Hiện nay, hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đang được sử dụng song song. Vì thế, quy định về hủy hóa đơn đối với hai hình thức này vẫn còn có một số điểm khác biệt. Bài viết tổng hợp các quy định về hủy hóa đơn và cập nhật mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất.
1. Quy định về hủy hóa đơn
1.1. Hủy hóa đơn giấy
Theo Khoản 2, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp cần tiến hành hủy hóa đơn điện tử nếu:
- Các hóa đơn đặt in khi bị in sai, in trùng hoặc in thừa đều phải hủy bỏ trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
- Các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân có hóa đơn nếu không tiếp tục sử dụng thì phải thực hiện hủy hóa đơn. Theo đó, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất sẽ là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Với trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng thì các đơn vị kinh doanh phải hủy hóa đơn chậm nhất là mười 10 ngày, kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán sẽ được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
Ngoài ra, căn cứ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, lý do hủy hóa đơn còn có thể là do hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định nào khác sẽ phải tiêu hủy.
1.2. Hủy hóa đơn điện tử
Theo như quy định, các trường hợp cần hủy bỏ hóa đơn điện tử gồm có:
- Trường hợp đầu tiên: Hóa đơn điện tử đã được lập, đã gửi cho người mua nhưng hàng hóa, dịch vụ chưa được giao thì phát hiện ra thông tin hiển thị trên hóa đơn có sai sót.
- Trường hợp thứ hai: Hóa đơn điện tử đã lập, đã gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế.
Đối với cả hai trường hợp trên, ngoài việc phải tiến hành làm thủ tục hủy hóa đơn điện tử có sai sót thì các đơn vị kinh doanh còn phải lập cả hóa đơn điện tử thay thế.
Với các trường hợp sai sót khác, các doanh nghiệp không tiến hành hủy hóa đơn mà sẽ xử lý theo cách khác, đúng như quy định của cơ quan có thẩm quyền.
2. Điều kiện để hủy hóa đơn điện tử hợp lệ
Nhằm đảm bảo thực hiện phương pháp hủy hóa đơn điện tử đúng cách, khi hủy bạn cần tuân thủ các yêu cầu sau:
- Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý, xác nhận của cả 2 bên mua và bán, có hiệu lực theo đúng thời hạn mà 2 bên mua và bán đã thỏa thuận.
- Hóa đơn điện tử dù đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định của pháp luật.
- Sau khi đã hủy, bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới để thay thế theo đúng quy định rồi gửi lại cho bên mua.
- Yêu cầu nội dung trên hóa đơn lập mới để thay thế cần phải có dòng chữ: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …; Ký hiệu …; gửi ngày … tháng … năm…”.
3. Những trường hợp không được tự ý hủy hóa đơn
Các hóa đơn dù có lý do hủy hóa đơn nhưng nếu thuộc một số trường hợp đặc biệt dưới đây thì người dùng cần phải hết sức lưu ý, không được tự ý hủy hóa đơn:
- Các hóa đơn là vật chứng của các vụ án thì tuyệt đối không hủy, phải tiến hành xử lý theo pháp luật, kể cả nó có nằm trong trường hợp quy định đơn phải hủy.
- Các hóa đơn viết sai nhưng chưa kê khai thì chỉ cần lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai chứ không cần làm thủ tục hủy hóa đơn.
- Các hóa đơn viết sai đã kê khai thì lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai và xuất hóa đơn mới chứ không cần hủy hóa đơn.
>> Nội dung có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.
4. Các bước hủy hóa đơn điện tử đúng quy định
Bước 1: Lập biên bản hủy bỏ hóa đơn điện tử
Trong biên bản hủy hóa đơn điện tử này, bạn cần ghi rõ nội dung sót sót và nội dung điều chỉnh lại cho đúng.
Lưu ý rằng, biên bản hủy bỏ hóa đơn điện tử cần phải có chữ ký và đóng dấu của cả hai bên mua và bán.
Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử đã lập
Các thao tác để hủy hóa đơn điện tử sẽ được tiến hành ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng, chẳng hạn như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
Trước tiên, bạn cần đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đang dùng để khai báo thông tin “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”.
Tiếp đó, bạn lưu “Thông báo kết quả hủy hóa đơn” rồi xuất ra file XML, file này sẽ dùng cho vào hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử để gửi tới cơ quan Thuế có thẩm quyền.
Sau khi đã hoàn tất hồ sơ và gửi đi, bạn nên để hóa đơn đã hủy ở trạng thái đã nộp cho cơ quan thuế để có thể dễ dàng kiểm soát hóa đơn trên hệ thống.
>> Tham khảo: Dịch vụ hóa đơn điện tử Einvoice.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm
Cuối cùng, khi đã thực hiện phương pháp hủy hóa đơn điện tử ở 02 bước trên, để hoàn tất việc hủy, bạn cần lập hóa đơn điện tử thay thế.
Hóa đơn thay thế hóa đơn đã hủy phải được lập đúng theo quy định pháp luật. Chẳng hạn như luôn phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…; Ký hiệu…; Ngày… tháng… năm…”.
5. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử
Sau đây, đội ngũ phát triển nội dung từ quanlytailieu.com xin gửi đến quý độc giả mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất:
Kết luận
Hy vọng rằng bài viết đã đem đến quý độc giả những nội dung thật sự hữu ích.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi