Hóa đơn điện tử giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến gửi hóa đơn cho khách hàng, lưu trữ hóa đơn, và tra cứu thông tin trong lĩnh vực vận tải hàng không. Bài viết giải đáp thắc mắc từ nhiều doanh nghiệp về việc ứng dụng hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp vận tải hàng không hiện nay.
1. Đặc điểm của ngành vận tải bằng đường hàng không
Hàng năm, ngành vận tải hàng không vẫn luôn dẫn đầu danh sách các ngành có mức tăng trường ấn tượng với số lượng chuyến vận tải không ngững tăng. Ngoài mảng vận tải hành khách, các hãng hàng không còn có những mảng dịch vụ đi kèm như: vận chuyển hàng hoá, bảo dưỡng máy bay, cho thuê nhân sự… Chính vì thế, nhu cầu phát sinh giao dịch là rất lớn dẫn đến phải sử dụng một nguồn tài nguyên có thể nói là khổng lồ cho in ấn, vận chuyển, bảo quản và xử lý các thủ tục hành chính liên quan đến hóa đơn nếu sử dụng hóa đơn giấy truyền thống. Bên cạnh đó là nguy cơ mất mát và hư hại trong qua trình vận chuyển đường dài là rất lớn. Đó là sự lãng phí rất lớn cho nền kinh tế trong bối cảnh kinh doanh ngày nay khi ngày càng nhiều doanh nghiệp sử dụng công nghệ để tối ưu chi phí cũng như bộ máy quản lý.
Bên cạnh đó là đặc thù kinh doanh của lĩnh vực hàng không dẫn đến cơ cấu kế toán khá phức tạp. Ví dụ với dịch vụ vận tải hành khách và hàng hóa, hầu hết các giao dịch của hãng sẽ chỉ thông qua tổng đại lý. Dù số lượng hành khách, hàng hóa là rất lớn nhưng việc xuất hóa đơn cho những khách hàng này đều do các tổng đại lý, đại lý phụ trách. Các hãng hàng không chỉ thực hiện xuất hóa đơn gộp cho tổng đại lý định kỳ. Điều này lý giải vì sao hóa đơn không được sử dụng nhiều trong ngành hàng không.
Tuy nhiên, bên cạnh những dịch vụ chính kể trên, các hãng hàng không còn cung cấp nhiều dịch vụ khác như cho thuê nhân sự, dịch vụ bảo trì, sửa chữa phụ tùng, dịch vụ mặt đất, vận tải mặt đất, nhiên liệu … Với các mảng dịch vụ và sản phẩm như vậy, hiện các hãng hàng không vẫn đang thực hiện xuất hóa đơn giấy cho khách hàng. Bất chấp việc các hãng đã áp dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP hay, Business Intelligence nhưng việc sử dụng hóa đơn tự in vẫn có những rủi ro dẫn đến sai sót không đáng có, thời gian xuất hóa đơn lâu, khả năng thất lạc hóa đơn là rất cao.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử trong vận tải hàng không chính là giải pháp tối ưu cho những vấn đề trên.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Xem hóa đơn điện tử trên app Einvoice.
2. Hóa đơn điện tử đem lại lợi ích thế nào?
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp trong lĩnh vực này doanh nghiệp sẽ được hưởng những lợi ích như:
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
- Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như: email. sms,…
Chính vì thế, hóa đơn điện tử được cho là giải pháp tối ưu đối với các doanh nghiệp vận tải nói chung và các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng phương thức vận tải theo đường hàng không.
Ngoài ra, sự phát triển của công nghệ đã giúp phần mềm hóa đơn điện tử có thể có mặt trên các thiết bị di động, giúp doanh nghiệp dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc quản lý hóa đơn. Thấu hiểu nhu cầu của khách hàng, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) phát triển phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice phiên bản Mobile. Phiên bản mới này giúp doanh nghiệp có thể đăng nhập tài khoản sử dụng mọi lúc, mọi nơi, thao tác tạo lập và theo dõi, quản lý hóa đơn chủ động hơn, không bị gò bó về không gian và thời gian.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Giải pháp hóa đơn điện tử Einvoice cho doanh nghiệp vận tải
Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập, gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử, giúp giảm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp. Phần mềm E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hoá đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn. Với phần mềm E-Invoice, doanh nghiệp được hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng ngay trên phần mềm và theo đúng quy định.
Sử dụng phần mềm E-Invoice mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như: giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn, bảo mật an toàn dữ liệu. Doanh nghiệp thực hiện tạo lập hóa đơn điện tử cho khách hàng một cách đơn giản, chính xác nhờ cơ sở dữ liệu thông tin doanh nghiệp đã được tích hợp sẵn trên phần mềm. Việc ký số lên từng hóa đơn điện tử hoặc ký điện tử cùng lúc cho nhiều hóa đơn đã lập cũng trở lên dễ dàng hơn. Sau khi lập hóa đơn, phần mềm cho phép tự động gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua các phương tiện điện tử như: email, SMS…
>> Tham khảo: Kê khai thuế GTGT.
Doanh nghiệp khi áp dụng hóa đơn điện tử từ phần mềm E-Invoice của Thái Sơn còn được hỗ trợ nhiều mẫu báo cáo thống kê, mẫu báo cáo phục vụ kê khai thuế và các tiện ích khác khi lập hóa đơn. E-Invoice linh hoạt tích hợp truyền nhận dữ liệu từ hệ thống SAP, ERP, CRM, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán,… các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN…
Bên cạnh đó, ban lãnh đạo của Thái Sơn luôn quan tâm đến vấn đề bảo mật dữ liệu của hệ thống. ISO/IEC 27001:2013 được biết đến là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn thông tin do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) và Ủy ban Điện kỹ thuật Quốc tế (IEC) hợp tác xây dựng trên toàn cầu, giúp kiểm soát tổng thể và hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin của các doanh nghiệp, đồng thời ngăn ngừa các nguy cơ rủi ro có thể xảy đến với tài sản của doanh nghiệp. Sau khoảng 2 tháng xây dựng hệ thống quản lý an ninh dữ liệu, vượt qua những vòng kiểm tra, đánh giá gắt gao về tuân thủ tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013, THAISONSOFT đã chính thức nhận được Chứng nhận ISO/IEC 27001:2013 từ Tổ chức kiểm định quốc tế TÜV NORD Việt Nam vào ngày 27/2/2020.
>> Có thể bạn quan tâm: Danh sách công văn gửi thuế hữu ích.
Kết luận
Như vậy, bài viết đã giải đáp thắc mắc từ quý độc giả liên quan đến ứng dụng hóa đơn điện tử trong vận tải hàng không.
Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi