Hiện nay, việc tìm kiếm và tra cứu hóa đơn điện tử đã trở nên cực kì đơn giản. Vậy quy định về tra cứu hóa đơn điện tử gồm những điểm gì mà doanh nghiệp cần nắm vững?
1. Hóa đơn điện tử gồm những loại nào?
Căn cứ Điều 5, Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/11/2018 quy định rõ hóa đơn điện tử bao gồm có những loại sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
Tuy nhiên, dù là với loại hóa đơn điện tử nào, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn trên cổng thông tin của nhà cung cấp hoặc website của Cục Thuế.
2. Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử được quy định thế nào?
Tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 28, cụ thể như sau:
- Bên sử dụng thông tin thực hiện truy cập, truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu hóa đơn điện tử.
- Tổng cục Thuế thực hiện công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu.
- Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin nhập thông tin hóa đơn điện tử tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Trường hợp các cơ quan quản lý nhà nước, người có thẩm quyền có nhu cầu theo quy định của pháp luật về việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, về xác minh tính hợp pháp của hàng hóa đang lưu thông trên thị trường và các thủ tục hành chính khác có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì cơ quan thuế có trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các cơ quan, người có thẩm quyền có liên quan.
- Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng hệ thống cung cấp thông tin tự động.
3. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử
Để tra cứu hóa đơn điện tử GTGT nhanh nhất và chính xác nhất, bạn thực hiện theo 3 bước được chỉ dẫn dưới đây.
Bước 1: Truy cập website tra cứu hóa đơn của cục thuế
Để tra cứu hóa đơn GTGT, bạn truy cập website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html
Bước 2: Tra cứu thông tin hóa đơn GTGT
Tại trang chủ, bạn nhấn vào chức năng “Thông tin thông báo phát hành”, chọn “Hóa đơn”, chọn tiếp “Tổ chức, cá nhân”.
Giao diện “Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ” sẽ hiển thị ngay sau đó. Bạn cần điền tất cả thông tin được yêu cầu để tiến hành tra cứu.
Cụ thể:
- Mã số thuế: Điền mã số thuế doanh nghiệp cần tra cứu.
- Ngày phát hành từ: Điền khoảng thời gian bạn cần tra cứu
- Sau khi đã nhập mã xác thực, bạn nhấn vào ô “Tìm kiếm”.
- Tiếp đó, bạn kéo chuột xuống mục “Danh sách phát hành”, kích vào “Ngày phát hành” để hiển thị đầy đủ thông tin như hình bên dưới và phục vụ mục đích tra cứu.
Bước 3. Đối chiếu hóa đơn với kết quả tra cứu
Với kết quả tra cứu hiển thị, bạn dùng đối chiếu với Hóa đơn điện tử GTGT mình nhận được xem có bất kỳ sai sót nào hay không.
Cụ thể, bạn đối chiếu 4 thông tin sau:
- Đối chiếu “Mẫu số” hóa đơn.
- Đối chiếu “Ký hiệu hóa đơn”.
- Đối chiếu “Số lượng hóa đơn” và “Từ số” nào “Đến số” nào.
- Đối chiếu “Ngày bắt đầu sử dụng”.
Nếu thông tin hoàn toàn trùng khớp thì hóa đơn bạn tra cứu là hợp lệ. Và ngược lại, nếu kết quả đối chiếu không đúng với 1 trong 4 thông tin trên thì hóa đơn không hợp pháp.
>> Tham khảo: Báo cáo thuế thu nhập cá nhân theo tháng.
Kết luận
Hy vọng rằng bài viết đã đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi