là chuyện không thể tránh khỏi. Chính vì thế, Thông tư 68 đã hướng dẫn bạn cách xử lý những sai sót có mã và không có mã của cơ quan thuế.

2.4.1. Nếu sai sót xảy ra với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

2.4.1.1. Lỗi phát sinh từ người bán

Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn. Lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Đồng thời phải lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai. Tring trường hợp này, người bán phải thông báo cho người mua về sai sót, thông báo với cơ quan thuế. Tuy nhiên, người bán không phải lập lại hóa đơn
Sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng. Trong trường hợp này, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hoá đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới thay thế. Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. Cuối cùng, người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.

2.4.2.2. Cơ quan thuế phát hiện sai sót

Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót.
Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã được cấp mã để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

2.4.2. Nếu sai sót xảy ra với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì xử lý như sau:

Nếu sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế.

Nếu sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất luợng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế.

Trường hợp sau khi nhận dữ liệu hóa đơn điện tử, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót.

Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn (nếu có).
Nếu người bán thông báo hủy hóa đơn điện tử đã lập thì người bán lập hóa đơn điện tử mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

2.5. Tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử cần đáp ứng những yêu cầu gì?

Để được có thể được cấp phép để trở thành đơn vị trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, các nhà phát triển phần mềm cần phải đáp ứng một số tiêu chuẩn nhất định được quy định cụ thể trong Thông tư 68. Theo khoản 1 Điều 23 Thông tư 68 về hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải đáp ứng đủ 04 điều kiện sau:

2.5.1. Về chủ thể

Phải có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức, cụ thể:

Có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
Ðã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức.
Ðã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.

2.5.2. Về tài chính

Có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 05 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thuờng thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.

2.5.3. Về nhân sự

Có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, trong đó có nhân viên có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.
Có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h trong ngày và 07 ngày trong tuần để duy trì hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.

2.5.4. Về kỹ thuật

Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật, quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính.
Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật dự phòng đặt tại trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố.

Kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế phải đáp ứng yêu cầu:

Kết nối với cơ quan thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 01 kênh truyền chính và 02 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 10 Mbps.
Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

2.6. Khi nào bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp?

Theo khoản 3 Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC, từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử.

Có thể nói, thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử tính từ lúc này đã không còn nhiều nữa. Các doanh nghiệp của còn hơn 10 tháng để sẵn sàng cho việc sử dụng hóa đơn điện tử cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

2.7. Không cần phải có đầy đủ tiêu thức khi nào?

Hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức chữ ký điện tử của người mua (kể cả trường hợp cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng là người nước ngoài).

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử theo thỏa thuận.

Hóa đơn điện tử tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì không bắt buộc phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì tiêu thức không bắt buộc gồm có:

Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua;
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì không bắt buộc:

Chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã);
Tiêu thức của người mua, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

Với tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì tiêu thức không bắt buộc gồm: đơn vị tính và số lượng đơn giá.

Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì tiêu thức không bắt buộc gồm:

Ký hiệu hóa đơn,
Ký hiệu mẫu hóa đơn,
Số thứ tự hóa đơn,
Thuế suất thuế giá trị gia tăng,
Mã số thuế, địa chỉ người mua,
Chữ ký số,
Chữ ký điện tử của người bán.

Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì một số tiêu thức không bắt buộc gồm: đơn vị tính, số lượng đơn giá.

Trong trường hợp hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế, tiêu thức không bắt buộc gồm:

Ký hiệu hóa đơn,
Ký hiệu mẫu hóa đơn,
Tên địa chỉ,
Mã số thuế của người mua,
Chữ ký điện tử của người mua,
Đơn vị tính,
Số lượng,
Đơn giá.

Cuối cùng, trường hợp với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, những tiêu thức không bắt buộc gồm:

Không thể hiện tiêu thức của người mua mà thể hiện tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, kho nhập hàng;
Không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.

3. Làm thế nào để sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo Khoản 2 Điều 4 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, muốn khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng các điều kiện sau:

Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng của mình.
Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập và sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
Có chữ ký điện tử theo đúng quy định của pháp luật.
Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố để đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Tuy nhiên, nhờ việc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử từ bên thứ 3 cung cấp như từ Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí trong dài hạn như việc luôn có một đội ngũ chuyên gia kĩ thuật sẵn sàng hỗ trợ, không cần tốn chi phí bảo trì…

Vì thế, việc đáp ứng được những tiêu chuẩn được nêu ra không hề khó khăn.

4. Tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến

Hiện nay, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những sản phẩm được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.

E-invoice đã chinh phục được những doanh nghiệp hàng đầu như Honda, CircleK, Aoen… nhờ những tính năng độc đáo của sản phẩm như:

4.1. Tính năng cơ bản

Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn.
Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn.
Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ.

4.2. Tính năng nâng cao

Đa dạng hình thức tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn.
Truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, giữa nhiều cấp quản lý
Xử lý chính xác lượng hóa đơn điện tử lớn, liên tục 24/7.
Tính năng phân quyền và quản lý nhiều cấp phù hợp mô hình tổ chức.
Cổng ký tiện dụng: Một chữ ký số dùng cho nhiều điểm xuất hóa đơn.
Phê duyệt hóa đơn, gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn

5. Nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

Những lợi ích cơ bản của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice từ Công ty Thái Sơn — *Lợi ích mà phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Thái Sơn.*

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có uy tín nhất hiện nay. Qua quá trình trải nghiệm, đội ngũ phát triển nội dung của quanlytailieu.com đã tổng hợp những yếu tố đã giúp Thái Sơn trở thành một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực này.

5.1. Về tính pháp lý

ThaisonSoft với tên đầy đủ là Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử theo Quyết định 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài chính và Quyết định 1445/QĐ-TCT của Tổng cục thuế. Do đó, đây là nhà cung cấp HĐĐT có đầy đủ tính pháp lý.

Với hơn 17 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm cho các doanh nghiệp, nhà cung cấp HĐĐT ThaisonSoft không ngừng nâng cấp, cải tiến E-invoice, mang đến cho người dùng một sản phẩm tốt nhất.

5.2. Tìm hiểu về hóa đơn điện tử E-invoice

Không chỉ tích hợp đầy đủ tính năng, nghiệp vụ cơ bản mà E-invoice còn phát triển nhiều tính năng nâng cao như:

Dễ dàng phê duyệt hóa đơn, ký số hóa đơn theo nhiều lô hóa đơn cùng một lúc
Doanh nghiệp có thể quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS,
Hỗ trợ tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm khác của doanh nghiệ.
Áp dụng công nghệ chữ ký số, ký hóa đơn trực tuyến và chống làm giả hóa đơn
Giải pháp kiểm tra mã số thuế bên mua, lấy thông tin bên mua nhanh chóng từ cơ quan thuế.
Tự động thông báo đến hạn thanh toán hóa đơn qua SMS
Tra cứu và quản lý tình hình sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi, ngay cả trên điện thoại.

Ngoài ra, các tính năng hỗ trợ tự thiết kế hóa đơn như chuyên gia hay tra cứu hóa đơn cũng được cập nhật đầy đủ trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, mang lại tiện ích tối đa cho người dùng.

5.3. Về tính bảo mật của Einvoice

Để đảm bảo tính bảo mật, an toàn dữ liệu hóa đơn, ThaisonSoft đã cải tiến, áp dụng thành công công nghệ Blockchain chống làm giả hóa đơn. Blockchain hiện là công nghệ bảo mật tiên tiến, hàng đầu hiện nay.

Không chỉ tối đa hóa bảo mật cho hóa đơn điện tử mà công nghệ này còn chống lại sự thay đổi dữ liệu hóa đơn, nên các gian lận thương mại gần như không có khả năng xảy ra.

Bởi thế, khi dùng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, các tổ chức, doanh nghiệp hoàn toàn có thể an tâm về tính an toàn, bảo mật và minh bạch thông tin hóa đơn cho doanh nghiệp.

5.4. Về đội ngũ hỗ trợ

Cung cấp dịch vụ hỗ trợ tư vấn, giải đáp 24/7 là dịch vụ mà ThaisonSoft hoàn toàn có thể cam kết với các tổ chức, doanh nghiệp khi sử dụng E-invoice.

Điều này đồng nghĩa rằng, trong khi thao tác sử dụng phần mềm E-invoice, nếu có bất kỳ vướng mắc nào bạn cũng có thể liên hệ với trung tâm chăm sóc hỗ trợ khách hàng của ThaisonSoft ở bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào.

Theo đó, các vấn đề phát sinh liên quan đến hóa đơn cần giải quyết bạn sẽ được hỗ trợ tận tình, bất kế thời gian, địa lý. Nhờ vậy, công việc kinh doanh không bị gián đoạn, mang lại hiệu quả tối đa.

Như vậy, bài viết trên đây einvoice.vn đã giới thiệu đến bạn những điều cơ bản cần biết về hóa đơn điện tử và 5 dấu hiệu nhận biết một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất hiện nay.

5.5. Về kinh nghiệm triển khai

Danh sách các công ty lớn trong khối các doanh nghiệp FDI triển khai thành công dịch vụ hóa đơn điện tử Einvoice của Công ty Thái Sơn vẫn đang tiếp tục được nối dài ra thêm. Cái tên mới nhất triển khai thành công là Coca-Cola. Bên cạnh đó cũng là rất nhiều doanh nghiệp với đủ quy mô cũng đang sử dụng phần mềm Einvoice.

Điều đó phản ánh kinh nghiệm triển khai phong phú cũng như tính linh hoạt trong cung cấp dịch vụ của Thái Sơn. Tôi có thể chắc chắn bạn sẽ nhận được những tư vấn tốt nhất khi tìm đến với sản phẩm của Thái Sơn.

Kết luận

Tóm lại, bài viết gồm những nội dung chính sau:

Hóa đơn điện tử là gì?
Thông tư 68 – văn bản quan trọng nhất về hóa đơn điện tử.
Làm thế nào để sử dụng hóa đơn điện tử?
Phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến.
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.

Hy vọng rằng, quý độc giả đã có được những thông tin hữu ích khi tìm hiểu về hóa đơn điện tử.

Quý độc giả có nhu cầu được tư vấn về hóa đơn điện tử cũng như đăng ký dùng thử để trải nghiệm những tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice có thể liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/