Hóa đơn điện tử ra đời đã đem lại nhiều thay đổi trong công tác quản lý của Cơ quan Thuế cũng như đem lại môi trường kinh doanh minh bạch hơn. Vậy, vì sao nhiều doanh nhiệp vẫn chưa sẵn sàng chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử?
1. Chưa đáp ứng đầy đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo Thông tư 32, doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử sau:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Những điều kiện này nhằm đảm bảo doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp, tránh các rủi ro và sai sót trong quá trình sử dụng.
Tuy nhiên, việc hoàn thiện các quy trình và hạ tầng công nghệ vẫn là một thách thức đối với không ít doanh nghiệp hiện nay. Vì thế, vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp chần chừ triển khai hóa đơn điện tử tại đơn vị mặc dù thời điểm bắt buộc chuyển đổi chỉ còn chưa đầy 5 tháng.
2. Chưa nắm được các quy định về hóa đơn điện tử
Nắm vững các quy định về hóa đơn điện tử có thể giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro về pháp lý ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp với nguồn lực tương đối hạn chế vẫn chưa thực sự quan tâm đến các vấn đề về pháp lý trong kinh doanh và lĩnh vực hóa đơn điện tử cũng không ngoại lệ.
Cho đến thời điểm hiện tại chúng ta có rất nhiều các văn bản quy định sử dụng hóa đơn điện tử tuy nhiên thì 3 văn bản Pháp luật sau sẽ là căn cứ để chi phối, điều chỉnh, hình thành các quy định bước các doanh nghiệp phải tuân theo.
Ba văn bản pháp luật bao gồm:
- Thông tư số 32/2011/TT-BTC được ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12 tháng 9 năm 2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Thông tư số 68/2019/TT-BTC ban hành ngày 30 tháng 9 năm 2019 hướng dẫn thực hiện một số điều của nghị định số 119/2019/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
3. Chi phí chuyển đổi ban đầu
Khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho phương thức quản lý với hóa đơn giấy truyền thống cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ phải chuyển đổi mô hình quản lý với hóa đơn.
Vì thế, chi phí phát sinh sẽ là tất yếu. Tuy nhiên, về dài hạn, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí.
4. Phân vân giữa nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử
Để lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đạt chuẩn, doanh nghiệp có thể tham khảo các tiêu chí được quy định trong Thông tư 68.
Tại Điều 23 Thông tư số 68/2019/TT-BTC, điều kiện của một tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử được quy định như sau:
4.1. Về chủ thể
- Có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức. cụ thể:
- Có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Đã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức.
- Đã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
4.2. Về tài chính
Có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 5 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.
4.3. Về nhân sự
- Có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, trong đó có nhân viên có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.
- Có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h trong ngày và 7 ngày trong tuần để duy trì hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
4.4. Về kỹ thuật
- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật, quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính theo quy định tại mục d, khoản 1 Điều 32 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật dự ph ng đặt tại trung tâm dự ph ng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố.
- Kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế phải đáp ứng yêu cầu: kết nối với cơ quan thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 2 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 10 Mbps; sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối; sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu
Tất cả các yêu cầu trên được áp dụng với các tổ chức cung cấp dịch vụ truyền, nhận dữ liệu hóa đơn điện tử, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
5. Báo giá hóa đơn điện tử Einvoice của Công ty Thái Sơn
5.1. Báo giá hóa đơn điện tử E-invoice phiên bản mới nhất
Bắt đầu từ tháng 11 năm 2019 hóa đơn điện tử E-invoice đã hoàn thiện, sự tăng cường về hệ thống bảo mật, các tính năng được cài đặt và lập trình tối tân đem đến sự trải nghiệm hoàn toàn mới, mượt mà và chuyên nghiệp hơn. Được nâng cấp toàn diện và có những đột phá đầy ngoạn mục nhưng hóa đơn điện tử E-invoice giá bao nhiêu? Liệu có đắt không?
Báo giá hóa đơn điện tử E-invoice được xây dựng dựa trên sự ưu việt về công nghệ, phân tích giá thị trường và các lợi thế về nguồn lực, năng lực cạnh tranh. Báo giá hóa đơn điện tử của E-invoice được đánh giá tốt nhất cho các doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại.
Đối với hóa đơn điện tử E-invoice các gói cước được cân nhắc và tính toán chi tiết giúp cho doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh có thể sử dụng thoải mái hóa đơn và tiết kiệm nhất.
Chi phí khởi tạo hóa đơn cho 1 tài khoản là 500.000VNĐ hay còn gọi là phí khởi tạo hệ thống khi khách hàng đăng ký sử dụng lần đầu tiên, mỗi tài khoản tương ứng với một Mã số thuế.
Doanh nghiệp sử dụng số lượng hóa đơn càng nhiều thì giá trên mỗi hóa đơn càng rẻ và càng có lợi. Tuy nhiên sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của doanh nghiệp để mua các gói cho phù hợp tránh lãng phí hóa đơn đã mua.
Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice khách hàng được thoải mái lựa chọn các mẫu hóa đơn điện tử trong kho hóa đơn mẫu hoàn toàn miễn phí. Khách hàng cũng có thể tự thiết kế hóa đơn điện tử cho mình với những mẫu hoa văn yêu thích như những nhà thiết kế chuyên nghiệp. Đây là một tính năng mới mà ThaisonSoft là đơn vị đầu tiên nghiên cứu và áp dụng rất thành công. Với tính năng này hóa đơn điện tử của bạn sẽ có đặc thù riêng, phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, phong thủy, làm tăng sự yêu cho chủ thể sử dụng
5.2. Báo giá hóa đơn điện tử chung cho tất cả các doanh nghiệp
Báo giá hóa đơn điện tử chung cho tất cả các doanh nghiệp hiện nay như thế nào? Đối với từng sản phẩm hóa đơn điện tử khác nhau, từng đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử khác nhau sẽ được định giá khác nhau. Hiện nay giá của 1 hóa đơn điện tử thường nằm trong khoảng từ 300đ/1 hóa đơn – 1500đ/1 hóa đơn, sự chênh lệch giá giữa các đơn vị thường không cao.
Hóa đơn điện tử giá bao nhiêu phụ thuộc vào các yếu tố chính sau:
- Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử: Mỗi đơn vị sẽ căn cứ vào chi phí quản lý duy trì hóa đơn điện tử, các chi phí quản lý khác như cho phí nhân lực, chi phí đầu tư thiết bị công nghệ… để định giá cho hóa đơn điện tử mà mình cung cấp ra.
- Gói hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp muốn sử dụng: Hóa đơn điện tử được chia ra rất nhiều gói khác nhau để có thể phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp, quy mô doanh nghiệp và các tính năng cũng được trang bị khác nhau nhằm giúp người sử dụng có thể quản lý tối ưu nhất.
- Số lượng hóa đơn điện tử doanh nghiệp muốn mua nhiều hay ít: Doanh nghiệp mua càng nhiều hóa đơn điện tử sẽ được tính giá càng rẻ.
- Thời điểm doanh nghiệp mua hóa đơn điện tử: tùy vào từng thời điểm mua hóa đơn điện tử, tình hình trượt giá hay các chương trình khuyến mại kèm theo giá của hóa đơn điện tử tính ra cũng sẽ khác.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử hoặc đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi