Sau khi lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phù hợp và chuẩn bị các điều kiện để ứng dụng hóa đơn điện tử tại đơn vị kinh doanh, các doanh nghiệp cần gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến Cơ quan Thuế.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”
Hóa đơn điện tử bao gồm:
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Những lợi ích của hóa đơn điện tử có thể kể đến như:
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
- Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như : email. sms,…
Việc sử dụng hóa đơn điện tử rộng rãi trong nền kinh tế là bước đà quan trọng để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp, các định chế tài chính và công tác quản lý thuế của nhà nước.
Vì thế, theo Thông tư 68, đến đầu tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp sẽ buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử để thay thế cho hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in truyền thống.
2. Vì sao cần lập thông báo phát hành hóa đơn?
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là bộ hồ sơ thông báo chuyển sử dụng từ hóa đơn truyền thống (Hóa đơn giấy, hóa đơn tự in) sang sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đến cơ quan thuế.
3. Thời hạn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC thì hồ sơ này phải được gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 05 ngày trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.
Tuy nhiên, theo Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định:
- Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
- Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.
>> Có thể bạn quan tâm: Quản lý tài liệu.
4. Hồ sơ thông báo gồm những gì?
Bộ hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Mẫu hồ sơ doanh nghiệp đăng ký sử dụng: Tùy vào từng doanh nghiệp mà mẫu này có những nét đặc trưng riêng về màu sắc, đường vườn, vị trí hiện logo, …
5. Gửi thông báo phát hành hóa đơn tới Cơ quan Thuế
Sau khi hoàn thành bộ hồ sơ, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 phương thức để gửi đến cơ quan thuế:
Cách 1: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng
Cách 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp
Nếu doanh nghiệp lựa chọn cách 1 thì phần mềm E-invoice hỗ trợ xuất file trực tiếp dưới dạng .xml để gửi lên cổng thông tin của Tổng cục thuế. Người dùng đăng nhập vào link nhantokhai.gdt.gov.vn để nộp hồ sơ.
Đầu tiên, doanh nghiệp đăng nhập tài khoản theo mã số thuế, sau đó chọn Tài khoản >> Đăng ký thêm tờ khai >> Thông báo phát hành hóa đơn >> Tiếp tục >> Nộp tờ khai >> Tải file .xml là bạn đã nộp xong hồ sơ thông báo.
Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần chờ 02 ngày làm việc để cơ quan thuế phản hồi. Truy cập website tracuuhoadon.gdt.gov.vn kiểm tra thông tin phát hành của doanh nghiệp. Nếu cơ quan thuế đã đồng ý thì doanh nghiệp có thể khởi tạo, lập và phát hành hóa đơn điện tử.
Nếu doanh nghiệp lựa chọn cách 2 thì sau khi điền đầy đủ thông tin quyết định, thông báo phát hành rồi in ra giấy. Chủ doanh nghiệp cần ký xác nhận và đóng dấu lên tờ thông tin đầy đủ thì bộ hồ sơ mới được coi là hợp lệ.
Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp đến cơ quan thuế và chờ nhận kết quả sau 02 ngày làm việc. Nếu doanh nghiệp có đủ điều kiện sử dụng theo đúng quy định thì hồ sơ sẽ được duyệt nhanh chóng.
6. Thông báo phát hành hóa đơn sau bao lâu thì được sử dụng
Cũng theo quy định nên trên, trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết.
Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.
Sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn.
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn hoặc đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi