Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cần hủy hóa đơn điện tử đã phát hành thì thực hiện thế nào?

1. Trường hợp có thể hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Theo quy định thì các hóa đơn dù đã phát hành nhưng khi có phát hiện sai sót thì sẽ phải tiến hành hủy bỏ. Cụ thể:

  • Trường hợp thứ nhất: Hóa đơn điện tử đã được lập, đã gửi cho người mua nhưng hàng hóa, dịch vụ chưa được giao thì phát hiện ra thông tin hiển thị trên hóa đơn có sai sót.
  • Trường hợp thứ hai: Hóa đơn điện tử đã lập, đã gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế.

Với cả hai trường hợp trên thì doanh nghiệp đều phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, Đồng thời lập lại một hóa đơn khác thay thế.

2. Một số yêu cầu khi hủy hóa đơn điện tử

Lưu ý khi hủy hóa đơn
Ảnh minh họa hóa đơn điện tử.

Khi tiến hành hủy hóa đơn phải tuân thủ yêu cầu sau:

  • Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý, xác nhận của cả 2 bên mua và bán; có hiệu lực theo đúng thời hạn mà 2 bên mua và bán đã thỏa thuận.
  • Hóa đơn điện tử dù đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định của pháp luật.
  • Sau khi đã hủy, bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới để thay thế theo đúng quy định rồi gửi lại cho bên mua.
  • Yêu cầu nội dung trên hóa đơn lập mới để thay thế cần phải có dòng chữ: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …; Ký hiệu …; gửi ngày … tháng … năm…”.

3. Các bước để hủy hóa đơn đã phát hành

Bước 1: Bạn lập Biên bản hủy bỏ hóa đơn

Trên nội dung của Biên bản hủy bỏ hóa đơn cần ghi rõ nội dung bị sai, nội dung cần điều chỉnh lại cho đúng. Lưu ý rằng biên bản này phải có chữ ký, đóng dấu của hai bên mua và bán.

Bước 2: Bạn tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập

Thao tác này sẽ được tiến hành ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng, chẳng hạn như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Theo đó, bạn cần đăng nhập hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình sử dụng, khai báo thông tin của “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”.

Tiếp đó, bạn lưu lại Thông báo kết quả hủy hóa đơn và nhấn xuất ra file XML để nộp file này cho cơ quan thuế. Sau khi đã nộp hồ sơ thông báo hủy hóa đơn đến cho cơ quan thuế, bạn nên để hóa đơn đã hủy ở trạng thái đã nộp cho cơ quan thuế để có thể dễ dàng kiểm soát hóa đơn trên hệ thống.

Bước 3: Bạn lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm

Sau khi đã thực hiện đúng cách hủy hóa đơn để hoàn tất việc hủy, bạn cần lập hóa đơn điện tử thay thế. Hóa đơn thay thế hóa đơn đã hủy phải được lập đúng theo quy định pháp luật. Chẳng hạn như luôn phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…; Ký hiệu…; Ngày… tháng… năm…”.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn VAT.

Kết luận

Hy vọng rằng bài viết đã đem đến những nội dung hữu ích đến quý độc giả.

Bài viết được thực hiện bởi đội ngũ phát triển nội dung thuộc Công ty Phát triển Công Nghệ Thái Sơn – một trong những đơn vị hàng đầu trong cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice được phát triển bởi Thaisonsoft hiện đang được sử dụng phổ biến trong khối các doanh nghiệp FDI và nhận được sự đánh giá cao của các doanh nghiệp trong nước. Thái Sơn luôn nằm trong danh sách những nhà cung cấp hóa đơn điện tử đạt chuẩn được Cục Thuế lựa chọn để phối hợp triển khai đến các doanh nghiệp và các tổ chức.

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*