
Bài viết hôm nay của quanlytailieu.com sẽ khai thác một khía cạnh vô cùng quan trọng nhưng rất nhiều doanh nghiệp vẫn còn có nhiều khúc mắc. Đó là câu hỏi về hóa đơn điện tử có mấy liên? Đây cũng là câu hỏi mà gần đây đội ngũ phát triển nội dung của chúng tôi nhận được rất nhiều từ quý độc giả.
1. Tại sao bạn cần quan tâm đến hóa đơn điện tử?
1.1. Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Nghị định 119/2018/NĐ-CP được ban hành ngày 12 tháng 9 năm 2018 đã quy định về hiệu lực thi hành bắt đầu từ ngày 01 tháng 11 năm 2018. Như vậy doanh nghiệp có 2 năm để chính thức chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế theo quy định sẽ tiến hành chậm nhất là ngày 1/11/2020.
Đồng thời trong khoảng thời gian 2 năm, các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP vẫn có hiệu thực thi hành. Có nghĩa các công tác liên quan đến hóa đơn điện tử sẽ thực hiện theo nghị định 119, còn hóa đơn giấy vẫn thực hiện như cũ.
Như vậy, kể từ ngày 1/11/2020, các nghị định trên sẽ hết hiệu lực thi hành.
1.2. Lợi ích mà hóa đơn điện tử đem lại cho doanh nghiệp
1.2.1. Tiết kiệm chi phí in – xuất hóa đơn
Theo tính toán của các chuyên gia tài chính, với việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp sẽ không cần phải đầu tư quá nhiều nhân lực và thời gian để phục vụ cho công việc in ấn, phát hành hóa đơn đỏ. Chính bởi số tiền đầu tư cho hoạt động này không nhiều, do vậy các doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được khoảng 90% chi phí phải bỏ ra so với trước đây (tức là số tiền phải bỏ ra chỉ bằng 1/10 so với ban đầu).
1.2.2. Tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản hóa đơn
Trước đây, để xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng, nhất là khách hàng ở xa, các doanh nghiệp thường phải sử dụng tới đội ngũ hỗ trợ, đội ngũ chuyển phát nhanh để vận chuyển tới người mua. Thêm vào đó, chi phí cho thời gian chuyển giao, chi phí phát hành do sử dụng hình thức vận chuyển thông qua bên thứ 3 cũng như chi phí thuê thêm đội ngũ nhân sự quản lý lưu trữ cũng sẽ tiêu tốn một khoản ngân sách rất lớn của các doanh nghiệp.
Để giảm thiểu chi phí phát sinh này thì việc sử dụng hóa đơn điện tử là điều cấp bách và cần thiết. Với hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Việc gửi hóa đơn trực tiếp thông qua hệ thống điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đồng thời người nhận cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi. Ngoài ra, với hóa đơn điện tử xác thực, việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn cũng sẽ được thực hiện trên hệ thống điện tử, do vậy các doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được chi phí nhân lực phục vụ công tác văn thư lưu trữ.
1.2.3. Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn
Bởi hóa đơn điện tử xác thực là loại hóa đơn có kèm mã số xác thực của Tổng cục Thuế, do vậy, hóa đơn điện tử xác thực là hóa đơn không thể làm giả. Điều này không chỉ giúp các doanh nghiệp bảo vệ mình một cách tốt nhất mà còn giúp người tiêu dùng, khách hàng yên tâm, tin tưởng vào các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
1.2.4. Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính
Với hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể dễ dàng đăng ký và khởi tạo mẫu hóa đơn ngay trong ngày mà không cần quá nhiều thủ tục hành chính và thời gian chờ đợi như trước đây. Nhờ quá trình khởi tạo hóa đơn nhanh chóng, do vậy các doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được tối đa thời gian cũng như nhân lực thực hiện. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử xác thực cũng sẽ giúp các cơ quan quản lý dễ dàng thống kê hồ sơ, đơn giản hóa hệ thống quản lý, kiểm tra, đánh giá trong quá trình làm việc.
1.2.5. Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư nguồn nhân lực cho công việc kế toán thuế, nhân lực giải quyết các công việc báo cáo, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn, thuế.
1.2.6. Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng
Khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể xuất – gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua các cách thức như:
- Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường hoặc copy vào USB.
- In hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống.
1.3. Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với Cơ quan Thuế
Đối với cơ quan thuế, việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp là vô cùng rõ ràng. Cơ quan Thuế có thể dễ dàng tra cứu và quản lý hoạt động của các doanh nghiệp trên phạm vi cả nước.
Đây là một bước tiến quan trọng trong công tác quản lý thuế bởi:
- Tránh tình trạng mua bán hóa đơn đỏ bất hợp pháp hoặc tình trạng làm giả hóa đơn của các doanh nghiệp.
- Giảm thủ tục hành chính.
- Tránh thất thu thuế.
2. “Liên” là gì?
Theo điểm c Khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, liên hóa đơn được hiểu là các tờ trong cùng một số hóa đơn.
Cũng theo đó, mỗi số hóa đơn có tối thiểu 2 liên và tối đa không quá 9 liên, trong đó liên 1 để người bán lưu, liên 2 giao cho người mua còn các liên từ liên 3 trở đi được đặt tên theo công dụng do người khởi tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn được cấp lẻ bởi cơ quan thuế thì phải có ít nhất 3 liên (liên 3 lưu tại cơ quan thuế).
Đối với những giao dịch liên quan đến các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền, tổ chức, cá nhân kinh doanh kinh doanh mặt hàng này phải phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó giao cho người mua 2 liên gồm: liên 2 giao cho bên mua và một liên dùng để thực hiện thủ tục đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định. Nếu người bán chỉ tạo hóa đơn 2 liên mà liên 2 của hóa đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản thì người mua được sử dụng Liên 2 hóa đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế theo quy định.
3. Hóa đơn điện tử có mấy liên?

Hóa đơn điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo lập và ký số theo các quy định hiện hành. Hóa đơn điện tử gồm ít nhất 2 file: bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) với nội dung, hình thức như một tờ hóa đơn thông thường và file dữ liệu hóa đơn (thường ở định dạng XML).
Nếu như hóa đơn giấy có nhiều liên để giao cho các bên lưu trữ và sử dụng thì hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất và không có khái niệm liên. Bên bán (bên phát hành hóa đơn), bên mua (bên tiếp nhận hóa đơn) và cơ quan thuế sẽ cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn duy nhất đó.
Cũng về vấn đề này, Công văn số 1721/TCT-DNL ngày 14/05/2014 của Tổng cục Thuế về việc thực hiện hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có đề cập đến việc hóa đơn điện tử không phải có tên liên hóa đơn. Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn, doanh nghiệp sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên hóa đơn.
Tại Công văn số 1721/TCT-DNL, Tổng cục Thuế cũng đề nghị Cục thuế các tỉnh, thành khố không yêu cầu doanh nghiệp ghi số liên khác “0” khi thực hiện kê khai thuế và báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử.
Kết luận
Bài viết có những nội dung chính như sau:
- Tại sao bạn cần quan tâm đến hóa đơn điện tử?
- “Liên” là gì?
- Hóa đơn điện tử có mấy liên?
Ngoài ra, để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi