Để được Cục Thuế cấp phép sử dụng, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy truyền thống.
1. Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn điện tử?
Được quy định trong Thông tư 68 ban hành năm 2019 hướng dẫn thực hiện một số điều trong Nghị định 119 về hóa đơn điện tử, thời hạn doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử là ngày 01/11/2020.
Như vậy, chỉ còn khoảng gần 5 tháng để doanh nghiệp nhanh chóng chuẩn bị các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phù hợp nhất.
2. Doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện gì để sử dụng hóa đơn điện tử
Theo khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
3. Một số lưu ý khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Trong quá trình tìm hiểu, chuyển đổi hay sử dụng hóa đơn điện tử, nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử chính là đơn vị đồng hành với doanh nghiệp.
Việc trao đổi kỹ càng với đơn vị này trong giai đoạn chuẩn bị của doanh nghiệp sẽ giúp giải pháp hóa đơn điện tử được xây dựng sát với nhu cầu thực tế và tối ưu hơn cho tổ chức của bạn.
Nếu sau một thời gian sử dụng, doanh nghiệp muốn mở rộng số điểm xuất hóa đơn hoặc có những yêu cầu phát sinh cho hệ thống hóa đơn điện tử, đừng ngần ngại trao đổi cụ thể với nhà cung cấp để tìm ra cách thức thực hiện phù hợp nhất.
>> Có thể bạn quan tâm: Kê khai thuế qua mạng.
Kết luận
Hy vọng rằng bài viết đã đem lại những nội dung thực sự hữu ích đến quý độc giả.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử hoặc đăng ký trải nghiệm phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi