Thế nào là mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ?

Doanh nghiệp khi tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử cần lưu ý nhưng điều gì để đảm bảo tính hợp lệ theo đúng quy định? Mẫu hóa đơn được lập khi nào?

1. Khi nào cần sử dụng mẫu hóa đơn điện tử

Mẫu hóa đơn điện tử là một trong những yêu cầu cần thiết phải có khi tổ chức, doanh nghiệp lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.

Cụ thể, hồ sơ cần chuẩn bị để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

• Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
• Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
• Mẫu hóa đơn điện tử. Thường thì mẫu hóa đơn điện tử sẽ có sẵn trên phần mềm hóa đơn điện tử mà tổ chức, doanh nghiệp sử dụng, do nhà phân phối cung cấp.

2. Quy định về mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định rất rõ về mẫu hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi thỏa mãn đồng thời 2 điều kiện:

Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
• Các nội dung cần phải có trong mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ cũng đã được quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, bao gồm:
• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.

Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.

Lưu ý, những nội dung trong mẫu hóa đơn điện tử đều phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ – hoặc nội dung thu tiền.

3. Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn được không?

Theo trình tự khởi tạo hóa đơn điện tử, sau khi tìm hiểu và phối hợp được với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, để có thể sử dụng doanh nghiệp cần lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi lên cơ quan Thuế để được xét duyệt. Sau khi được cơ quan Thuế quản lý xét duyệt đồng ý khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bắt đầu tạo mẫu hóa đơn để sử dụng trong công tác bán hàng và cung ứng dịch vụ. Đặc biệt, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thiết kế ra mẫu hóa đơn điện tử riêng biệt cho mình.

>> Có thể bạn quan tâm: Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

Sau khi quyết định mẫu hóa đơn điện tử sẽ sử dụng, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và sử dụng hóa đơn điện tử từ đó. Khi đã bắt đầu sử dụng hóa đơn điện thì hóa đơn giấy còn dư thừa chưa sử dụng phải được hủy đi.

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, các thông tin theo như đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có thay đổi. Doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký lại thông tin theo mẫu và gửi lại cơ quan Thuế để được đồng bộ dữ liệu. Những thông tin thay đổi, doanh nghiệp có thể sửa trực tiếp trên mẫu hóa đơn đã thiết kế trước đó.

Kết luận

Mọi thắc mắc về mua hóa đơn hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/