
Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn dù là hóa đơn đã kê khai, doanh nghiệp có thể lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?
Trước khi tiến hành download mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn, một trong những điều bạn nên làm đó là tìm hiểu xem biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì, khi nào cần dùng loại biên bản này để đảm bảo rằng khi tải về bạn sử dụng nó vào mục đích đúng và hợp pháp.
Thực tế, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là một loại chứng từ mà các kế toán sẽ cần đến khi phát hiện có lỗi sai sót xảy ra với hóa đơn điện tử, cần phải tiến hành điều chỉnh.
2. Nội dung trên biên bản điều chỉnh
Nhằm đảm bảo tính hợp pháp cho loại văn bản này, thì loại biên bản này cũng cần phải đáp ứng đúng các yêu cầu cơ bản về nội dung theo quy định của pháp luật hiện hành. Cụ thể:
- Biên bản điều chỉnh hóa đơn phải có ngày trùng khớp ngày với trên hóa đơn điều chỉnh.
- Nội dung trên văn bản này phải thể hiện chi tiết: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày/tháng/năm… ký hiệu…; xuất hóa đơn điều chỉnh số… ngày/tháng/năm… ký hiệu …; và nội dung điều chỉnh.
- Văn bản này cần phải có ký điện tử của hai bên bán và mua phải lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Với những trường hợp bên mua không có chữ ký số thì bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận bằng giấy rồi ghi rõ sai sót, hai bên cũng cần ký sống vào văn bản này.
>> Tham khảo: Khi nào hộ kinh doanh cần sử dụng hóa đơn điện tử.
3. Quy định về trường hợp lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
Với những trường hợp hóa đơn đã lập sai sót và cần phải điều chỉnh thì Bộ Tài chính đã quy định rõ tại Khoản 3, Điều 20, Thông tư số 39/2014/TT-BTC như sau:
- Hai bên bán và mua cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc lập thỏa thuận bằng phương thức văn bản có ghi rõ lỗi sai sót.
- Bên bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót và cần ghi rõ các sai sót mắc phải, chẳng hạn như: Điều chỉnh tăng/giảm số lựa hàng hóa, giá bán, thuế GTGT; tiền thuế GTGT; ký hiệu hóa đơn; địa chỉ hóa đơn,…
- Cuối cùng, sau khi đã lập văn bản này và hóa đơn điều chỉnh, hai bên mua và bán sẽ tiến hành kê khai hóa đơn đã điều chỉnh theo đúng pháp luật.
Hiện nay, văn bản này sẽ được áp dụng cho mọi loại hóa đơn như: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng,… khi các hóa đơn này xảy ra sai sót và cần phải điều chỉnh. Cụ thể hơn, nó sẽ áp dụng cho các trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua; hoặc đã giao hàng hóa, đã cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế.
Những trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót nhưng chưa kê khai thì kế toán chỉ cần lập biên bản thu hồi và xuất hóa đơn mới theo quy định của pháp luật là xong.
Thông thường, với các trường hợp hóa đơn xảy ra sai sót cần phải lập văn bản này thì phải lập luôn cả hóa đơn điều chỉnh. Tuy nhiên, nếu là sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì hai bên bán và mua chỉ phải lập văn bản này và không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, căn cứ vào văn bản này thì cả hai bên bán và sẽ sẽ phải kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào, đồng thời các hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Theo quy định, dù cùng là hóa đơn đã kê khai và xảy ra sai sót nhưng với mỗi lỗi sai khác nhau thì sẽ có cách xử lý cũng khác nhau:
- Với trường hợp hóa đơn lập sai số lượng hàng hóa, sai đơn giá, sai thuế suất thuế giá trị gia tăng, sai số tiền thuế giá trị gia tăng, tổng thanh toán thì doanh nghiệp (bên bán) phải lập đồng thời cả biên bản điều chỉnh hóa đơn và hóa đơn điều chỉnh.
- Với trường hợp hóa đơn lập sai về tên, địa chỉ nhưng ghi đúng mã số thuế của bên mua thì doanh nghiệp bên bán chỉ phải lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn mà thôi.
Lưu ý rằng, với hóa đơn sai sót nhưng chưa kê khai thì doanh nghiệp phải lập biên bản thu hồi hóa đơn. Các doanh nghiệp phải phân biệt rõ 2 trường hợp này để tránh nhầm lẫn biên bản sử dụng.
Kết luận
Hy vọng rằng bài viết đã giải đáp được những thắc mắc của quý độc giả.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi