Hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử khi nào?

Hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng bắt buộc vào ngày 01/11/2020 theo quy định tại Thông tư 68. Tuy nhiên, đối với hộ kinh doanh, trong một số điều kiện nhất định sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.

1. Bắt buộc sử dụng với hộ kinh doanh

Theo Điểm 4 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, quy định về hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh như sau:

“Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.”

Như vậy, các hộ kinh doanh đáp ứng những điều kiện trên sẽ buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trong thời gian tới.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Điều kiện để khởi tạo hóa đơn điện tử

Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định về điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử như sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
  • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
  • Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Định dạng hóa đơn điện tử

Theo quy định thì các đơn vị kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ phải lưu trữ đồng thời cả 02 file ở định dạng PDF và XML. Trong đó:

• File XML được mặc định là file chứa toàn bộ dữ liệu của hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa qua sửa đổi bất kỳ thông tin gì.
• File ở dạng PDF chính là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử, có vai trò tương ứng như một bản hóa đơn điện tử thông thường.

Với quy định trên thì file XML chính là bản định dạng quan trọng thể hiện đầy đủ về hóa đơn điện tử, tương đương như hóa đơn gốc bản giấy. Do đó, trong lưu trữ file XML của hóa đơn điện tử cần hết sức cẩn trọng, tuyệt đối không sửa chữa sau khi xuất file lần đầu để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn.

>> Tham khảo: Quản lý chuỗi kinh doanh hiệu quả hơn với hóa đơn điện tử.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/