Hóa đơn giá trị gia tăng (hay được gọi phổ biến bằng cái tên“Hóa đơn đỏ”) thực chất là là một loại chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên mua, sử dụng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hành động này thường được nhắc đến bằng cụm từ “xuất hóa đơn”. Để đảm bảo tính hợp pháp cho hóa đơn GTGT không chịu thuế, khi viết kế toán doanh nghiệp phải lưu ý sáu nội dung cơ bản và tuân thủ các quy định sau:
1. Viết đầy đủ thông tin bên mua hàng hóa, dịch vụ
Đối với thông tin bên mua, người lập hóa đơn cần điền đầy đủ thông tin vào các tiêu thức sau:
- Họ tên người mua hàng: Phải là họ tên của người trực tiếp đến mua và thực hiện giao dịch này.
- Tên đơn vị: Là tên công ty của bên mua. Tên này phải trùng khớp với tên trên giấy phép đăng ký kinh doanh của bên mua.
- Địa chỉ: Là địa chỉ của công ty bên mua. Địa chỉ này cũng phải trùng khớp với thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
- Mã số thuế.
- Hình thức thanh toán: Người viết hóa đơn dùng ký hiệu TM, CK hoặc TM/CK tùy trường hợp. Trong đó:
- TM: Là hình thức thanh toán bằng tiền mặt
- CK: Là hình thức thanh toán bằng chuyển khoản
- TM/CM: Là hình thức thanh toán chưa xác định
Lưu ý rằng: những trường hợp hóa đơn có giá trị trên 20.000.00 đồng thì bắt buộc bên mua phải lựa chọn hình thức thanh toán chuyển khoản thì mới được áp dụng khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2. Hoàn tất bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ bán ra
Tại bảng kê chi tiết, người viết hóa đơn phải điền đầy đủ thông tin vào cột: Số thứ tự; Tên hàng hóa, dịch vụ; Đơn vị tính; Số lượng; Đơn giá; và Thành tiền. Trong phần này, người viết hóa đơn cần lưu ý rằng:
- Nếu hàng hóa, dịch vụ được quy định mã thì bắt buộc phải ghi cả mã số vào.
- Các hàng hóa, dịch vụ cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì người viết cần phải ghi các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng dùng khi đăng lý pháp luật vào hóa đơn GTGT.
- Trường hợp là hóa đơn điều chỉnh thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót gì, tăng hay giảm, ký hiệu, ngày/tháng/năm.
Sau khi đã hoàn tất, nếu bảng kê vẫn còn thừa dòng thì gạch chéo toàn bộ phần còn trống đó, bắt đầu từ trái qua phải.
3. Viết đúng phần tổng cộng
Để đảm bảo tính chính xác cho tính đơn GTGT, người viết cần đảm bảo tính chuẩn xác cho phần tổng cộng tại các tiêu thức:
- Cộng tiền hàng.
- Thuế suất GTGT.
- Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của hai tiêu thức “Cộng tiền hàng” và “thuế suất GTGT”.
- Số tiền viết bằng chữ: Viết lại số liệu tại dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” bằng chữ.
>> Tham khảo: Hợp đồng điện tử được quy định thế nào?
4. Bắt buộc ký tên trên hóa đơn GTGT
Việc ký tên tại hóa đơn GTGT là bắt buộc. Do đó, hai bên bán mua phải hoàn tất các tiêu thức sau:
- Người mua hàng: Ai trực tiếp thực hiện giao dịch thì người đó sẽ ký. Nếu trường hợp khách hàng không tới mua trực tiếp thì bên bán phải ghi rõ bán hàng qua điện thoại, qua mạng hay qua fax.
- Người bán hàng: Người lập hóa đơn GTGT sẽ là người trực tiếp ký.
- Thủ trưởng đơn vị: Giám đốc của đơn vị phải trực tiếp ký sống, đóng dấu, ghi đầy đủ họ tên. Trường hợp ủy quyền cho người khác ký thì cũng phải thực hiện đầy đủ yêu cầu trên.
5. Viết đúng tiêu thức ngày/tháng/năm trên hóa đơn GTGT
Tiêu thức ngày/tháng/năm trên hóa đơn GTGT không chịu thuế nói riêng, hóa đơn GTGT nói chung, phải tuân thủ đúng quy định thời điểm lập hóa đơn. Cụ thể:
- Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa thì phải là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua. Không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.
- Thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ thì phải là ngày hoàn tất việc cung ứng dịch vụ. Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp bên cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước thì ngày lập hóa đơn phải là ngày thu tiền trước đó.
Lưu ý rằng, riêng với trường hợp kinh doanh dịch vụ thì hóa đơn GTGT được bỏ qua tiêu thức “đơn vị tính”.
Một số trường hợp bán hàng, cung ứng dịch vụ khác, đã được quy định riêng thì người lập chỉ việc căn cứ vào quy định của Thông tư số 68/2019/TT-BTC về thời điểm lập hóa đơn.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
6. Không cần viết thông tin bên bán trên hóa đơn GTGT
Vì thông tin bên bán đã được thể hiện sẵn trên hóa đơn nên người lập hóa đơn không cần phải viết tay tiêu thức này khi lập hóa đơn GTGT.
Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
Căn cứ theo Điểm 2.1, Phụ lục 4, Thông tư 39/2014/TT-BTC,
“2.1. Tổ chức nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế bán hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, đối tượng được miễn thuế GTGT thì sử dụng hóa đơn GTGT, trên hóa đơn GTGT chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất, số thuế GTGT không ghi và gạch bỏ.
Theo Điều 4, Thông tư 219/2013/TT-BT và Khoản 2, Điều 1, Thông tư 26/2015/TT-BTC thì đối tượng không chịu thuế GTGT bao gồm:
- Sản phẩm trồng trọt, chăn nuôi, thủy – hải sản.
- Chuyển quyền sử dụng đất.
- Các dịch vụ tài chính, ngân hàng, kinh doanh chứng khoán.
- Dịch vụ y tế, dịch vụ thú y.
- Dạy học, dạy nghề tuân theo quy định của pháp luật.
- Phần mềm máy tính (gồm cả sản phẩm phần mềm), dịch vụ phần mềm theo quy định của pháp luật,…
>> Tham khảo: Quy trình lập báo cáo tài chính.
Các đối tượng chịu thuế GTGT 0% theo Điều 9, Thông tư 219/2013/TT-BTC bao gồm:
- Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu.
- Hoạt động xây dựng, lắp đặt công trình ở nước ngoài hoặc khu vực phi thuế quan.
- Hoạt động vận tải quốc tế.
- Hàng hóa, dịch vụ thuộc diện không chịu thuế GTGT khi xuất khẩu…
Kết luận
Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi