Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã không còn quá xa lạ đối với nhiều doanh nghiệp. Khi sử dụng loại hóa đơn này, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin hóa đơn điện tử được đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu vời Cơ quan Thuế. Với sự phát triển của công nghệ, việc tra cứu hóa đơn điện tử đã trở nên đơn giản nahnh chóng và chính xác.
1. Khi nào cần tra cứu hóa đơn điện tử?
Việc kiểm tra hóa đơn nhằm những mục đích sau:
- Phục vụ nghiệp vụ kế toán.
- Kê khai tình hình sử dụng hóa đơn.
- Chuyển đổi sang hóa đơn giấy khi vận chuyển hàng hóa.
- Kiểm tra tính chính xác và tính pháp lý của hóa đơn đã lập.
- Xác định chính xác hóa đơn cần hủy bỏ.
>> Tham khảo: Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử.
2. Nguyên tắc tra cứu hóa đơn
Tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 28, cụ thể như sau:
- Bên sử dụng thông tin thực hiện truy cập, truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu hóa đơn điện tử.
- Tổng cục Thuế thực hiện công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu.
- Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin nhập thông tin hóa đơn điện tử tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Trường hợp các cơ quan quản lý nhà nước, người có thẩm quyền có nhu cầu theo quy định của pháp luật về việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, về xác minh tính hợp pháp của hàng hóa đang lưu thông trên thị trường và các thủ tục hành chính khác có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì cơ quan thuế có trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các cơ quan, người có thẩm quyền có liên quan.
- Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng hệ thống cung cấp thông tin tự động.
3. Các bước thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử
3.1. Đối với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế
Bước 1: Truy cập vào website tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ ? Chọn “Hóa đơn có mã xác thực” ? “Xác minh hóa đơn”.
Bước 2: Điền các thông tin yêu cầu, bao gồm: Số hóa đơn xác thực – Mã xác thực – Mã kiểm tra
Bước 3: Nhận kết quả tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trả về
Trường thông tin “Trạng thái hóa đơn” hiển thị trong kết quả trả về sẽ cho biết hóa đơn điện tử có mã xác thực đó có hợp lệ hay không.
Các trạng thái hóa đơn dưới đây cho biết hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý:
- Hóa đơn gốc có giá trị có giá trị sử dụng và không thay đổi.
- Là Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
- Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
- Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
- Các trạng thái hóa đơn dưới đây cho biết hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý:
- Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày….
- Hóa đơn bị xóa bỏ bới hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…/…/…
- Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx
3.2. Đối với hóa đơn không có mã của Cơ quan Thuế
Bước 1: Truy cập vào trang tra cứu của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Bước 2: Chọn mục “Thông tin hóa đơn, Biên lai” ? “Hóa đơn” ? “Tra cứu một hóa đơn/ Tra cứu nhiều hóa đơn”
Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu: Mã số thuế – Mẫu số – Ký hiệu hóa đơn – Số hóa đơn – Mã xác thực và sau đó nhấn nút Tìm kiếm.
Bước 4: Nhận kết quả tra cứu trả về
Kết quả được trả về đầy đủ Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và Thông tin hóa đơn là hóa đơn hợp lệ.
Trong một số trường hợp, kết quả trả về thiếu một trong hai trường thông tin trên thì có thể là do bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đang thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được cập nhật lên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Kết luận
Lưu ý rằng, doanh nghiệp có thể tra cứu trên các trang web hoặc ứng dụng được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi