Bài viết tổng hợp những điểm khác biệt cơ bản của hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử so với các loại hóa đơn giấy thông thường.
1. Hóa đơn là gì?
Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.
Hiện nay, hóa đơn được sử dụng đang gồm 3 loại:
- Hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn tự in.
- Hóa đơn đặt in.
Trong đó, hóa đơn điện tử có thể được chuyển đổi thành chứng từ giấy nhằm phục vụ công tác kiểm tra hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
>> Tham khảo: Hóa đơn đỏ là gì?
2. Hóa đơn chuyển đổi có gì khác so với hóa đơn giấy?
2.1. Xét về ký hiệu hóa đơn:
- Hóa đơn giấy chuyển đổi từ HĐĐT có ký hiệu là VC/15E.
- Hóa đơn giấy ký hiệu là VC/15P
2.2. Xét về chữ ký trên hóa đơn:
- Hóa đơn giấy chuyển đổi từ HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký người mua và đóng dấu người bán. Với một số trường hợp bắt buộc thì hóa đơn này chỉ cần có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi mà thôi.
- Hóa đơn giấy buộc phải có chữ ký tay thông thường của hai bên mua và bán.
2.3. Về liên hóa đơn:
- Dù là hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử đều không có khái niệm về kiên.
- Hóa đơn giấy thường phải có 2-3 liên.
2.4. Ký hiệu hóa đơn chuyển đổi
Một yếu tố giúp bạn dễ dàng phần biệt nhất giữa hai loại hóa đơn này là hóa đơn giấy chuyển đổi từ HĐĐT sẽ có thêm dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.
3. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn
Tại Điều 12 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định nguyên tắc chuyển đổi sang chứng từ giấy như sau:
- Những người bán hàng được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa hữu hình trong quá trình vận chuyển, lưu thông. Tuy nhiên, với hóa đơn chuyển đổi theo mục đích này thì bên bán chỉ được phép chuyển đổi 01 lần duy nhất.
- Hóa đơn chuyển đổi này cũng cần phải đáp ứng các quy định tại Khoản 2, 3, 4 của Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Ngoài ra, cả người mua và người bán hàng đều được chuyển đổi sang chứng từ giấy để phục vụ cho mục đích lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán. Các hóa đơn chuyển đổi với mục đích này cũng cần phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 của Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ngoài ra, mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi