Doanh nghiệp được in hóa đơn điện tử mấy lần?

Trọng vận tải hàng hóa, doanh nghiệp cần các chứng từ để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Chính vì thế, doanh nghiệp cần in hóa đơn điện tử ra chứng từ giấy. Vậy, hóa đơn điện tử có thể được in mấy lần?

1. Quy định về số lần được in hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được in mấy lần đã được Bộ Tài chính quy định rất rõ tại Thông tư 32/2011/TT-BTC. Theo Khoản 1 Điều 12 về nguyên tắc chuyển đổi thì người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định pháp luật và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của bên bán, dấu của bên bán.

Ngoài ra, người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.

Như vậy, hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang chứng từ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ trong quá trình lưu thông thì chỉ được in ra duy nhất 01 lần. Điều này hoàn toàn khác với trường hợp in ra phục vụ mục đích lưu trữ chứng từ kế toán.

2. Điều kiện đảm bảo giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi

Hóa đơn điện tử khi được chuyển đổi sang chứng từ giấy và in ra, với mọi trường hợp thì đều phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây:

• Phản ánh đẩy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Có ký hiệu riêng xác nhận việc đã được chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.
• Có chữ ký và họ tên của người tiến hành chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
• Ký hiệu riêng thể hiện trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi và thời gian thực hiện chuyển đổi.

>> Tham khảo: Xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm Einvoice.

3. Hướng dẫn các bước để in hóa đơn điện tử

Bước 1: Bạn truy cập vào website hỗ trợ kiểm tra hóa đơn: http://hddt.einvoice.vn.

Tại website này, ngoài việc bạn có thể mở xem và in hóa đơn điện tự định dạng XML thì bạn và doanh nghiệp cũng có thể kiểm tra được tính hợp lệ của các hóa đơn điện tử đã xuất.

Bước 2: Tải file hóa đơn XML cần in lên hệ thống.

Trên giao diện chính của trang, bạn nhấn ô “Chọn file” để có thể tải file XML của hóa đơn điện tử lên hệ thống. Tiếp đó, bạn cần nhập “Mã kiểm tra” rồi nhấn ô “Kiểm tra hóa đơn” để có thể mở và xem file hóa đơn cần in.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 3: Nhấn lệnh in hóa đơn

Khi file hóa đơn XML được hiển thị, bạn nên phải kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắn đó chính là file hóa đơn cần in.

Khi đã chắc chắn, bạn nhấn chọn biểu tượng in được hiển thị ngay trên giao diện hóa đơn.

Bạn cài đặt “Máy in đích”, chọn “Trang” in, rồi nhấn ô “In” để truyền đi lệnh in.

Tới đây, bạn đã hoàn thành xong việc in file XML của hóa đơn điện tử một cách đơn giản và nhanh chóng.

Lưu ý rằng, cách in hóa đơn điện tử định dạng XML ở trên chỉ áp dụng với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/