Với hóa đơn giấy truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải lập hóa đơn thành nhiều liên nhằm phục vụ công tác lưu trữ và gửi hóa đơn cho khách hàng. Vậy đối với hình thức quản lý chứng từ kế toán mới như hóa đơn điện tử thì có phải lập hóa đơn thành nhiều liên không? Tất cả những thắc mắc trên sẽ được giải đáp thông qua bài viết sau.
1. Hóa đơn là gì? Khái niệm liên hóa đơn
Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận. Hóa đơn đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế bởi đây là căn cứ để nhà nước thu thuế, đảm bảo các dịch vụ công được duy trì và tạo hành lang pháp lý phù hợp để quản lý kinh tế.
Theo Điểm C, Khoản 1, Điều 4, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã giải thích: Liên hóa đơn được hiểu là các tờ trong cùng 01 số hóa đơn. Theo đó, mỗi hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đã sẽ là không quá 9 liên.
Quy định về liên hóa đơn cụ thể như sau:
- Liên 1 dùng để lưu.
- Liên 2 dùng để giao cho người mua
- Các liên từ 3-9 được đặt theo tên công dụng, mục đích cụ thể mà người tạo ra hóa đơn quy định.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng:
- Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ thì tối thiểu phải có 03 liên. Trong đó, liên thứ 3 chính là liên lưu lại cơ quan thuế.
- Hóa đơn các loại tài sản phải phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên. Trong đó, phải giao cho người mua 02 liên nhằm: liên 2 giao cho người mua và 1 liên nữa sẽ dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.
- Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản chỉ tạo hóa đơn 2 liên, trong khi bên mua cũng phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy…) và dùng tới liên 2 để ưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản (ví dụ: cơ quan công an…). Khi này có thể dùng tới liên 2 bản chụp có xác nhận từ người bán dùng làm chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, quyết toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định.
>> Có thể bạn quan tâm: Quy định hóa đơn đầu vào với hộ kinh doanh cá thể.
2. Một vài khái niệm về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.
Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp và cơ quan thuế dễ dàng trong công tác thống kê, lưu trữ, rút ngắn hoạt động kiểm toán doanh nghiệp. Đây là nền tảng cho mục tiêu số hóa nền kinh tế nhằm hướng đến xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch và phát triển bền vững.
Theo Nghị định 123/2020-NĐ-CP mới ban hành, doanh nghiệp sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử kể từ tháng 7 năm 2022.
>> Tham khảo: Ngày lập và ngày ký số trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 68.
3. Hóa đơn điện tử có dùng khái niệm liên hóa đơn không?
Theo Công văn số 1721/TCT-DNL thì hóa đơn điện tử không phải có tên liên hóa đơn. Theo đó, trong ký hiệu mẫu số hóa đơn, doanh nghiệp sẽ dùng ký tự “0” để thể hiện số liên hóa đơn.
Ví dụ: Một hóa đơn có mẫu số là 01GTKT0/002. Mẫu số hóa đơn này được hiểu như sau:
- 01 thể hiện loại hóa đơn
- GTKT thể hiện tên hóa đơn (hóa đơn giá trị gia tăng).
- 0 thể hiện số liên hóa đơn
- 002 thể hiện mẫu thứ 2
Thực tế, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn số, thể hiện ở dạng dữ liệu gồm ít nhất 02 file: File PDF là Bản thể hiện của hóa đơn điện và file dữ liệu hóa đơn ở dạng XML.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Không giống như hóa đơn giấy cần có nhiều liên để giao cho các bên nhằm lưu trữ và sử dụng, hóa đơn điện tử chỉ có 01 bản duy nhất là không có khái niệm về liên. Dù là bên bán, bên mua hay cơ quan thuế thì đều sẽ sử dụng chung dữ liệu hóa đơn trên 01 bản hóa đơn điện tử duy nhất.
Kết luận
Để được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi