Tra cứu hóa đơn điện tử trên website của Tổng cục Thuế

Thông thường, kế toán và doanh nghiệp sử dụng hệ thống tra cứu của Tổng cục Thuế khi kiểm tra các hóa đơn GTGT điện tử đã được phép sử dụng hay chưa và kiểm tra, xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn đã lập trước khi hạch toán, kê khai hóa đơn cho doanh nghiệp. Bài viết sau hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử trên website của Tổng cục Thuế.

1. Hóa đơn điện tử khi nào áp dụng?

Căn cứ vào quy định tại Nghị định mới ban hành về hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020 sẽ bị bãi bỏ. Thay vào đó, thời hạn cuối cùng các DN phải hoàn thành chuyển đổi HĐĐT là trước ngày 01/07/2022, theo đúng quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Ngoài ra, từ ngày 01/07/2022, khi mà Nghị định mới này có hiệu lực thi hành thì một số điều khoản, văn bản pháp luật sau sẽ hết hiệu lực:

• Khoản 12, Điều 5, Nghị định số 12/2015/NĐ-CP;
• Nghị định số 51/2010/NĐ-CP;
• Nghị định số 04/2014/NĐ-CP;
• Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

Riêng Khoản 2 và Khoản 4, Điều 35, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP sẽ hết hiệu lực từ ngày 01/11/2020.

>> Tham khảo: Kê khai thuế ban đầu cần chuẩn bị gì?

2. Khi nào cần tra cứu hóa đơn điện tử?

Theo đó, kế toán và doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hệ thống tra cứu uy tín, đã và đang được nhiều người dùng lựa chọn sử dụng, dưới đây:

• Hệ thống tra cứu của Tổng cục Thuế.
• Hệ thống phần mềm HĐĐT mà doanh nghiệp đang sử dụng, chẳng hạn như phần mềm HĐĐT E-invoice của ThaisonSoft.

Tra cứu, kiểm tra thông tin các hóa đơn điện tử đã xuất là nhu cầu thiết yếu của kế toán nói riêng, người dùng doanh nghiệp nói chung, nhằm đảm bảo chắc chắn về tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn. Cũng bởi vậy, các chức năng tra cứu hóa đơn đã được ra đời để hỗ trợ, đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.

Ngoài ra, trong quá trình sử dụng, kế toán còn cần tới chức năng tra cứu hóa đơn khi:

• Kiểm tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn;
• Kiểm tra thông báo phát hành hóa đơn, xem hóa đơn đã được sử dụng hay chưa;
• Kiểm tra, xác nhận các sai sót (nếu có) để nhanh chóng điều chỉnh trên hóa đơn đã lập, hạn chế tối đa rủi ro, tổn thất hóa đơn có thể xảy ra cho doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử trên web của Tổng cục Thuế

Cách thức tra cứu hóa đơn trên hệ thống tra cứu của Tổng cục Thuế như sau:

Bước 1: Truy cập vào hệ thống tra cứu của Tổng cục Thuế

Tại trình duyệt đang sử dụng, người dùng truy cập vào website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

Bước 2: Chọn chức năng “Thông tin hóa đơn, biên lai”

Trên giao diện chính, người dùng nhấn chọn chức năng “Thông tin hóa đơn, biên lai”, chọn tiếp “Tra cứu một hóa đơn” (hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn” tùy vào nhu cầu tra cứu).

Bước 3: Điền thông tin hóa đơn cần tra cứu

Trên giao “TRA CỨU HÓA ĐƠN”, người dùng cần điền đầy đủ thông tin hóa đơn được yêu cầu tại mục “Điều kiện tra cứu”. Cụ thể:

• Mã số thuế người bán HHDV;
• Mẫu số;
• Ký hiệu hóa đơn;
• Số hóa đơn;
• Nhập mã xác thực.

Cuối cùng, sau khi đã nhập đầy đủ và chính xác thông tin được yêu cầu, người dùng nhấn ô “Tìm kiếm” để hệ thống trả kết quả tra cứu.

Bước 4: Hiển thị kết quả tra cứu

Chỉ cần đảm bảo tính chính xác tuyệt đối cho các thông tin tra cứu, hệ thống tra cứu của Tổng cục Thuế sẽ nhanh chóng trả lại người dùng kết quả tra cứu với đầy đủ 02 trường thông tin: “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn”.

Lưu ý rằng, nếu trường hợp hệ thống chỉ hiển thị kết quả 1 trong 2 trường thông tin thì đồng nghĩa là hóa đơn đang tra cứu không hợp pháp. Kết quả này cũng có thể do doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành những thông tin chưa được cập nhật trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Kết luận

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/