Hóa đơn điện tử là phương thức quản lý hóa đơn chứng từ hiện đại và phù hợp với sự phát triển của xã hội hiện nay. Khi cuộc các mạng công nghiệp lần thứ tư đang diễn ra với tốc độ ngày càng nhanh và tác động ngày càng sâu rộng đến đời sống xã hội cũng như định hình lại các mô hình kinh doanh. Chính vì thế, doanh nghiệp nên nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để phù hợp với quy định của pháp luật về thời điểm áp dụng bắt buộc và sự phát triển của thời đại.
1. Quy định về thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử bắt buộc
Theo Thông tư số 68/2019/TT-BTC mới đây nhất được Bộ Tài chính ban hành thì từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.
Điều này đồng nghĩa với việc các tổ chức, doanh nghiệp phải hoàn thành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử muộn nhất vào ngày 30/11/2020.
Thời điểm này đang đến gần đòi hỏi doanh nghiệp phải gấp rút hoàn thành quá trình chuyển đổi của mình. Để quá trình chuyển đổi sang quản lý hóa đơn điện tử nhanh chóng và hệ thống hoạt động ổn định, doanh nghiệp cần lưu ý trong việc lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử tốt, đáp ứng đầy đủ tính năng nghiệp vụ cũng như lựa chọn một đơn vị triển khai uy tín, giàu kinh nghiệm và đáp ứng được những tiêu chuẩn khắt khe của Bộ Tài Chính.
2. Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay
Để lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử tốt, đội ngũ của chúng tôi đã xem xét đến những yếu tố về kĩ thuật và các yếu tố về nghiệp vụ mà sản phẩm đó phải đáp ứng được.
Theo đó, phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice từ Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn được chúng tôi đánh giá là một trong những sản phẩm tốt nhất hiện nay trong lĩnh vực hóa đơn điện tử.
2.1. Về mặt tính năng đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ
Một phần mềm hóa đơn điện tử cần có những tính năng cơ bản như sau:
- Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
- Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
- Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ
Tuy nhiên, phần mềm hóa đơn điện Einvoice còn có thêm những tính năng nâng cao cực kì hấp dẫn như:
- Đa dạng hình thức tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn
- Truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, giữa nhiều cấp quản lý
- Xử lý chính xác lượng hóa đơn điện tử lớn, liên tục 24/7
- Tính năng phân quyền và quản lý nhiều cấp phù hợp mô hình tổ chức
- Cổng ký tiện dụng: Một chữ ký số dùng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
- Phê duyệt hóa đơn, gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn
2.2. Về mặt giao diện
Giao diện của phần mềm phải thân thiện với người dùng và dễ sử dụng. Với phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, giao diện được chăm chút và tổ chức hợp lý giúp các kế toán viên có thể dễ dàng thao tác và thực hiện các công việc nhanh chóng.
2.3. Về tính bảo mật của hệ thống
Hệ thống cần phải đáp ứng các tiêu chuẩn về bảo mật, đảm bảo tính an toàn, bảo mật và toàn vẹn thông tin.
Chính vì hiểu được tầm quan trọng của vấn đề bảo mật, phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice được áp dụng công nghệ Blockchain. Đây là một trong những công nghệ nổi tiếng nhất hiện nay.
3. Những lí do khiến Thái Sơn là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn với hơn 17 năm hình thành và phát triển là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay.
Sau đây là những lý do mà chúng tôi đã tổng hợp để đưa ra kết luận trên:
3.1. Về tính pháp lý của đơn vị trung gian
Để có thể được cấp phép cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cần phải là doanh nghiệp, tổ chức được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
3.2. Đội ngũ nhân sự của đơn vị trung gian
Bên cạnh tính pháp lý của doanh nghiệp, đội ngũ kỹ thuật viên của đơn vị trung gian cung cấp dịch vụ cũng cần phải đáp ứng hai điều kiện cơ bản như sau:
- Có nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.
- Có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24 giờ trong ngày để duy trì sự hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
3.3. Về tài chính của đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp muốn tham gia vào thị trường cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cũng cần phải đáp ứng những tiêu chuẩn về tài chính nhất định. Theo quy định, đơn vị trung gian đó cần phải có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.
3.4. Về hệ thống kỹ thuật của đơn vị trung gian
Đây là tiêu chí quan trọng nhất để doanh nghiệp có thể được chấp thuận cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho các đơn vị kinh doanh khác. Những tiêu chí về kỹ thuật mà đơn vị đó cần phải đáp ứng gồm có:
- Hệ thống thiết bị, kỹ thuật phải bảo đảm cung cấp dịch vụ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng hóa đơn điện tử và bảo đảm kết nối an toàn với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, trừ thời gian bảo trì. Thời gian bảo trì không quá 2% tổng số giờ cung cấp dịch vụ trong một năm; có khả năng cung cấp dịch vụ thông qua các loại thiết bị như máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh của người sử dụng.
- Bảo đảm năng lực, khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
- Có các quy trình thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; bảo đảm có khả năng phục hồi dữ liệu kể từ thời điểm hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử gặp sự cố. Lưu trữ chứng từ điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử gốc phải được lưu giữ trên hệ thống và được truy cập trực tuyến. Nhật ký giao dịch điện tử phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán kể từ thời điểm thực hiện giao dịch thành công. Bảo đảm các thông tin lưu trữ trong nhật ký giao dịch được tra cứu trực tuyến trong thời gian lưu trữ.
- Đáp ứng các yêu cầu về chuẩn kết nối dữ liệu của Bộ Tài chính.
3.5. Về đội ngũ hỗ trợ
Đội ngũ hỗ trợ khách hàng của Thái Sơn hoạt động vô cùng hiệu quả. Nếu bạn đã từng sử dụng một trong những sản phẩm nổi tiếng của Thái Sơn trong lĩnh vực hải quan như Ecus, bảo hiểm xã hội như EBH… thì chắc chắn bạn sẽ cùng chung quan điểm với chúng tôi về sự nhiệt tình và chuyên môn tốt của đội ngũ hỗ trợ kĩ thuật của công ty.
Kết luận
Hy vọng rằng bài viết của chúng tôi đã đem đến những thông tin hữu ích đến quý độc giả.
Để nhận được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi