Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử là 1 trong 3 hình thức hóa đơn (Hóa đơn tự in; Hóa đơn đặt in; Hóa đơn điện tử). Thay vì hóa đơn tạo lập trên giấy, hóa đơn điện tử được tạo lập & lưu trữ trên thiết bị điện tử. Bài viết hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo các quy định mới nhất.
1. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Để tiến hành các bước đăng ký hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử, bạn tiến hành theo hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Lập hóa đơn mẫu
Tổ chức, doanh nghiệp tiến hành khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử trên phần mềm đang sử dụng. Nếu đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn đăng nhập hệ thống, chọn chức năng “Phát hành hóa đơn”, chọn tiếp “3.1 Khởi tạo hóa đơn” để có thể tạo hóa đơn mẫu mình cần.
Sau khi tạo được hóa đơn mẫu, bạn tiến hành ký số lên hóa đơn mẫu rồi xuất ra file word và lưu lại vào thiết bị (máy tính) mình đang sử dụng. Theo đó, tên file nên đặt không dấu, ví dụ: Mau_hoa_don.
Bước 2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được lập theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Theo đó, bạn chọn chức năng “Phát hành hóa đơn”, chọn tiếp “1.1 In quyết định sử dụng HĐĐT”.
Khi bản Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử được hiển thị, bạn hoàn tất thông tin rồi nhấn “In quyết định”.
Tiếp đó sẽ scan màu ra file ảnh, chèn ảnh vào file word mới và lưu lại vào thiết bị mình đang sử dụng. Lưu ý cũng nên đặt tên file không dấu như: “Quyet_dinh_su_dung_hoa_don_dien_tu”.
>> Tham khảo: Quy định xử lý vi phạm xuất hóa đơn khống.
Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi đã hoàn thành xong 2 bước trên, bạn tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn và nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử theo 1 trong 2 cách sau:
- Nộp hồ sơ trực tuyến trên trang của Tổng Cục thuế.
- Nộp hồ sơ trên hệ thống phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK).
Với trường hợp lập thông báo phát hành hóa đơn và nộp hồ sơ trực tuyến trên trang của Tổng Cục thuế, bạn tiến hành như sau:
Truy cập trang Thuế điện tử của Tổng Cục thuế theo đường link: https://thuedientu.gdt.gov.vn/
Đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử để tiến hành kê khai, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
đăng nhập hệ thống
- Tiến hành đăng nhập hệ thống.
- Trường hợp nếu chưa là đăng ký tờ khai thì bạn chọn chức năng “Khai thuế”, chọn “Đăng ký tờ khai” và tiến hành các bước đăng ký tờ khai theo hướng dẫn của hệ thống.
- Trường hợp nếu đã làm đăng ký tờ khai rồi thì bạn chọn chức năng Khai thuế”, chọn “Kê khai trực tuyến” để tiến hành kê khai.
- Khi giao diện “Kê khai trực tuyến” xuất hiện, bạn chọn loại tờ khai là “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn” ở mục “Tờ khai” và nhấn “Tiếp tục”.
- Trên giao diện “Thông báo phát hành hóa đơn”, bạn điền tất cả các mục thông tin được yêu cầu rồi nhấn “Hoàn thành kê khai”.
Sau khi đã hoàn thành kê khai, bạn nhấn “Ký và nộp tờ khai” để hoàn tất bước này.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 4: Tra cứu và gửi phụ lục hồ sơ đăng ký
Để có thể hoàn tất việc nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần gửi phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm: Hóa đơn mẫu và Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.
Theo đó, bạn tiến hành theo hướng dẫn sau:tra cứu và gửi phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Tra cứu và gửi phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Khi kết quả tra cứu hiển thị, trên cột “Gửi phụ lục”, bạn nhấp chuột vào biểu tượng tệp của đúng tờ Thông báo phát hành hóa đơn mình mới tiến hành để có thể gửi thêm phụ lục hồ sơ đăng ký.
Tiếp đó, bạn chọn loại “Phụ lục” cần gửi, rồi nhấn “Chọn tệp tờ khai” để có thể tải lên bản Hóa đơn mẫu và Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (đã lập và lưu file vào thiết bị trước đó).
tải phụ lục đính kèm hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Cuối cùng, bạn nhấn “Nộp tờ khai” để có thể hoàn thành bước 4 cũng như hoàn thành quy trình các bước nộp hồ sơ đăng ký.
2. Hồ sơ đăng ký
Khi đã đáp ứng được các điều kiện yêu cầu, tổ chức, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị một bộ hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1, phần Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2, phần Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).
- Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối giải pháp hóa đơn điện tử cung cấp).
Lưu ý rằng, để việc nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử thì bạn và doanh nghiệp phải chuẩn bị trước cả chữ ký số (Token), bởi đây là điều kiện không thể thiếu.
Sau khi đã hoàn tất bộ hồ sơ cần chuẩn bị, tổ chức doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử.
3. Khi nào doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Tại Khoản 3, Điều 59, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ khẳng định sẽ bãi bỏ Khoản 2 và Khoản 4 của Điều 35, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Điều trên đồng nghĩa rằng, các các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh sẽ không bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020 nữa. Thay vào đó, thời hạn cuối cùng chuyển đổi HĐĐT được áp dụng trước ngày 01/07/2022.
Tại Khoản 1, Điều 60 của Nghị định mới này, Chính Phủ cũng quy định từ nay đến ngày 30/6/2022, nếu các đơn vị kinh doanh được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định nhưng chưa đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục dùng hóa đơn đang sử dụng và thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT. Cơ quan thuế sẽ xây dựng dữ liệu hóa đơn của cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi