Từ ngày 14/02/2026, theo Quyết định 216/QĐ-BTC ngày 03/02/2026 của Bộ Tài chính, thủ tục “Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công” chính thức bị bãi bỏ với tư cách là một thủ tục hành chính độc lập. Thay vào đó, việc đăng ký người phụ thuộc (NPT) được gộp hoàn toàn vào thủ tục đăng ký thuế lần đầu. Đây là một trong những cải cách nổi bật của Nghị định 373/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 126/2020/NĐ-CP, nhằm tinh gọn thủ tục hành chính, giảm giấy tờ, hạn chế kê khai trùng lặp thông tin và tạo thuận lợi tối đa cho người nộp thuế (NNT). Bài viết này phân tích chi tiết quy định mới, ý nghĩa, cách thực hiện, hồ sơ cần chuẩn bị và lưu ý thực tiễn.
>> Tham khảo: Phân nhóm hộ kinh doanh theo doanh thu.
1. Lý do và cơ sở pháp lý của việc gộp thủ tục
Trước năm 2026, đăng ký NPT là một thủ tục riêng (mã hồ sơ 2.002229) với các mẫu biểu riêng như 07/ĐK-NPT-TNCN, 07/THĐK-NPT-TNCN. Người nộp thuế hoặc tổ chức trả thu nhập phải nộp hồ sơ riêng, dẫn đến tình trạng kê khai nhiều lần cùng một thông tin cá nhân.
Quyết định 216/QĐ-BTC đã bãi bỏ 14 thủ tục hành chính thuế, trong đó có thủ tục đăng ký NPT riêng. Theo Mục 9.2 Phụ lục I Nghị định 373/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký NPT được tích hợp vào thủ tục “Đăng ký thuế lần đầu đối với người nộp thuế là cá nhân, người phụ thuộc” (mã thủ tục 1.008489).
Lợi ích chính:
- Giảm số lượng thủ tục hành chính.
- Tránh trùng lặp thông tin (họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân/CCCD…).
- Hệ thống thuế điện tử tự động liên kết dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí cho cả NNT, doanh nghiệp và cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Đối tượng áp dụng và phạm vi
Quy định mới áp dụng cho:
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công muốn đăng ký NPT để giảm trừ gia cảnh.
- Người phụ thuộc bao gồm: con cái, vợ/chồng, cha mẹ, anh chị em… đáp ứng điều kiện theo Luật Thuế TNCN (không có thu nhập hoặc thu nhập thấp, phụ thuộc vào NNT).
- Áp dụng cho cả trường hợp ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập (công ty) và tự đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế.
Mức giảm trừ gia cảnh năm 2026 (áp dụng cho kỳ tính thuế 2026):
- Bản thân: 15,5 triệu đồng/tháng.
- Mỗi NPT: 6,2 triệu đồng/tháng.
Việc gộp thủ tục giúp NNT nhanh chóng hưởng lợi ích giảm trừ ngay từ lần đăng ký thuế đầu tiên.
>> Tham khảo: Doanh nghiệp lập 2 hệ thống sổ kế toán sẽ bị siết kiểm tra theo hướng dẫn mới.
3. Cách thực hiện đăng ký theo quy định mới
Trường hợp 1: Ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập (phổ biến nhất)
- Người lao động cung cấp cho công ty:
- Văn bản ủy quyền (mẫu 41/UQ-ĐKT hoặc tương đương).
- Thông tin NPT (họ tên, ngày sinh, quan hệ, số CCCD/CMND/Hộ chiếu…).
- Bản sao giấy tờ chứng minh quan hệ (giấy khai sinh, giấy kết hôn, sổ hộ khẩu…).
- Doanh nghiệp kê khai trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc eTax:
- Truy cập dichvucong.gdt.gov.vn hoặc thuedientu.gdt.gov.vn.
- Đăng nhập tài khoản thuế của doanh nghiệp.
- Chọn thủ tục “Đăng ký thuế lần đầu cho cá nhân và người phụ thuộc”.
- Sử dụng mẫu tờ khai 20-ĐK-TH-TCT (Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp).
- Nhập thông tin NPT và nộp kèm hồ sơ scan.
- Hệ thống tự động cấp mã số thuế (nếu NPT chưa có) và cập nhật vào hồ sơ giảm trừ gia cảnh.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Trường hợp 2: Cá nhân tự đăng ký trực tiếp
- Sử dụng ứng dụng eTax Mobile hoặc website thuế điện tử.
- Chọn “Đăng ký thuế lần đầu” → Khai thông tin cá nhân và NPT cùng lúc.
- Nộp hồ sơ điện tử, nhận biên nhận ngay.
Thời hạn:
- Đăng ký lần đầu nên thực hiện trước thời điểm kê khai/quyết toán thuế để được áp dụng giảm trừ ngay.
- Hồ sơ chứng minh NPT: Nộp chậm nhất sau 03 tháng kể từ ngày đăng ký (vẫn giữ quy định cũ để xác minh).
4. Hồ sơ cần chuẩn bị
Mặc dù gộp thủ tục, NNT vẫn phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh:
- Giấy khai sinh (con dưới 18 tuổi).
- Giấy kết hôn, CCCD của vợ/chồng.
- Giấy tờ chứng minh thu nhập thấp hoặc không có thu nhập của NPT (nếu áp dụng).
- Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho công ty).
- Bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu của NNT và NPT.
Tất cả được scan và nộp điện tử. Không còn phải nộp riêng mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN.
>> Tham khảo: Miễn thuế thu nhập cá nhân đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi nào?
5. Ý nghĩa và tác động của cải cách
Việc gộp thủ tục là bước tiến lớn trong cải cách hành chính thuế theo hướng số hóa, minh bạch:
- Đối với người nộp thuế: Chỉ cần một lần đăng ký, giảm phiền hà, tiết kiệm thời gian đi lại.
- Đối với doanh nghiệp: Giảm khối lượng công việc kế toán, HR khi tổng hợp NPT cho hàng trăm lao động.
- Đối với cơ quan thuế: Dữ liệu tập trung, dễ kiểm tra chéo qua hệ thống quốc gia, giảm gian lận giảm trừ.
- Tổng thể: Thúc đẩy môi trường kinh doanh thuận lợi, góp phần thực hiện Chiến lược cải cách hành chính quốc gia đến năm 2030.
Theo ước tính, thay đổi này giúp giảm hàng nghìn giờ làm việc hành chính mỗi năm cho cả hệ thống.
>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử.
6. Lưu ý quan trọng khi thực hiện năm 2026
- Quy định áp dụng từ 14/02/2026. Các đăng ký NPT trước ngày này vẫn thực hiện theo thủ tục cũ.
- Thông tin khai phải chính xác, đầy đủ. Sai sót có thể dẫn đến không được giảm trừ hoặc bị truy thu thuế.
- NPT chỉ được đăng ký một lần trong suốt thời gian được giảm trừ (trừ trường hợp thay đổi thông tin).
- Doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ để kiểm tra khi quyết toán thuế TNCN.
- Nếu NPT thay đổi (thêm con mới, con trưởng thành…), phải cập nhật thông tin thay đổi đăng ký thuế.
- Theo dõi thông báo từ cơ quan thuế qua eTax hoặc ứng dụng di động.
>> Tham khảo: Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Kết luận
Việc gộp thủ tục đăng ký người phụ thuộc vào đăng ký thuế lần đầu theo Quyết định 216/QĐ-BTC là minh chứng rõ nét cho nỗ lực cắt giảm thủ tục hành chính của Chính phủ và Bộ Tài chính. Người nộp thuế giờ đây có thể hưởng giảm trừ gia cảnh một cách đơn giản, nhanh chóng hơn bao giờ hết, chỉ qua vài thao tác trên nền tảng số.
Đây không chỉ là thay đổi kỹ thuật mà còn mang ý nghĩa xã hội sâu sắc: hỗ trợ người lao động có gia đình, giảm gánh nặng thuế, khuyến khích tuân thủ pháp luật thuế. Các cá nhân và doanh nghiệp nên chủ động cập nhật quy định mới, chuẩn bị hồ sơ sớm để tránh bỏ lỡ quyền lợi.
Để được hỗ trợ cụ thể, vui lòng truy cập website gdt.gov.vn, dichvucong.gdt.gov.vn hoặc liên hệ Chi cục Thuế địa phương. Quy định có thể được hướng dẫn chi tiết thêm qua Thông tư mới của Bộ Tài chính.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi