Để có thể được sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp và hợp lệ, doanh nghiệp cần phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định về khởi tạo hóa đơn theo quy định của pháp luật. Nhằm giúp doanh nghiệp nắm rõ các quy định có liên quan, bài viết hôm nay của quanlytailieu.com sẽ gửi đến quý độc giả những nội dung tổng hợp về khởi tạo hóa đơn điện tử.
1. Định nghĩa về khởi tạo hóa đơn điện tử
Trước khi đi vào các điều kiện để khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp tổ chức cần nắm qua các thông tin về khởi tạo hóa đơn điện tử. Nói một cách đơn giản thì khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn. Sử dụng hóa đơn điện tử dưới định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử. Các loại hóa đơn điện tử thiết lập xong sẽ được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.
Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định sau đó.
Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
- Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
- Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
2. Quy định về điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử
Điều kiện để doanh nghiệp và các tổ chức cần phải đáp ứng để khởi tạo hóa đơn điện tử được quy định trong Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Thông tư 32 là một trong những quy định quan trọng nhất về hóa đơn điện tử mà các bạn kế toán viên cũng như các doanh nghiệp không thể bỏ qua.
Tuy nhiên, trong nội dung bài viết hôm nay, đội ngũ phát triển nội dung của quanlytailieu.com sẽ chỉ khai thác khía cạnh về điều kiện để khởi tạo hóa đơn.
3. Những điều kiện mà doanh nghiệp cần đáp ứng
Về nội dung được quy định trong Thông tư 32, có 6 điều kiện mà doanh nghiệp cần đáp ứng gồm có:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ gồm có: hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu và có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Kết luận
Bài viết gồm có những nội dung chính như sau:
- Định nghĩa về khởi tạo hóa đơn điện tử.
- Quy định về điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử.
- Những điều kiện mà doanh nghiệp cần đáp ứng.
Ngoài ra, độc giả có nhu cầu được tư vấn về hóa đơn điện tử cũng như đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi