Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ hay quản lý bằng phương tiện điện tử. Bài viết hướng dẫn in hóa đơn điện tử đúng quy định.
1. Vì sao cần in hóa đơn điện tử?
Theo quy định, doanh nghiệp cần in hóa đơn điện tử làm chứng từ vận chuyển hàng hóa.
Các tổ chức, doanh nghiệp khi kinh doanh hàng hóa, dịch vụ mà sử dụng loại hình hóa đơn điện tử thì bắt buộc phải lưu trữ cùng lúc 02 file hóa đơn ở định dạng PDF và XML. Trong đó:
- Định dạng XML được hiểu là file chứa toàn bộ dữ liệu của hóa đơn điện tử. File XML này sẽ có giá trị pháp lý nếu đảm bảo điều kiện: chưa qua chỉnh sửa hay thay đổi bất kỳ thông tin gì kể từ lần đầu xuất file.
- Định dạng PDF được hiểu là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử. Thường thì file PDF sẽ có vai trò tương ứng như một bản hóa đơn điện tử thông thường.
Như vậy, file XML của hóa đơn điện sẽ có giá trị tương đương như một tờ hóa đơn giấy bản gốc. Do đó, trong quá trình lưu trữ các doanh nghiệp cần phải hết sức lưu ý: Tránh là mất file, đồng thời tránh tự ý sửa đổi để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn.
>> Có thể bạn quan tâm: Biên lai điện tử.
2. Hóa đơn điện tử được in mấy lần
Hóa đơn điện tử được in mấy lần đã được Bộ Tài chính quy định rất rõ tại Thông tư 32/2011/TT-BTC. Theo Khoản 1 Điều 12 về nguyên tắc chuyển đổi thì người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định pháp luật và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của bên bán, dấu của bên bán.
Ngoài ra, người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Như vậy, hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang chứng từ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ trong quá trình lưu thông thì chỉ được in ra duy nhất 01 lần. Điều này hoàn toàn khác với trường hợp in ra phục vụ mục đích lưu trữ chứng từ kế toán.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Các bước in hóa đơn điện tử
Bước 1: Bạn truy cập vào website hỗ trợ kiểm tra hóa đơn: http://hddt.einvoice.vn.
Tại website này, ngoài việc bạn có thể mở xem và in hóa đơn điện tử định dạng XML thì bạn và doanh nghiệp cũng có thể kiểm tra được tính hợp lệ của các hóa đơn điện tử đã xuất.
Bước 2: Tải file hóa đơn XML cần in lên hệ thống.
Trên giao diện chính của trang, bạn nhấn ô “Chọn file” để có thể tải file XML của hóa đơn điện tử lên hệ thống. Tiếp đó, bạn cần nhập “Mã kiểm tra” rồi nhấn ô “Kiểm tra hóa đơn” để có thể mở và xem file hóa đơn cần in.
Bước 3: Nhấn lệnh in hóa đơn
- Khi file hóa đơn XML được hiển thị, bạn nên phải kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắn đó chính là file hóa đơn cần in.
- Khi đã chắc chắn, bạn nhấn chọn biểu tượng in được hiển thị ngay trên giao diện hóa đơn.
- Bạn cài đặt “Máy in đích”, chọn “Trang” in, rồi nhấn ô “In” để truyền đi lệnh in.
- Tới đây, bạn đã hoàn thành xong việc xuất file XML của hóa đơn điện tử một cách đơn giản và nhanh chóng.
Lưu ý rằng, cách in hóa đơn điện tử định dạng XML ở trên chỉ áp dụng với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft.
Kết luận
Như vậy, bài viết đã tổng hợp các quy định có liên quan đến chuyển đổi hóa đơn và hướng dẫn in hóa đơn điện tử theo 3 bước đơn giản.
Mọi thắc mắc về cách in file định dạng XML hay muốn được tư vấn thêm về giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice phổ biến nhất hiện hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi