Hướng dẫn cách ghi hóa đơn ăn uống tiếp khách

Hóa đơn chính là chứng từ do người bán lập ra, trong đó có chứa các thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Cũng theo Thông tư 26/2015/TT-BTC, các tiêu thức trên hóa đơn ăn uống, tiếp khách được quy định như sau:

1. Cách ghi hóa đơn ăn uống, tiếp khách: tên và địa chỉ của người bán, người mua

Tên và địa chỉ của người bán và người mua phải ghi đầy đủ, trường hợp phải viết tắt vẫn phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán. Nếu tên, địa chỉ người mua quá dài thì được phép viết tắt theo quy định sau:

• “Phường” viết tắt thành “P”
• “Quận” viết tắt thành “Q”.
• “Thành phố” viết tắt thành “TP”.
• “Việt Nam” viết tắt thành “VN”.
• Cổ phần” viết tắt là “CP”.
• “Trách nhiệm Hữu hạn” viết tắt thành “TNHH”.
• “Khu công nghiệp” viết tắt thành “KCN”.
• “sản xuất” được viết tắt thành “SX”.
• “Chi nhánh” có thể viết tắt thành “CN”.

Lưu ý: Việc viết tắt phải đảm bảo đầy đủ địa chỉ theo quy ước: Số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố nhằm xác định chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp theo đăng ký kinh doanh.

Nếu tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin viết hóa đơn dịch vụ ăn uống

Nếu hàng hóa, dịch vụ ăn uống có giá trị từ 200.000 đồng trở lên mà người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin để viết hóa đơn thì người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

Lưu ý: Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị cần phải lập chung một hóa đơn cho tất cả doanh thu của hóa đơn phát sinh trong ngày.

Hóa đơn bán hàng được dùng cho các đối tượng sau:

• Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
• Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Ngay khi người bán chuyển giao quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho người mua, kế toán cần lập hóa đơn bán hàng. Kể cả trong trường hợp người mua không yêu cầu lấy hóa đơn thì kế toán vẫn phải xuất hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ như bình thường.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Theo Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định về việc nguyên tắc lập hóa đơn như sau:

• Ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, phụ thu, phụ phí ngoài giá bán, thuế GTGT, tổng giá trị thanh toán đã có thuế.
• Thể hiện đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không sửa chữa, tẩy xóa.
• Viết dùng màu mực, sử dụng loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
• Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên phần chữ in sẵn của hóa đơn, gạch chéo phần còn trống.
• Hóa đơn được lập 1 lần thành nhiều liên và nội dung giữa các liên phải thống nhất trên hóa đơn có cùng một số.
• Hóa đơn phải được lập theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn.

3. Sai sót thường gặp khi viết hóa đơn dịch vụ ăn uống

Đối với hóa đơn dịch vụ ăn uống, tiếp khách, kế toán thường gặp phải một số sai sót như:

3.1. Tên hàng hóa, dịch vụ: “Tiếp khách”

Theo quy định tại Quyết định ban hành hệ thống ngành kinh tế Việt nam số 27/2018/QĐ-TT về mã ngành nghề đăng ký kinh doanh thì không có ngành nghề “Tiếp khách” mà chỉ có Dịch vụ ăn uống (Phần lớn các Hóa đơn bán hàng thông thường của các doanh nghiệp, Hộ kinh doanh mắc các lỗi này)

Tên hàng hóa, dịch vụ ghi chung chung, không đính kèm Bảng kê chi tiết các món ăn, đồ uống.

Theo các công văn hướng dẫn của chi cục thuế, cục thuế thì “ Các chi phí tiếp khách trong hóa đơn phải ghi rõ: Mặt hàng: Dịch vụ ăn uống và kèm theo bảng kê các món ăn, đồ uống… Vì vậy, các hóa đơn vẫn còn tình trạng viết chung chung chưa đúng quy định sẽ chịu rủi ro cao về thuế.

>> Tham khảo: Hướng dẫn tra cứu thông tin nộp thuế thu nhập cá nhân.

3.2. Sai sót về chi phí ăn uống, tiếp khách trên hóa đơn

Theo quy định của Luật thuế TNDN thì các khoản chi phí ăn uống tiếp tân, tiếp khách, lễ hội, khánh tiết, marketing, khuyến mại, quảng cáo…không vượt quá 15% tổng chi phí (Không bao gồm các khoản chi phí nêu trên).

Tổng chi phí đối với hoạt động thương mại, tổng số chi được trừ không bao gồm giá mua của hàng hóa bán ra. Đối với hàng hóa nhập khẩu thì giá mua của hàng hóa bán ra bao gồm thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có).

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel: 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/