Quy định về điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Lưu trữ hóa đơn là hoạt động bắt buộc theo luật kế toán. Doanh nghiệp có thể tự lưu trữ đơn trên hệ thống của mình hoặc sử dụng dịch vụ từ các nhà cung cấp hóa đơn điện tử chuyên nghiệp. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp trong đó có Thái Sơn đã áp dụng những công nghệ tiên tiến như blockchain nhằm bảo đảm dữ liệu hóa đơn không bị mất mát trong quá trình bảo quản lâu dài. Bài viết sẽ tìm hiểu các điều kiện cần đáp ứng khi lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào cho doanh nghiệp.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.

Hiện nay, hóa đơn điện tử đã được sử dụng bởi phần lớn các doanh nghiệp trong cả nước nhờ những lợi ích thiết thực mà hình thức quản lý chứng từ kế toán này đem lại như:

• Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
• An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
• Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
• Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như: email, sms,…

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ.

2. Quy định về điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Tại Khoản 2, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính cũng quy định thêm về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đã lập dưới dạng thông điệp dữ liệu thì cần phải thoả mãn các điều kiện sau:

• Người dùng phải truy cập và xem được nội dung của hóa đơn điện tử nhằm tham chiếu những khi cần thiết.
• Nội dung của hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi đi hay nhận về, hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện nội dung hóa đơn điện tử đó một cách chính xác nhất.
• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo một cách thức nhất định, cho phép người dùng xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến và ngày giờ gửi/nhận hóa đơn điện tử.

Như vậy, với các quy định nêu trên của Bộ Tài chính về vấn đề lưu trữ hóa đơn điện tử thì các HĐĐT sau khi được xuất phải được lưu trữ thông thường khoảng 10 năm để đảm bảo tính hợp pháp theo quy định của Luật Kế toán.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Quy định về trách nhiệm lưu trữ hóa đơn của các bên

Theo đó, căn cứ vào Khoản 1, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp như sau:

• Bên bán và mua hàng, có sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính thì cần phải tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán. Với các trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp phần mềm HĐĐT thì các tổ chức trung gian phải thực hiện việc lưu trữ HĐĐT theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán.
• Với trường hợp bên bán hay bên mua là đơn vị kế toán thì tổ chức trung gian cần cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần phải có trách nhiệm lưu trữ, sao lưu dữ liệu HĐĐT ra các vật mang tin như: bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong,… hoặc tiến hành sao lưu trực tuyến để có thể bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Kết luận

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/