Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử cần đáp ứng điều kiện gì?

Điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng bắt buộc trong năm 2020. Vì thế, đây là giai đoạn nước rút để các doanh nghiệp nhanh chóng triển khai hóa đơn điện tử tại đơn vị. Bài viết sau sẽ giải đáp điều kiện mà các doanh nghiệp cần đáp ứng để khởi tạo hóa đơn điện tử.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.

Hóa đơn điện tử bao gồm:

  • Hóa đơn xuất khẩu
  • Hóa đơn giá trị gia tăng
  • Hóa đơn bán hàng
  • Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
  • Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bên cạnh đó, theo Khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư  68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định:

“Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.”

2. Quy định về điều kiện đối với tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử

Điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử

Tại Khoản 2, Điều 4, Thông tư số 32/2011/TT-BTC Bộ Tài chính đã quy các điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử với các tổ chức khởi tạo hóa đơn như sau:

  • Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
  • Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
  • Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

  • Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
  • Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
  • Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải có chữ ký điện tử theo đúng quy định của pháp luật.
  • Tổ chức khởi tạo HĐĐT cần có hệ thống lưu trữ dữ liệu đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

3. Vì sao nên sử dụng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp chuyên nghiệp?

Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp tại Việt Nam là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chính vì thế, năng lực về công nghệ để xây dựng và tài chính để duy trì một hệ thống hóa đơn điện tử riêng biệt là một áp lực rất lớn.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế có thể hủy được không?

Chính vì thế, hầu hết doanh nghiệp sẽ chọn sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp phần mềm chuyên nghiệp. Những lợi ích có thể kể đến như:

  • Tiết kiệm chi phí vận hành hệ thống.
  • Không tốn chi phí nâng cấp công nghệ.
  • Chi phí rẻ hơn.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*