Nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử

Tổng hợp các quy định quan trọng về nguyên tắc cần tuân thủ khi giao kết hợp đồng điện tử. Hy vọng rằng bài viết sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

1. Quy định về giao kết hợp đồng điện tử

Hợp đồng là một cam kết giữa hai hay nhiều bên (pháp nhân) để làm hoặc không làm một việc nào đó trong khuôn khổ pháp luật. Hợp đồng thường gắn liền với dự án, trong đó một bên thỏa thuận với các bên khác thực hiện dự án hay một phần dự án cho mình. Và cũng giống như dự án, có dự án chính trị xã hội và dự án sản xuất kinh doanh, hợp đồng có thể là các thỏa ước dân sự về kinh tế (hợp đồng kinh tế) hay xã hội.

Hợp đồng có thể được thể hiện bằng văn bản hay bằng lời nói có thể có người làm chứng, nếu vi phạm hợp đồng hay không theo cam kết thì 2 bên sẽ cùng nhau ra tòa và bên thua sẽ chịu mọi phí tổn.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Trong một hợp đồng làm bằng văn bản, các nội dung cần thiết được thể hiện là:

• Tên và thông tin địa chỉ các bên
• Thông điệp nêu rõ sự đồng ý trên thỏa thuận
• Nội dung và phạm vi công việc thực hiện/hàng hóa được mua bán
• Giá cả và số lượng hàng hóa
• Quy cách hàng hóa
• Thời điểm và phương thức giao hàng
• Phương thức giải quyết tranh chấp, luật áp dụng và tòa thụ lý nếu có tranh tụng
• Bảo mật thông tin
• Các điều khoản chung và thời hiệu hợp đồng

Luật Giao dịch điện tử đã chỉ ra 3 nguyên tắc khi giao kết hợp đồng điện tử, bao gồm:

• Các bên được thỏa thuận chọn phương tiện điện tử cho hợp đồng.
• Hợp đồng điện tử phải tuân thủ Luật Giao dịch điện tử và các quy định áp dụng cho hợp đồng truyền thống.
• Các bên được thỏa thuận yêu cầu kỹ thuật, chứng thực và các điều kiện khác để đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật của hợp đồng.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Trên đây là quy trình giao kết hợp đồng điện tử theo quy định của pháp luật. Với sự phát triển của công nghệ, các giao dịch điện tử sẽ dần dần thay thế hoàn toàn giao dịch truyền thống, việc áp dụng hợp đồng điện tử là tất yếu nên doanh nghiệp cần nắm vững các quy định này để giao kết hợp đồng đúng quy định.

2. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử

Tùy theo các bên tham gia hợp đồng điện tử mà quy trình giao kết hợp đồng sẽ khác nhau nhưng thông thường quy trình sẽ như sau:

Bước 1: Đề nghị giao kết hợp đồng

Đề nghị giao kết hợp đồng là các bên bày tỏ sự mong muốn hợp tác dựa trên các quy định thỏa thuận. Vì vậy, bước đầu tiên để giao kết hợp đồng là các bên cùng nhau thương thảo để tạo ra các quy định đó.

Để đề nghị giao kết hợp đồng, bên đề nghị đăng nhập tài khoản hệ thống hợp đồng điện tử, tạo lập hợp đồng với đầy đủ nội dung điều khoản, quyền và nghĩa vụ các bên,…

>> Tham khảo: Hóa đơn VAT trong xuất khẩu hàng hóa.

Bước 2: Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng

Bên được đề nghị sẽ kiểm tra, xem xét và trả lời chấp nhận hoặc không chấp nhận toàn bộ nội dung của hợp đồng bằng hành động cụ thể:

• Bên nhận đề nghị giao kết hợp đồng (thường là khách hàng, đối tác) nhận email thông báo tự động, truy cập vào đường link hợp đồng không cần dùng tài khoản đăng nhập hệ thống.
• Bên nhận đề nghị duyệt trước nội dung hợp đồng và tiến hành xác nhận đồng ý với những nội dung hợp đồng bằng cách ký số vào hợp đồng.

Bước 3: Các bên thực hiện hợp đồng

Sau khi ký kết hợp đồng, hệ thống gửi thông báo hoàn tất ký kết hợp đồng, hợp đồng điện tử khi đó sẽ được lưu trữ và mã hóa giao kết hợp đồng. Hoàn thành giao kết hợp đồng, hai bên sẽ chuẩn bị cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc thực hiện các điều khoản đã nêu ra trong hợp đồng điện tử.

Theo quy định tại Điều 33, 34 Luật Giao dịch điện tử 2005 thì “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

Một số đặc điểm của hợp đồng điện tử khiến chúng khác biệt so với hợp đồng thông thường là:

– Có sự tham gia của ít nhất 3 chủ thể trong giao kết hợp đồng

Bên cạnh chủ thể giao kết thông thường là bên bán và bên mua còn có sự xuất hiện của bên thứ ba có liên quan chặt chẽ đến hợp đồng điện tử – đó là các nhà cung cấp các dịch vụ mạng và các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử. Bên thứ ba này không tham gia vào quá trình đàm phán, giao kết hay thực hiện hợp đồng điện tử. Họ tham gia với tư cách là các cơ quan hỗ trợ nhằm đảm bảo tính hiệu quả và giá trị pháp lý cho việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.

– Phạm vi áp dụng có phần bị hạn chế

Theo quy định tại Điều 1 Luật Giao dịch điện tử 2005 thì các giao dịch điện tử được áp dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước; trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định.

Các quy định của giao dịch điện tử không áp dụng đối với việc: cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.

>> Tham khảo: Báo cáo tài chính giữa niên độ.

– Tính phi biên giới

Do hợp đồng điện tử được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, cho nên nó không yêu cầu hai bên trong hợp đồng phải gặp mặt nhau để ký kết, mà dù ở bất cứ đâu hay ở khoảng thời gian nào thì hai bên cũng có thể chủ động ký kết hợp đồng.

– Tính vô hình, phi vật chất

Môi trường điện tử là môi trường số hóa, môi trường ảo, vì vậy, các hợp đồng điện tử mang tính vô hình, phi vật chất, nghĩa là hợp đồng điện tử tồn tại, được chứng minh, được lưu trữ bởi các dữ liệu điện tử không thể cầm nắm hay cảm nhận được.

Kết luận

Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/